Đài Loan\Việt Nam hợp tác xuyên biên dưới cùng nhau hướng tới tin học hóa Công ty TNHH Công Nghệ Y Tế Perfect Việt Nam

  Công ty TNHH Công Nghệ Y Tế Perfect được thành lập 1989, Trụ sở chính ở số 100, thôn Bắc Đẩu, huyện Chương Hóa, Đài Loan. Sản phẩm chính là các thiết bị y tế như: Ống tiêm nhựa, phụ kiện ống tiêm nhựa, bộ truyền dịch, ống lọc máu, ống lọc thận…vv. Sản phẩm được tiêu thụ ở các thị trường Châu Âu, Trung Mỹ, Nam Mỹ. Công ty Y Tế Perfect quyết định mở rộng sản xuất ở việt nam, vì vậy năm 2001 Công ty TNHH Công Nghệ Y Tế Perfect Việt Nam đã được thành lập, địa chỉ ở Khu Công Nghiệp Vĩnh Lộc, Lô D7/I, Đường 1B,Q. Bình Tân,Tp. Hồ Chí Minh với khoảng 600 nhân viên.


▲Công ty TNHH Công Nghệ Y Tế Perfect VN

▲Ống tiêm nhựa

▲ Bộ truyền dịch

  Công ty TNHH Công Nghệ Y Tế Perfect VN từ khi thành lập cho đến nay không ngừng tham dự các cuộc triển lãm quốc tế nhằm quảng bá thương hiệu của công ty, song song đó còn nhận được rất nhiều chứng chỉ quốc tế như: IS0 9001; ISO13485; CGMP; YY0267…v.v.

  Hiện tại, Công ty TNHH Công Nghệ Y Tế Perfect VN đã trở thành nhà cung cấp thiết bị y tế cho các bệnh viện ở việt nam như bệnh viện Chợ Rẫy. Với sự phát triển ngày càng lớn mạnh và mục tiêu mong muốn đưa công ty lên sàn chứng khoán, hội đồng quản trị công ty ra quyết định chọn lựa một công cụ để giúp việc tin học hóa công ty, sản phẩm ERP chính là sự lựa chọn hàng đầu vì vậy đó chính là lý do giúp cho công ty TNHH phần mền Digiwin VN và công ty TNHH Công Nghệ Y Tế Perfect VN có cơ hội hợp tác với nhau.

  Công ty Y Tế Perfect VN mua đầy đủ các phân hệ của bộ sản phẩm Workflow ERP GP( Xuất nhập tồn kho, kế toán tài chính, quản trị nhân sự, ký duyệt điện tử, SFT-Hệ thống theo dõi điều độ sản xuất…vv. Kế hoạch triển khai là xưởng ở Đài Loan và Việt Nam sẽ tiến hành đồng thời, nhưng với xưởng Việt Nam mà nói việc phải đầu tư toàn bộ nhân lực vào tin học hóa công ty là một thử thách rất lớn.

Quá trình triển khai dự án ERP của công ty Y Tế Perfect VN như sau:

  • Tháng 08/2010: Làm lễ khởi động(Kichoff), trong buổi lễ khởi động Cố vấn và ban lãnh đạo công ty Y Tế Perfect VN cùng thảo luận lên kế hoạch tiến độ triển khai. Sau đó Cố vấn công ty Digiwin căn cứ vào nội dung cuộc họp lên kế hoạch chi tiết cho quá trình triển khai dự án.

  • Tháng 09/2010: Giai đoạn thiết lập dự liệu cơ bản, thảo luận quy trình. Công ty Y Tế Perfect VN trong việc quản lý yêu cầu việc tạo mã sản phẩm và quy trình làm việc phải cùng thảo luận với bên Đài Loan để có phương án phù hợp cho cả hai bên. Mỗi bên sẽ căn cứ vào lịch làm việc tiến hành nhập dữ liệu cơ bản vào phần mền ERP và xác nhận lại quy trình làm việc công ty.

  • Từ 10/2010~11/2011: Giai đoạn tư vấn và huấn luyện, quá trình huấn luyện chủ yếu dành cho nhân viên người việt nam. Vì các phân hệ rất nhiều, với mong muốn giúp cho người sử dụng có thể hoàn thành mục tiêu trong thời gian ngắn và có thể áp dụng vào ERP. Cố vấn Digiwin căn cứ vào chức năng công việc đã đưa các phân hệ có mối liên với nhau vào giảng dạy trong cùng một ngày. Căn cứ vào quy trình đã thảo luận trước đó, nhân viên áp dụng những gì đã học để vận hành vào thực tế. Sau mỗi buổi học đều có các buổi kiểm tra và làm bài tập sau đó gửi kết quả học tập về cho công ty.

  • 25/11/2010:Giai đoạn Mô phỏng thực tế thực hiện sau khi đã hoàn thành việc huấn luyện. Trong quá trình mô phỏng thự tế, học viên phải trả lời các câu hỏi mà Cố vấn nêu ra, và phải in ra các chứng từ mà thực tế công ty sử dụng. Căn cứ vào các câu trả lời và mức độ thao tác trên ERP Cố vấn sẽ chấm điểm. Qua hai lần mô phỏng thực tế, với sự nỗ lực và học hành chăm chỉ của nhân viên thì kết quả học tập ngày càng được cải thiện.

