Tích hợp hệ thống nội bộ, nâng cao hiệu quả quản lý

  Tập toàn cổ phần Latitudetree được thành lập tại Malaysia, Công ty latitudetree việt nam là một chi nhánh trực thuộc tập đoàn cổ phần Latitudetree. Chuyên sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm gỗ nội thất, từ 1988 tập đoàn Latidutetree bắt đầu khởi nghiệp từ sản phẩm bàn ghế dành cho nhà hàng đến nay đã hoàn thiện sản phẩm gỗ dành cho nhà hàng và đồ gỗ nội thất cho thị phần từ trung đến cao cấp. Khoảng 70% nguyên liệu gỗ là gỗ cao su, ngoài ra còn cây Sồi, cây thông…v.v. Sản phẩm của công ty luôn đáp ứng được kỳ vọng và làm hài lòng khách hàng, còn công ty latitudetree việt nam sản xuất sản phẩm cho phân khúc cao cấp, nhóm sản phẩm là bộ sản phẩm phòng ngủ, nhà hàng, sản phẩm dành cho gia đình hay văn phòng…sản phẩm được xuất khẩu sang các nước Mỹ, Canda, Châu Âu và Trung Đông.

  Mục tiêu của công ty latitudetree việt nam là trở thành nhà sản xuất gỗ nội thất tổng hợp, luôn luôn nâng cao sản phẩm và dịch vụ nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Công ty rất chú trọng đến tinh thần lao động của toàn thể nhân viên công ty, quá trình sản xuất không ngừng nghiên cứu nhằm giảm thời gian sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và phải đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất mang đến sự hài lòng của khách hàng. Vì có mục tiêu và phương trâm hoạt động rõ ràng nên công ty Latitudetree trong ngành sản suất gỗ rất có tiếng tâm và sự tín nhiệm cao.

  Tập đoàn Latitudetree từ việc sản xuất sản phẩm gỗ gia dụng đơn chiếc cho đến nay đã thiết kế và sản xuất nguyên bộ sản phẩm dành cho nội thất, sự chuyển biến này đến từ năm 1998 khi xu hướng sản phẩm gỗ nội thất luôn thiết kế theo từng bộ. Do đó công ty đã thành lập một đội ngũ chuyên thiết kế và phát triển bộ sản phẩm gỗ nội thất, thông qua đó công ty mới tự phát triển sản phẩm riêng cho mình, luôn sản xuất các sản phẩm khác nhau để đáp ứng nhu cầu thị trường khác nhau và thị hiếu của khách hàng.

Hoàn cảnh khó khăn của doanh nghiệp trước khi triển khai: Các thông tin nội bộ không được tích hợp một cách hiệu quả

  Trước khi triển khai Workflow ERP, Các bộ phận của công ty Latitudetree đều có phần mền riêng, các phần mền riêng biệt với nhau nên không thể kế thừa kết nối dữ liệu lẫn nhau vì vậy dữ liệu kết xuất ra phải thông qua con người nhập lại một lần nữa nên tốn rất nhiều thời gian. Vì các phòng ban độc lập với nhau nên việc cung cấp hay lấy dữ liệu từ phòng ban tương ứng gặp rất nhiều khó khăn, đa phần đều cung cấp kết quả cuối cùng cho bộ phận sau nhưng lại không quan tâm đến tính hợp lý của dữ liệu, vì vậy đã phát sinh và tồn tại nhiều cách làm và quan điểm không đúng, gây ra lỗ hổng, khó khăn trong công tác quản lý và làm suy yếu hiệu suất quản lý. Công ty hy vọng thông qua việc triển khai Workflow ERP nâng cao việc giám sát quản lý giữa các phòng ban, giúp cho quy trình làm việc được thông suất, các bộ phận gắn kết chặt chẽ, giảm lỗ hổng trong quản lý, giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh, giảm việc nhập lại dữ liệu từ các phòng ban liên quan và giảm sai sót từ việc nhập lại dữ liệu.

Can đảm đối mặt với những gánh nặng của tư duy cũ, ứng phó linh hoạt với các nhu cầu đề ra

