Tăng cường quy trình làm việc và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, ti n học hóa công ty giúp quản lý và kiểm soát nội bộ.

  Công ty TNHH Hóa chất TE-1 được thành lập năm 1975 tại Đài Trung. Thời kỳ mới thành lập công ty chuyên sản xuất sơn, vecni và các chất sơn quét tương tự cho ngành gỗ, vào năm 1987 công ty đã mời đội ngũ chuyên gia kỹ thuật về nghiên cứu và sản xuất sơn dành cho công nghiệp kim loại và ngành nhựa, dựa trên cơ sở phát triển ổn định của Đài Loan, năm 1990 công ty đã thành lập chi nhánh tại Thẩm Quyến Trung Quốc để sản xuất và tiêu thụ, năm 1994 thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. 1995 thành lập xưởng Hạ Môn ở Trung Quốc, 1996 thành lập xưởng sản xuất tại Việt Nam và từ đó Công ty Hóa chất TE-1 trở thành một thương hiệu mang tầm cỡ quốc tế.

  Công ty Hóa Chất TE-1với phương trâm hoạt động 『Chất lượng đảm bảo, khách hàng hài lòng, không ngừng cải thiện, phát triển bền vững』. Từ khi thành lập, nhân viên Công ty TE-1 luôn đảm bảo cam kết về chất lượng sản phẩm và luôn luôn tìm tòi nghiên cứu sản phẩm mới, đến nay sản phẩm chủ lực mà công ty đang theo đuổi đó chính là dòng sản phẩm xanh thân thiện với môi trường. Để có được Sự đột phá Công ty TE-1 đã phải vượt qua rất nhiều chướng ngại, thử thách. Vì một môi trường xanh, không độc hại đó chính là nỗ lực cống hiến của Công ty TE-1.

  Nội thất, các vật liệu trang trí và sản phẩm gia dụng chính nguồn gây ô nhiễm không khí trong nhà. Việc nâng cao chất lượng không khí trong nhà bằng cách tăng cường việc quản lý tốt chất lượng các sản phẩm nội thất và vật liệu trong nhà đã trở thành nhiệm vụ chung của các quốc gia trên toàn cầu. Ý thức về việc bảo vệ môi trường của người dân được nâng cao, chính phủ đã thắt chặc việt quản lý đối với những sản phẩm có sử dụng chất gây nguy hại, Công ty TE-1 đã thành công nghiên cứu sản phẩm Sơn nước gỗ TE-1, và sản phẩm từ nhựa cây cổ thụ phù hợp với quy định nhà nước về chất lượng sản phẩm thân thiện với môi trường, và sản phẩm đã vượt qua được kiểm nghiệm về chất lượng như bức xạ, hàm lượng kim loại, TVOC…V.V, đã nhận được chứng nhận về sản phẩm xanh và tốt cho sức khỏe. Sản phẩm sơn nước gỗ TE-1 được sản xuất từ loại nhựa gỗ nổi tiếng nhập từ nước ngoài, rất thích hợp với các vật liệu nội thất, đồ gia dụng và các sản phẩm gỗ cao cấp. Phù hợp với yêu cầu tốt cho sức khỏe, thân thiện với môi trường, đạt tiêu chuẩn quốc tế về sản phẩm xanh và tốt cho sức khỏe.

Từ bỏ tư duy cũ, nâng cao hiệu quả quản lý

  Trước khi triển khai sản phẩm Workflow ERP của công ty Digiwin, công ty TE-1 đã có sử dụng một phần mền khác, nhưng hiệu quả kém vì tính năng sản phẩm rất linh động, không có ràng buộc và cân nhắc mỗi một việc làm có ảnh hưởng đến bộ phận khác hay không, chính vì vậy đã làm phát sinh rất nhiều vấn đề trong cách thực hiện cũng như quan điểm trong quản lý. Chính vì quan điểm không đúng nên dẫn đến việc quản lý rất lỏng lẽo và nhiểu lỗ hỏng, làm tăng thêm khó khăn của công ty trong việc quản lý, phần mền cũ không hỗ trợ tiếng việt. Mục tiêu cảu công ty hy vọng thông qua việc áp dụng Workflow ERP Digiwin sẽ giúp công ty có thể thắt chặt việc quản lý tại từng khâu từng bộ phận, quy trình làm việc được thông suất hơn, nâng cao sự phối hợp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh trong công ty, chứa không phải cách làm trị ngọn mà không trị gốc, đối với sản phẩm trong công ty muốn theo dõi được việc xuất hàng của từng lô hàng, nâng cao kỹ năng tin học hóa của nhân viên, tiến đến mục tiêu một văn phòng không giấy.

