hông qua việc phân công hợp lý, công ty Thăng Long thực hiện cơ chế quản lý giám sát nội bộ công ty

  Công ty TNHH Khoa Kỹ Sinh Vật Thăng Long, ở Đài Loan đã có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành chế biến thủy sản và thức ăn thủy sản tại Đài Loan cũng như am hiểu nhiều về môi trường nuôi trồng thủy sản của các nước lân cận như Thái Lan, Malaysia,Trung Quốc…Năm 2003 chủ đầu tư quyết định đến Việt Nam xây dựng nhà máy sản xuất thức ăn thủy sản. Nhà máy chính thức họat động sản xuất kinh doanh vào tháng 6/2004, đến nay sản phẩm thức ăn thủy sản của công ty đã có mặt khắp các nơi trên cả nước. Song song đó, chủ đầu tư cũng không ngừng đầu tư thêm về vốn để trang bị thêm máy móc dây chuyền sản xuất phục vụ nhu cầu của thị trường tiêu thụ nội địa trải dài khắp Nam Trung Bắc Việt Nam, thị trường xuất khẩu đa dạng từ các nước trong khu vực như Malaysia, Singapore đến Australia, Iran, Mỹ..

  Sản phẩm của công ty chủ yếu là thức ăn thủy sản và các lọai sản phẩm phụ gia thủy sản, cải tạo môi trường nuôi trồng thủy sản. Hiện công ty có 12 dòng sản phẩm thức ăn cho tôm như Sanho, Sinh Long, Hải Long, Biotech…và dòng sản phẩm thức ăn cá biển Seamaster dạng chìm, nổi, bột được các khách hàng trong và ngoài tin dùng. Công ty phát triển thêm ngành nghề cho thuê lạnh vào năm 2010. Với hơn 600 đại lý cấp 1 trên 31 tỉnh thành trong toàn quốc, sản phẩm của công ty được phân phối đến các vùng nuôi trồng thủy sản trọng điểm của Việt Nam như đồng bằng sông Cửu Long, đồng bằng sông Hồng, duyên hải miền Trung.

Đặc tính sản phẩm:

  • Đặc tính sản phẩm căn cứ vào chủng loại tôm và giai đoạn phát triển của tôm nên có yêu cầu về dinh dưỡng khác nhau, sử dụng bột cá có chất lượng tốt, bột mì, bột nghêu, dầu cá…là các thành phần chế tạo, sau đó đem đi đóng gói sẽ thành thành phẩm. Vì vậy kết cấu BOM chỉ có 02 cấp.

  • Sản phẩm căn cứ vào hạt to nhỏ khác nhau, thành phần nguyên vật liệu phân chia thành các loại sản phẩm khác nhau và có sản phẩm phụ nhập kho

  • Tuy có nhiều lệnh sản xuất nhưng khi sản xuất thì sẽ đưa nguyên vật liệu vào một lượt để sản xuất.

  • Quá trình sản xuất dựa vào thị trường tiêu thụ để lập kế hoạch sản xuất

Thực hiện quản lý kiểm soát nội bộ, lựa chọn công ty Digiwin làm đối tác

  Công ty Thăng Long đã có phần mền riêng do nhân viên công ty tự viết, phần mền chỉ phù hợp với yêu cầu của công ty tại thời điểm đó và thói quen sử dụng của nhân viên. Nhưng do database sử dụng ACCESS và mạng nội bộ có tín hiệu không tốt nên dẫn đến tình trạng hay bị mất tính hiệu vì vậy dữ liệu thường hay bị mất. Dữ liệu nhập vào phần mền chủ yếu là những dữ liệu đơn sơ, các bộ phận hoạt động độc lập với nhau không có sự tích hợp dữ liệu giữa các phòng ban, chưa đạt được yêu cầu của Ban giám đốc đó là quản lý kiểm soát nội bộ. Phần mền chỉ hỗ trợ được tiếng việt, nếu cán bộ là người Đài Loan hoặc người Trung Quốc thì việc kiểm tra và theo dõi thông tin gặp rất nhiều khó khăn, thiếu những báo cáo phân tích dữ liệu liên quan đến các phòng ban để cung cấp cho Ban giám đốc.

  Vì những lý do trên nên công ty Thăng Long tìm kiếm một phần mền có thể hỗ trợ giao diện tiếng Việt và tiếng Hoa, database phải có tính bảo mật cao, có thể kiểm soát nghiêm ngặt hàng tồn kho và sổ kế toán, đạt yêu cầu của công ty về quản lý kiểm soát nội bộ. Sau khi Ban giám đốc đánh giá cận thận đã quyết định chọn công ty Digiwin VN làm đối tác giúp tin học hóa doanh nghiệp.