  • Gánh nặng từ tư duy cũ
    Trước khi triển khai Workflow ERP, mỗi phòng ban của công ty Latitudetree đều có một phần mền riêng, nên khi triển khai gặp rất nhiều khó khăn vì gặp phải rào cạn từ cách làm và tư duy cũ, dao diện phần mền Workflow ERP khác với phần mền cũ, nên lúc đầu nhận được sự chống đối từ các phòng ban là rất lớn.
    Ngoài việc Cố vấn công ty Digiwin trong quá trình tư vấn phải giải thich và thuyết phục các phòng ban về cách làm mới, nội bộ công ty Latitudetree cũng phải thường xuyên mở các cuộc họp nhằm truyền đạt mục tiêu và cách làm mới của công ty. Người phụ trach dự án Ông Lý Quán Đức luôn theo sát tình hình sử dụng của nhân viên, nắm bắt tình hình để tìm hiểu nguyên nhân chống đối từ người sử dụng nhằm có hướng giải quyết hợp lý. Ngoài việc công ty Digiwin sắp xếp đến công ty hướng dẫn sử dụng, nội bộ công ty Latitudetree cũng có sắp những buổi học nhằm nâng cao kỹ năng thao tác trên phần mền. Khi gặp vấn đề có thể thông qua điện thoại, e-mail liên hệ Digiwin để được hỗ trợ, không ngừng truyền đạt tư duy mới và hướng dẫn cách làm mới nhằm cải thiện cách làm cũ, giảm sự chống đối từ người sử dụng tiến đến hoàn thành mục tiêu đưa phần mền vào sử dụng chính thức.

  • Thao tác chưa đáp ứng được nhu cầu công ty
    Trong quá trình triển khai WorkflowERP, công ty Latitudetree căn cứ vào nhu cầu và đặc thù riêng của các phòng ban tiến hành lên kế hoạch thiết kế khác nhau, vì vậy thời gian đầu của việc triển khai gặp sự kháng cự từ người sử dụng là rất lớn.
    Đối với vấn đề này Cố vấn Digiwin phối hợp với trưởng phòng các phòng ban và người dùng nhằm thảo luận sự khác nhau và phân tích tính hợp lý của yêu cầu. Xem xét khí cạnh vấn đề có phải chỉ đến từ thói quen cũ hay đến từ yêu cầu của cá nhân, phân tích việc thay đổi đó có ảnh hưởng đến mục đích quản lý chung của công ty hay không, nếu yêu cầu đó không vi phạm nguyên tắc quản lý kiểm soát nội bộ công ty thì sẽ tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu, nhằm nâng cao hiệu suất công việc để đạt được mục đích quản lý chung của toàn công ty, nếu như yêu cầu đưa ra mà vi phạm nguyên tắc trong quản lý , kiểm soát nội bộ công ty khi đó sẽ nêu rõ lý do vì sao không thể thay đổi, và tìm kiếm phướng án thay thế, giảm sự kháng cự từ người dùng.

Hiệu quả sau khi triển khai: Quy trình rõ ràng, giảm việc tái nhập dữ liệu, tăng thêm sự kết nối và trao đổi thông tin giữa các phòng ban

  • Công việc được đơn giản hóa, tính chính xác của sổ sách được nâng cao
    Trước khi triển khai ERP mỗi phần ban của công ty Latitudetree đều có một phần mền riêng nhưng các phòng ban đó lại vận hành độc lập với nhau. Ví dụ phần kết nối giữa bộ phận thu mua và kế toán, khi bộ phận thu mua sau khi đặt hàng, kho nhận hàng thì nhân viên kho phải nhập lại thông tin hàng hóa mà không thể kết nối dữ liệu từ bộ phận mua hàng, sau khi nhập hàng thì bộ phận kế toán cũng phải nhập lại số liệu đó để ghi nhận công nợ không có cách nào thông qua phần mền kết nối dữ liệu từ khâu nhâp hàng, thứ nhất phần này đã làm tăng thêm công việc cho các phòng ban do phải nhập đi nhập lại dữ liệu cũng như khả năng sai sót đến từ khâu nhập lại dữ liệu. Sau khi ứng dụng phần mền Workflow ERP thì dữ liệu của các phòng ban có thể tích hợp lại với nhau, khâu tiếp nối dữ liệu giữa các phòng ban cũng được kiểm tra nghiêm ngặt, giảm sai sót từ việc nhập lại dữ liệu, dữ liều từ bộ phận này có thể kế thừa cho bộ phận sau nên hiệu quả công việc được nâng cao.

  • Cơ chế quản lý và quy trình được rõ ràng, sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban cũng được minh bạch
    Trước đây các phòng ban công ty ai cũng chỉ quan tâm đến công việc của riêng mình, chỉ cần xuất được báo cáo, miễn hoàn thành nhiệm vụ là được không cần quan tâm mối quan hệ ràng buộc của bản thân và các phòng ban khác. Thông qua việc triển khai dự án lần này nhằm giúp các cấp trưởng phòng và người dùng phần mền có thể củng cố, hiểu thêm về chức năng công việc và mối liên hệ ràng buộc cùa phòng mình và các phòng ban khác, khi phát hiện vấn đề có thể thông qua ERP xử lý nguyên nhân phát sinh, triệt để giải quyết các vấn đề đã phát sinh, tránh cách làm trị ngọn mà không trị gốc.