Các vấn đề gặp phải trong quá trình triền khai

Tồn tại những thói quen cũ và quan điểm không đúng về quản lý doanh nghiệp

  Việc trước khi triển khai Workflow ERP công ty đã có sử dụng một phần mền khác, do đó cách làm và những thói quen cũ chính là rào cạn trong quá trình triển khai, trong hai tháng đầu triển khai phải vận hành song song cả hai phần mền cũ và mới, do ảnh hưởng từ cách sử dụng trên phần mền cũ nên khi nhập dữ liệu vào phần mền mới dẫn đến một số thông tin nhập không đầy đủ. Ngoài việc Cố vấn công ty Digiwin thường xuyên tư vấn, công ty TE-1 cũng thường xuyên mở các cuộc họp để truyền đạt tư duy quản lý và cách làm mới cho lớp cán bộ và nhân viên sử dụng. Ông Lâm Xương Lương cũng khẳng định với nhân viên công ty rằng nếu vận hành song song hai hệ thống rất tốn thời gian và tăng thêm công việc của mọi người, dữ liệu nhập vào Workflow ERP phải được chủ quản công ty kiểm duyệt, nếu chính xác rồi thì mới chấm dứt hẳn phần mền cũ. Không ngừng tuyên truyền để thay đổi nhận thức, thói quen cũ, thông qua việc áp dụng quy trình mới trong phần mền Workflow ERP nhằm thay đổi quan điểm cũ, khi đã có cùng quan điểm, cùng mục tiêu phấn đấu thì mới có thể giảm rào cạn từ nhân viên và giúp họ hoàn thành nhiệm vụ.

Nhân viên thường xuyên vắng mặt

  Rất nhiều nhân viên ít được tiếp xúc với máy tính, thao tác chưa rành, ngoài việc mời Cố vấn Digiwin qua hướng dẫn sử dụng, nội bộ công ty cũng thường xuyên sắp xếp các buổi học bổ sung nhằm nâng cao ky năng thao tác của người sử dụng. Ngoài ra nếu có gặp vấn đề có thể thông qua điện thoại, e-mail để nhờ sự hỗ trợ từ Digiwin.

Tin học hóa nâng cao hiệu quả quản lý, quy trình rõ ràng liên lạc thông suất

Hiệu suất công việc nâng cao, tính chính xác sổ sách được nâng lên

  Trong phần mền cũ trước đây không phải tất cả các phòng ban ở công ty đều sử dụng phần mền, như bộ phận Thu mua và Kế toán, khi bộ phận Thu mua nhập hàng về thì kế toán phải nhập lại dữ liệu từ Thu mua để ghi nhận công nợ, vì không sử dụng phần mền nên dữ liệu bộ này không thể kết xuất cho bộ phận khác do đó ngoài việc tăng thêm công việc từ việc nhập lại dữ liệu, còn dẫn đến sai sót từ việc nhập lại dữ liệu. Khi triển khai phần mền mới có thề tích hợp dữ liệu từ các phòng ban, mỗi khâu tiếp nối dữ liệu giữa các phòng ban được quản lý rất chặt chẽ, làm giảm sai sót, dữ liệu kết xuất của phòng ban trước chính là dữ liệu đầu vào của phòng ban sau, giúp giảm việc nhập lại dữ liệu và nâng cao hiệu quả công việc.

Quy trình và cơ chế quản lý công ty rõ ràng, giúp cho thông tin liên lạc nội bộ cũng rõ ràng hơn.