Quá trình triển khai hệ thống ERP

  khó khăn lớn nhất đó chính là nhân viên chưa từ bỏ được thói quen trước, bị ảnh hưởng từ cách làm của phần mền cũ, nên dẫn đến nhân viên không muốn từ bỏ phần mền cũ và cách làm trước đó. Quy trình làm việc trên phần mền cũ được xây dựng dựa trên quy trình của công ty Thăng Long nên đối với nhân viên việc thao tác rất dễ dàng, khi dùng hệ thống ERP mới nhân viên cảm thấy rất lạ lẫm và chưa quen. Nên khi bắt đầu triển khai ERP không nhận được sự hợp tác từ người sử dụng thậm chí còn có tình trạng kháng cự không muốn sử dụng, sau khi được Cố vấn Digiwin tận tâm tư vấn và hướng dẫn, tuy ERP đã chính thức được đưa vào sử dụng nhưng dữ liệu cơ bản và các dữ liệu phát sinh hàng ngày chưa đồng bộ giữa phần mền cũ và hệ thống ERP của Digiwin. Với tình trạng như vậy không những phải tốn nhiều thời gian và công sức nhập đi nhập lại dữ liệu, đôi khi còn nhập sót các chứng từ dẫn đến dữ liệu nhập vào không hoàn chỉnh, không chỉ mất đí tính chính xác của dữ liệu mà dữ liệu nhập vào không thể sử dụng vào mục đích thống kê và báo cáo.

  Bà Tô chủ Tịch HĐQT công ty Thăng Long khi biết được tình trạng này cảm thấy rằng, nếu công ty muốn thực hiện việc quản lý kiểm soát nội bộ thông qua hệ thống ERP của công ty Digiwin chắc chắn là không thể hoàn thành theo tiến độ mà dự án đề ra trước đó. Do đó sau khi thảo luận với Cố vấn, công ty đã quyết định bỏ phần mền cũ yêu cầu tất cả dữ liệu phải được nhập vào hệ thông ERP mới, các công việc và chứng từ hàng ngày phải thông qua hệ thống ERP để in ra và ký duyệt, nếu có bất cứ giấy tờ chứng từ nào được in ngoài hệ thống ERP sẽ không được công nhận. Với cách làm như vậy, nhân viên bắt đầu tiếp nhận cách làm và quan điểm quản lý trên hệ thống ERP, và nhân viên cũng bắt đầu cảm nhận được sự quyết tâm và kỳ vọng của bà Tô.

  Vì đặc tính ngành nghề của công ty Thăng Long có tình trạng sản phẩm thu hồi có thể đưa vào tái sản xuất nên quá trình tính giá thành gặp rất nhiều vấn đề:

  • Điều chỉnh kết cấu sản phẩm: Vì kết cấu BOM trước đó, căn cứ vào cách tính giá thành của bộ phận kế toán, sản phẩm thu hồi không bao gồm chi phí đóng gói. Nên phải điều chỉnh lại kết cấu BOM cho phù hợp với chính sách công ty và nhu cầu của kế toán.

  • Vấn đề giá thành của sản phẩm thu hồi: quá trình sản xuất đồng thời có phát sinh sản phẩm thu hồi(sản phẩm phụ), việc theo dõi sản phẩm thu hồi đối với ngành sản xuất thức ăn thủy sản là khâu rất quan trọng. Cố vấn đưa ra rất nhiều phương án cho trường hợp này, sau nhiều lần Ban giám đốc công ty và bộ phận kế toán cùng thảo luận và chạy thử cuối cùng đã tìm ra phương án mà kế toán chấp nhận và có thể đưa vào vận hành trên hệ thống ERP.

  • Xuất kho thành phẩm chuyển thành sản phẩm thu hồi: Thành phẩm vì một số nguyên nhân nên phải xuất kho và chuyển thành sản phẩm thu hồi sau đó đưa vào sản xuất. Cách làm là phải làm như thế nào cho phù hợp với nguyên tắc sản xuất và chế độ kế toán, việc phát sinh chênh lệch về giá thành cũng phải thông qua nhiều cuộc họp mới tìm ra được cách xử lý.

  • Điều chỉnh mã cấp dưới đối với sản phẩm thu hồi: sản phẩm thu hồi đưa vào sản xuất, sau khi đưa vào sản xuất lại phát sinh tiếp sản phẩm thu hồi. Trường hợp này chẳng khác gì Gà để trứng hay trứng sinh ra gà, đối với mã cấp dưới sản phẩm thu hồi cũng phải suy tính nhiều lần.

