Hàng năm mỗi mùa Giáng sinh lại đến, dạo bước trên khắp các đường phố đều có thể nghe thấy khúc điệu nhạc chuông vui tai quen thuộc “Jingle Bells, Jingle Bell, jingle all the way…”, một bầu không khí nhộn nhịp, tràn đầy niềm vui và hạnh phúc của một thành phố sôi động tất bật. Biểu tượng không thể thiếu của các mặt hàng Giáng sinh như: cây thông Noel, quà tặng Giáng sinh, cùng với các quả thông nhỏ treo đủng đỉnh trên cành… có thể dễ dàng bắt gặp ở khắp mọi nơi. Cùng lúc đó, khi cả thế giới đang chuẩn bị trang trí cho dịp lễ hội này, thì tập thể anh chị em nhân viên của CÔNG TY TNHH CHAANG CHIIA trong khu công nghiệp nội thành thành phố Hồ Chí Minh đã bắt tay chuẩn bị cho công việc từ sáu tháng trước đó, để các sản phẩm trang trí dịp Noel kịp thời phân phối đi khắp thế giới, mang lại không khí nhộn nhịp và hạnh phúc đến cho mọi gia đình.

Từ khi thành lập cho đến nay, trải qua gần hai mươi năm trong lĩnh vực này, với diện tích thiết kế nhà xưởng lớn đạt tiêu chuẩn, thị trường phân phối rộng khắp Châu Á – Thái Bình Dương, Châu Âu, Châu Mỹ đã ngày càng giành được sự ưa chuộng tin cậy của phần lớn khách hàng. Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động, cùng với sự sáng tạo cải tiến không ngừng, phát triển sản phẩm theo xu hướng đa dạng hóa, mỗi năm các mẫu thiết kế mới đều được đưa thêm ra ngoài thị trường ngày một nhiều hơn, đáp ứng được nhu cầu của ngày càng nhiều khách hàng trên toàn thế giới với những phong cách bày trí khác nhau. Triết lý của công ty là luôn luôn đề cao “Chất lượng trên hết, Khách hàng ưu tiên”, làm phương châm cho các tiêu chí phục vụ khách hàng.

Thông qua việc tăng cường hiệu quả thông tin hóa

Hướng tới thông tin hóa nắm bắt thông tin kịp thời
Lấy thông tin hóa dữ liệu quản lý làm mục tiêu, từng bước chuyển đổi thói quen từ phương thức quản lý sổ sách thủ công, rời rạc, dần dần chuyển hướng toàn diện sang phương thức quản lý định hướng theo thời gian thực, tiến đến triển khai việc theo dõi sát tình hình sản xuất và luôn đảm bảo đủ cho lượng nguyên vật liệu tồn kho, từ đó hoạch định sớm kế hoạch sản xuất cho nhà máy.

In chứng từ trực tiếp, giảm thiểu thời gian làm lại
Mặt khác, khi phát sinh nhu cầu thông qua hệ thống ERP, có thể trực tiếp in ra các tài liệu chứng từ liên quan phần xuất khẩu, từ đó giảm thiểu thời gian chỉnh lý tập hợp lại dữ liệu, như cách thức thủ công trước đây. Việc lựa chọn Digiwin (Việt Nam) làm nhà cung cấp chính cho hệ thống ERP, chủ yếu dựa trên sự tin tưởng vào lượng kinh nghiệm dày dạn cũng như hình ảnh phục vụ tận tình từ công ty mẹ của Digiwin tại Đài Loan. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng này đã được khách hàng hoàn toàn tin tưởng và trao lại cho công ty Digiwn Việt Nam để hoàn thành sứ mệnh của mình.

Quá độ từ thời kỳ ghi sổ theo phương thức thủ công sang ERP, đòi hỏi sự kiên nhẫn và nhiều nỗ lực

Giai đoạn đầu trong quá trình triển khai ERP, do thói quen ghi sổ theo phương thức thủ công, đa phần sử dụng Excel để quản lý sổ sách, rời rạc chắp vá, nhân viên không khỏi không có một chút lạ lẫm, bỡ ngỡ chưa quen với hệ thống mới. Sau khi được cố vấn công ty Digiwin tư vấn hướng dẫn tường tận, cùng với dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tâm, cũng như đã dành ra nhiều thời gian để chuẩn bị và cung cấp các tài liệu học tập dễ tiếp thu, đơn giản hóa các thao tác lưu trình, từ đó nhân viên có được sự hiểu biết toàn diện cũng như logic hoạt động của hệ thống; cộng thêm sự cổ vũ động viên của Chủ tịch và BGĐ công ty, không ngừng khích lệ nhân viên nỗ lực thực hành, kêu gọi nhân viên phải tự học, cũng như dũng cảm đối mặt và tự mình xử lý với những vấn đề phát sinh khi sử dụng hệ thống. Từ đó, các nhân viên trong dự án ERP dần dần nắm vững cấu trúc và logic của toàn bộ hệ thống, dù cho lưu trình có thể thay đổi ít nhiều, nhưng nhân viên vẫn có thể tự tin xử lý công việc của mình.

Việc sử dụng các công nghệ mới, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu

Do ban đầu khách hàng chỉ mua mỗi phân hệ quản lý đơn đặt hàng, nhưng muốn thông qua các phân hệ hệ thống hiện có, từ đó có thể in trực tiếp ra các loại chứng từ xuất khẩu. Nhưng ở mỗi loại chứng từ (như: QUOTATION, PI, PACKING LIST VÀ COMMERCIAL INVOICE) định dạng phải được chuyển đổi sang dạng tập tin Excel, để có thể tự điều chỉnh lại sau đó; ngoài ra ở phần QUOTATION cũng phải xuất ra được hình ảnh hàng hóa kèm theo trên file Excel, để cung cấp cho khách hàng như một file tham khảo đính kèm, càng khiến cho việc triển khai dự án đối mặt với khó khăn nhất định, do giới hạn bởi chương trình tiêu chuẩn. Qua nhiều lần trao đổi thảo luận, cố vấn của công ty Digiwin đã tư vấn và đưa ra phương án chỉnh sửa nhu cầu chi tiết, đồng thời bộ phận kỹ thuật cũng hỗ trợ phát triển kỹ thuật xuất ra Excel mới, cuối cùng đã có thể giải quyết được những vướng mắc này cho khách hàng. Kể từ khi đó, nhân viên chỉ cần dựa vào các thao tác đơn giản dễ sử dụng của các phân hệ đã có, áp dụng cho công việc quản lý chứng từ xuất khẩu, cũng như có thể trực tiếp in ra các chứng từ xuất khẩu cần thiết.

Sự ủng hộ của khách hàng đánh dấu cho sự thành công của dự án

Kết quả của việc triển khai đưa vào sử dụng chính thức hệ thống ERP của CÔNG TY TNHH CHAANG CHIIA, ngoài phương châm “Lấy cái tâm của ngành phục vụ, để giành chiến thắng trên phương vị giá trị kỹ thuật số”, càng phải gửi lời cảm ơn đến ngài Chủ tịch cùng BGĐ công ty, đã không ngừng khích lệ và động viên nhân viên tích cực học tập cũng như thao tác luyện tập sử dụng hệ thống, đảm bảo tiến độ triển khai cho dự án ERP đạt được thành công. Từ đó có thể khẳng định rằng, sự ủng hộ của khách hàng luôn luôn là trụ cột vững chắc không thể thiếu cho sự thành công của dự án ERP.