  • 30/11/2010:Giai đoạn mở sổ, với sự phối hợp và hỗ trợ hết lòng từ nhóm triển khai dự án và Cố vấn Digiwin, sau hơn ba tháng cố gắng ngoài phân hệ nhân sự và giá thành tất cả các phân hệ khác đã được mở sổ vào ngày 31 tháng 11. Tháng 12 hệ thống ERP đã được chính thức sử dụng.

  Với quy mô lớn như vậy việc muốn xưởng ở Việt Nam và Đài Loan cùng chính thức được sử dụng cùng lúc nên đã gặp rất nhiều khó khăn, công ty Digiwin đã hỗ trợ công ty Y Tế Perfect VN cung cấp giải pháp và hỗ trợ giải quyết từng vấn đề một.

  • Ví quy mô hệ thống lớn mà số ngày huấn luyện lại có hạn nên quá trình huấn luyện gặp rất nhiều hạn chế, trong buổi học không thể truyền đạt hết các kiến thức và không đủ thời gian thực hành.

  • Nhân viên công ty không quen sử dụng vi tính, việc tin học hóa công ty để thay thế cách làm thủ công hiện tại là một vấn đề rất mới lạ đối với nhân viên công ty. Nhất là bộ phận quản lý sản xuất, vì công việc trước đó đều được làm thủ công bằng tay, các chứng từ đều ghi bằng tay hoặc sử dụng excel để theo dõi, nên để thay đổi quan điểm là rất khó.

  • Thời gian đầu sử dụng, người sử dụng ERP thao tác chưa rành, dữ liệu nhập vào rất tùy tiện không tuân thủ quy trình của công ty, thường hay quen nhập các thông tin quan trọng như: chứng từ, loại kho, phiếu lãnh liệu, phiếu trả liệu…vv. Dẫn đến khi tính giá thành số liệu không khớp với nhau, có tình trạng số lượng tồn kho bị âm, công ty Y Tế Perfect VN phải tốn rất nhiều thời gian để xử lý và tra tìm nguyên nhân vì vậy dẫn đến việc tính giá thành phải tính đi tính lại nhiều lần.

  • Ban đầu, công ty Y Tế Perfect VN không có thành lập nhóm triển khai hệ thống ERP để phân công công việc giữa các bộ phận. Nên khi phát sinh vấn đề thường phải trực tiếp liên hệ với công ty Digiwin. Nếu bộ phận chăm sóc khách hàng đang bận xử lý vấn đề các công ty khác hoặc đang đi công tác thì sẽ không kịp thời xử lý các vấn đề của công ty. Người phụ trách dự án là Ông Lý phó tổng, nhóm triển khai ERP Đài Loan do Giám đốc Tạ phụ trách(Giám đốc Tạ đã từng có kinh nghiệm triển khai ERP), nhóm triển khai ERP Việt Nam do Phó giám đốc Quách phụ trách(Chưa có kinh nghiệm về ERP), vì Phó giám đốc Quách vừa phải vận hành hệ thống, một mặt vừa học ERP nên không quản lý hết công việc phát sinh, dẫn đến không kịp thời xử lý và báo cáo để nhờ lãnh đạo cấp cao hỗ trợ.

  • Do máy chủ đặt ở Đài Loan nên tốc độ kết nối rất chậm, quá trình giải quyết vấn đề cũng gặp rất nhiều khó khăn do không thể kết nối trực tiếp để giải quyết vấn đề.

      Để giải quyết những vấn đề trên, cố vấn Digiwin và công ty Y Tế Perfect VN cùng nhau thảo luận đưa ra phương án phù hợp và kế hoạch hành động.

Công ty Y Tế Perfect VN

  • Căn cứ vào đánh giá của Cố vấn và sự phân công nhân sự của Ông Lý phó tổng cho nhóm triển khai dự án ERP, người phụ trách là Cô Quách(Phó giám đốc), công việc được phân chia cho từng tổ khác nhau, có trách nhiệm trả lời và thu thập các vấn đề phát sinh, kiểm tra dữ liệu của mình phụ trách. Có vậy thì vấn đề của công ty mới được xử lý kịp thời, nếu vấn đề chưa được xử lý thì các vấn đề này sẽ được gửi về cho Ban giám đốc và sau đó được gửi về cho Cố vấn Digiwin.

  • Sau một thời gian sử dụng, để giải quyết tình trạng khi kết nối về Đài Loan tốc độ mạng hơi chậm, công ty Y Tế Perfect VN đã đầu từ phương thức kết nối mạng VPN nhằm nâng cao chất lượng mạng công ty. Ngoài ra nhờ có phương thức kết nối VPN, Cố vấn Digiwin có thể thiết lập cách kết nối ba tầng vào máy chủ Đài Loan để giúp công ty kiểm tra dữ liệu và xử lý vấn đề.