  • Phân bổ việc lãnh nguyên vật liệu tự động: Vì nguyên vật liệu được cung cấp liên tục, nên không có cách quy lượng nguyên vật liệu đã sử dụng vào lệnh sản xuất. Sau khi thảo luận quyết định hàng tháng sẽ thống kế lượng nguyên vật liệu thực tế có trong kho và trên hệ thông ERP chênh lệch là bao nhiêu, sau đo đưa phần chênh lệch đó căn cứ vào tỷ lệ quy định phân bổ vào các lệnh sản xuất trong tháng, có vậy thì tình trạng phân bổ nguyên vật liệu mới sát với tình hình thực tế.

Hiệu qua sau khi sử dụng ERP

  • Giảm chi phí quản lý, tiết kiệm giá thành nhân công: Thao tác bằng tay phải nhập lại nhiều lần dẫn đến sai sót nhiều, trước đây sổ tay chỉ theo dõi được công nợ phải thu phải trả. Sau khi sử dụng ERP có thể in các báo biểu như phân tích tuổi nợ khách hàng, đối với việc quản lý giá đi mua hàng có thể theo dõi biên độ thay đổi của giá mua và tình trạng bất thường về giá, có thể phân tích lợi nhuận của các điểm kinh doanh, kết xuất các số liệu trên ERP để tổng hợp thống kê rất nhanh, ổn định và tính chuẩn xác cao.

  • Toàn vẹn dữ liệu giúp việc kết sổ nhanh hơn: giảm sai sót từ con người và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, thiết lập và nâng cao việc thông tin hóa doanh nghiệp, ổn định, tính chính xác cao, kết xuất báo cáo nhanh, chính xác giúp công ty nhanh chống nắm bắt các vấn đề phát sinh.

  • Cải thiện mức độ chính xác hàng tồn kho: ERP giúp nâng cao tính chính xác và toàn vẹn dữ liệu, nên thông tin phản hồi có hiệu lực ngay lập tức. Việc chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp và tích hợp dữ liệu trên ERP giúp cho hàng tồn kho chính xác 100%, khi mà giá thành hàng tồn kho giảm xuống thì lợi nhuận tự nhiên sẽ tăng.

  • khi tính giá thành, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được phản hồi ngay lập tức: Hiện giờ đã tính giá thành đến tháng 10, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được kết xuất trước ngày 10 hàng tháng để cung cấp cho bà Tô, dự tính một thời gian sau khi nhân viên đã nắm rõ ERP thì thời gian ra sổ kế toán sẽ được nhanh hơn.

Đạt mục tiêu quản lý kiểm soát nội bộ, công ty Thăng Long nâng cao hiệu quả quản lý

  Quá trình triển khai ERP ở công ty Thăng Long vì đặc tính của ngành nghề nên công ty trãi nghiệm rất nhiều thử thách và khó khăn. Nhưng với sự phối hợp chặt chẽ giữa công ty Digiwin và người sử dụng, quá trình triển khai không ngừng thảo luận cuối cùng đã tìm ra phương án hoàn thiện nhất. sau buổi phỏng vấn, ông Tăng giám đốc công ty Thăng Long rất tâm đắc với hệ thống ERP và nói: “Trong quá trình triển khai ông đã được học về khái niệm kiểm soát nội bộ; sau khi sử dụng ERP nâng cao việc quản lý hàng tồn kho, nâng cao hiệu suất tính giá thành, giảm được rất nhiều thời gian so với cách làm cũ, quy trình làm việc nội bộ không còn hình thức lấy kế toán làm chuẩn mực chung mà là các bộ phận trong công ty đều có mối ràng buộc với nhau, khai thác sự hợp tác và sự phân công giữa các phòng ban tiến đến đạt mục tiêu quản lý kiểm soát nội bộ và đây cũng là mục tiêu mà bà Tô muốn thông qua ERP để giúp nâng cao việc quản lý doanh nghiệp ”


Cám ơn công ty Thăng Long đã nhận lời mời phỏng vấn của công ty Digiwin.
Người ngồi trước là bà Tô chủ tịch HĐQT, phía sau từ trái sang là ông Tăng giám đốc công ty Thăng Long, Cố vấn Frankie Hong công ty Digiwin, Cố vấn Cát Quỳnh Như ông ty Digiwin.


back


Copyright© Digiwin Software. All rights reserved.|TEL:84-8-37700788|Lot D01, Tan Thuan Road, Tan Thuan EPZ, District 7, HCM City - Vietnam