  • Giảm thời gian thu thập và thống kê dữ liệu
    Trước khi triển khai Workflow ERP nếu muốn thống kê dữ liệu thì các phòng ban phải tốn rất nhiều thời gian để thu thập và thống kê, sau khi thống kê xong thì nhập lại kết quả vào trang web. Sau khi triển khai vì dữ liệu đã có sẵn trên phần mền nên chỉ cần thông qua công cụ EIS có thể giúp công ty tự động phân tích và thống kê dữ liệu chỉ trong tích tắc, không cần phải tốn công sức như trước đi thu thập dữ liệu rồi sau đó thống kê.

Yếu tố tạo nên thành công: Sự ủng hộ từ Ban lãnh đạo, thường xuyên theo dõi tiến độ, phối hợp mật thiết với nhà cung cấp phần mền

  • Sự tin tưởng và toàn lực ủng hộ của Ban lãnh đạo
    Khi triển khai Ông Lưu phó tổng công ty Latitudetree phát biểu trước toàn thể nhân viên công ty phải toàn tâm toàn lực phối hợp với nhau để thực hiện dự án này, khi đã có được sự quyết tâm và ủng hộ từ Ban lãnh đạo công ty thì khi triển khai có sức ảnh hưởng rất lớn. Khi giữa các phòng ban có phát sinh tranh chấp trong phân chia công việc và nhiệm vụ, chủ quản công ty phải kịp thời điều chỉnh nguồn lực, để chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời. Quá trình triển khai có tâm lý kháng cự, thường các phòng ban luôn có lập trường riêng của mình, khi đó cần có lãnh đạo cấp cao đưa ra quyết định và hỗ trợ trao đổi giữa các bộ phận, giúp cho các phòng ban hiểu được nhiệm vụ bản thân và mối liên hệ giữa các phòng ban.

  • Tính hợp lý và hiệu quả khi triển khai
    Ông Lý Quán Đức và Cô Hà khải Linh luôn luôn theo dõi, giám sát quá trình thực hiện của tiến độ dự án, hỗ trợ giải quyết vấn đề. Lúc triển khai dự án mỗi một giai đoạn, mỗi một việc làm đều là yếu tố quan trọng. Vì vậy quá trình triển khai Cố vấn Digiwin đều lên kế hoạch công việc cho các phòng ban phải hoàn thành trong từng giai đoạn, và yêu cầu người phụ trách dự án phải theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiên.

  • Sự phối hợp giữa Cố vấn Digiwin và người phụ trach dự án công ty Latitudetree
    Quá trình triển khai nếu gặp vấn đề, hay việc thực hiện không đúng quy trình thì Người phụ trách dự án có thể gọi điện bất cứ lúc để thông báo, nên chỉ trong thời gian ngắn có thể thảo luận và đưa ra cách xử lý. Quá trình triển khai cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa Cô vấn Digiwin và Người phụ trách dự án, ngoài việc thảo luận quy trình làm việc, quan trọng hơn đó là phải giám sát tiến độ thực hiện của dự án và báo cáo kết quả có vậy thì mới kịp thời hỗ trợ giải quyết vấn đề, hệ thống ERP mới triển khai đươc thuận lợi và thành công.

Thiết lập hoàn thiện lộ trình tin học hóa của công ty Latitudetree

  Trước mắt hệ thống đã hoàn tất đưa vào sử dụng giai đoạn xuất nhập tồn kho, sản xuất và kế toán, quá trình triển khai không ngừng duy trì việc huấn luyện nhân viên sử dụng phần mền để nâng cao kỹ năng, công ty mong muốn thông qua việc triển khai dự án này thiết lập cầu nối để nâng cao mối quan hệ làm việc giữa các phòng ban, mong chờ sau khi hoàn thành tiến độ dự án sẽ mang lại cho công ty một bộ mặt mới về tin học hóa doanh nghiệp, trong tương lai có thể tích hợp thêm phân hệ SFT và các sản phẩm ERPII giúp cho việc tích hợp hệ thống được hoàn thiện, quản lý của công ty được nâng cao hơn.


Cám ơn công ty latitudetree đã nhận lời mời phỏng vấn của Công ty Digiwin. Từ trái qua là Giám đốc Lâm Chính Chương, Phó tổng Lưu Càn Cẩm, Cố vấn Digiwin Eric Lu, Cố vấn Digiwin Huỳnh Hiển Quyền và ông Lý Quán Đức


back


Copyright© Digiwin Software. All rights reserved.|TEL:+84 (28) 73070788|Lầu 12A, Tòa nhà Golden King, 15 Nguyễn Lương Bằng, P.Tân Phú, Q.7