  • Ban giám đốc công ty và người quản lý dự án ERP đặc biệt là Ông Lý phó tổng và Giám đốc Tạ thường xuyên đi công tác qua Việt nam để hỗ trợ, họ rất quan tâm và hay khuyến khích nhân viên công ty học tập, luôn theo dõi và đích thân kiểm tra kết quả học tập của nhân viên, đối với nhân viên học tập tốt công ty có chính sách biểu dương và khen thưởng bằng tiền mặt.

  • Tinh thần học tập rất chăm chỉ, thái độ phối hợp tốt, luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao và thậm chí ngày chủ nhật cũng tăng ca để hoàn thành tiến độ công việc.

Công ty Digiwin Việt Nam

  • Khi vừa nhận trách nhiệm triển khai dự án này, đối với Cố vấn người việt nam đây là một thử thách rất lớn vì đây là một dứ án có quy mô lớn, có một số phân hệ chưa được đào tạo nhưng với sự giúp đỡ của chủ quản công ty và tinh thần học hỏi cao nên chỉ trong thời gian ngắn đã nắm rõ các phân hệ của ERP. Trong suất quá trình dạy học luôn giữ được thái độ kiên trì, nhẫn nại và tận tâm, áp dụng phương pháp đơn giản và thực tế nhất để hướng dẫn cho người dùng.

  • Bằng các phương thức liên lạc với nhau như Skype, email, liên tục kết nối hỗ trợ nhân viên xử lý các vấn đề phát sinh hàng ngày, làm sách hướng dẫn phù hợp với quy trình của công ty Y Tế Perfect VN trong đó mô tạ rất rõ từng thao tác, xử lý các số liệu tính giá thành, hỗ trợ kiểm tra sổ sách, thậm chí ngày chủ nhật cũng tăng ca cùng với nhân viên công ty Y Tế Perfect VN để giải quyết các vấn đề phát sinh, tinh thần phục vụ khách hàng của Cố vấn Digiwin đã được Ông Lý phó tổng ghi nhận và cảm kích trước thái độ phục vụ rất tận tình của đội ngũ Cố vấn Digiwin.

  • Thường xuyên quan tâm, chia sẻ kinh nghiệm dạy và học giữa hai bên, luôn giữ quan hệ tốt với Ban lãnh đạo công ty và nhân viên.

  Sau khi chính thức sử dụng quy trình giữa hai xưởng Việt Nam và Đài Loan luôn thống nhất với nhau, với mỗi bộ phận việc áp dụng ERP đều mang lại những lợi ít khác nhau:

  • Bộ phận kinh doanh và thu mua: ERP cung cấp các loại báo biểu giúp theo dõi tình trạng nhập hàng hoặc bán hàng đã quá thời hạn mà chưa xuất hoặc nhập. Quản lý tình trạng nhập hàng, bán hàng mà chưa kết sổ(chưa vào sổ theo dõi công nợ).

  • Bộ phân kho: Trước đây sổ sách tồn kho do được theo dõi thủ công bằng tay nên không chính xác, quá trình nhập xuất kho không theo dõi hết, tình trạng mã sản phẩm bị trùng. Sau khi sử dụng ERP thì việc xuất nhập kho đã được theo dõi chặt chẽ và mức độ chính xác đã được nâng cao.

  • Bộ phận sản xuất: Nhờ có phân hệ hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong sản xuất, việc tính chính xác nhu cầu nguyện vật liệu trong công ty đã giúp tình trạng tồn đọng kho đã giảm, và nhờ có SFT hệ thống điều độ sản xuất nên lúc nào cũng nắm bắt được tiến độ và tình hình sản xuất.

  • Bộ phận kế toán: có thể tiết kiệm thời gian kiểm tra và đối chiếu dữ liệu, chứng từ kế toán chỉ cần thông qua hệ thống bút toán tự động lấy nguồn dữ liệu từ các phòng ban là có thể phát sinh, bộ phân kế toán ở Việt Nam cung cấp các báo biểu kế toán như Bảng cân đối số phát sinh; Bảng cân đối kế toán; Kết quả hoạt động kinh doanh gửi về Đài Loan làm hợp nhất báo cáo tài chính, nhờ có hệ thống giá thành nên việc tính sản phẩm chi tiết đến từng sản phẩm, vì vậy công ty có thể chủ động trong việc đưa ra mức giá cạnh tranh trên thị trường.

  Ông Lý phó tổng rất tán thành việc tin học hóa công ty, và cũng hiệu rằng việc tin học hóa toàn diện công ty không phải là một việc dễ dàng, tuy rằng công ty Y Tế Perfect VN đã hoàn thành giai đoạn tính giá thành nhưng không vì thế mà lơ là mục tiêu công ty. Đối với giai đoạn hai hợp nhất báo cáo tài chính giữa công ty Đài Loan và Việt Nam, nguyên tắc chuẩn mực kế toán IFRS đang được tích cực thực hiện sẽ giúp công ty tiến đến việc tin học hóa được tiến thêm một bước.


back


Copyright© Digiwin Software. All rights reserved.|TEL:84-8-37700788|Lot D01, Tan Thuan Road, Tan Thuan EPZ, District 7, HCM City - Vietnam