  Trước khi triển khai Workflow ERP, mỗi phòng ban chỉ quan tâm đến công việc của riêng mình, không quan tâm đến các vấn đề của phòng ban khác, thông qua lần triển khai hệ thống mới, giúp cho cán bộ và nhân viên các phòng ban hiểu rõ hơn về công việc của từng phòng ban, giúp nhân viên công ty càng nắm rõ hơn quy trình và sự kết nối công việc giữa các phòng ban, khi phát sinh vấn đề có thể thông qua hệ thống tìm hiểu nguyên nhân vấn đề là gì, triệt để giải quyết các vấn đề phát sinh , tránh cách giải quyết chỉ trị ngọn mà không trị gốc.

Quá trình triển khai có một số yếu tố quan trọng sau:

Sự tin tưởng và toàn lực ủng hộ của Ban lãnh đạo công ty

  Ông Trần Đại Du tổng giám đốc công ty Hóa chất TE-1 trong buổi Kichoff triển khai phần mền ERP đã ra chỉ thị toàn bộ nhân viên công ty phải cùng nhau phối hợp để triển khai hệ thống ERP, được sử ủng hộ và quyết tâm của Ban giám đốc là nhân tố quan trọng trong quá trình triển khai. Khi giữa các phòng ban có phát sinh tranh chấp trong phân chia công việc và nhiệm vụ, Chủ quản công ty phải kịp thời đứng ra điều chỉnh nguồn lực, để chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời. Quá trình triển khai có tâm lý kháng cự, thường các phòng ban luôn có lập trường riêng của mình, khi đó cần có lãnh đạo cấp cao đưa ra quyết định và hỗ trợ trao đổi giữa các bộ phận, giúp cho các phòng ban hiểu được nhiệm vụ bản thân và mối liên hệ giữa các phòng ban.

Sự phối hợp giữa Cố vân Digiwin và người phụ trach dự án công ty TE-1

  Quá trình triển khai nếu gặp vấn đề, hay việc thực hiện không đúng quy trình thì Ông Lâm Xương Lương có thể gọi điện bất cứ lúc nào để thông báo, nên chỉ trong thời gian ngắn thảo luận đã đưa ra cách xử lý. Quá trình triển khai cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa Cố vấn Digiwn và người phụ trách dự án, ngoài việc thảo luận quy trình làm việc, quan trọng hơn chính là phải giám sát tiến độ thực hiện của dự án và báo cáo kết quả, có vậy thì mới kịp thời hỗ trợ giải quyết vấn đề, hệ thống ERP triển khai mới được thuận lợi và thành công.

Tính hợp lý và hiệu quả khi triển khai

  Ông Lâm Xương Lương luôn luôn theo dõi, giám sát quá trình thực hiện của tiến độ dự án, hỗ trợ giải quyết vấn đề. Lúc triển khai dự án mỗi một giai đoạn, mỗi một việc làm đều là yếu tố quan trọng. Vì vậy quá trình triển khai Cố vấn Digiwin đều có kế hoạch chi tiết cho các phòng ban thực hiện trong từng giai đoạn, và yêu cầu người phụ trách dự án phải theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiên. Trước mắt hệ thống đã hoàn tất đưa vào sử dụng giai đoạn tồn kho và sản xuất, quá trình triển khai không ngừng duy trì việc huấn luyện nhân viên sử dụng phần mền để nâng cao kỹ năng, còn mong muốn thông qua việc triển khai dự án này thiết lập cầu nối cải thiện mối quan hệ làm việc giữa các phòng ban, hy vọng sau khi hoàn thành tiến độ dự án sẽ mang lại cho công ty một bộ mặt mới về tin học hóa doanh nghiệp.

  Ông Lâm Xương Lương nêu cảm nghĩ và mục tiêu của ông như sau:「Hợp tác cùng công ty Digiwin giúp cho việc hoạch định nhân lực được tốt hơn, giúp giảm lãng phí nguồn tài nguyên công ty xuống mức thấp nhất, tiến đến mục tiêu một văn phòng không giấy」


Cám ơn (Công Ty Hóa Chất TE-1) đã tham gia cuộc phỏng vấn của Công Ty Digwin. Từ trái qua là Ông Lâm Xương Lương, Tổng giám đốc Trần Đại Du, Cố vấn Eric Lu công ty Digiwin


back


Copyright© Digiwin Software. All rights reserved.|TEL:+84 (28) 73070788|Lầu 12A, Tòa nhà Golden King, 15 Nguyễn Lương Bằng, P.Tân Phú, Q.7