Hàng năm mỗi dịp Giáng Sinh, dạo bước trên khắp các đường phố đều có thể nghe thấy những điệu nhạc vui tai quen thuộc “Jingle bells, jingle bells, jingle all the way…”. Một bầu không khí nhộn nhịp, tràn đầy niềm vui và hạnh phúc của một thành phố sôi động tất bật. Những biểu tượng không thể thiếu của các mùa Giáng Sinh như: cây thông Noel, quà tặng Giáng Sinh, cùng với những quả thông nhỏ treo lủng lẳng trên cành… có thể dễ dàng bắt gặp ở khắp mọi nơi. Khi cả thế giới đang chuẩn bị trang trí cho dịp lễ hội này, thì tập thể anh chị em nhân viên của CÔNG TY TNHH CHAANG CHIIA trong khu công nghiệp nội thành Thành phố Hồ Chí Minh đã bắt tay chuẩn bị cho công việc từ sáu tháng trước đó, để các sản phẩm trang trí Noel kịp thời phân phối đi khắp thế giới, mang không khí nhộn nhịp và hạnh phúc đến cho mọi nhà.

Từ khi thành lập cho đến nay, trải qua gần hai mươi năm trong lĩnh vực này, công ty với diện tích thiết kế nhà xưởng lớn đạt tiêu chuẩn, thị trường phân phối rộng khắp Châu Á – Thái Bình Dương, Châu Âu, Châu Mỹ đã ngày càng giành được sự ưa chuộng, tin cậy của phần lớn khách hàng. Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động, cùng với sự sáng tạo cải tiến không ngừng, phát triển sản phẩm theo xu hướng đa dạng hóa, mỗi năm các mẫu thiết kế mới đều được công ty đưa thêm ra thị trường, đáp ứng nhu cầu của ngày càng đa dạng của khách hàng trên toàn thế giới với những phong cách bày trí khác nhau. Triết lý của công ty là lấy phương châm “Chất lượng trên hết – Khách hàng ưu tiên” làm tiêu chí phục vụ khách hàng.

Chuyển đổi số tăng cường hiệu quả thông tin

Chuyển đổi số hệ thống, nắm bắt thông tin kịp thời

Lấy chuyển đổi số quản lý dữ liệu làm mục tiêu, công ty từng bước chuyển đổi thói quen từ phương thức quản lý sổ sách thủ công, rời rạc để dần dần chuyển hướng toàn diện sang phương thức quản lý theo thời gian thực. Nhờ đó tiến đến triển khai theo dõi sát tình hình sản xuất và luôn đảm bảo đủ lượng nguyên vật liệu tồn kho, từ đó hoạch định sớm kế hoạch sản xuất cho nhà máy.

In chứng từ trực tiếp, giảm thiểu thời gian làm lại

Mặt khác, khi phát sinh nhu cầu thông qua hệ thống ERP, nhân viên công ty có thể trực tiếp in ra các tài liệu chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu, từ đó giảm thiểu thời gian chỉnh lý, tập hợp dữ liệu như cách thức thủ công trước đây. Việc công ty lựa chọn Digiwin Việt Nam làm nhà cung cấp chính cho hệ thống ERP là nhờ sự tin tưởng vào kinh nghiệm dày dạn cũng như hình ảnh phục vụ tận tình từ công ty mẹ Digiwin tại Đài Loan. Vì vậy, dự án quan trọng này đã được khách hàng hoàn toàn tin tưởng và trao lại cho công ty Digiwn Việt Nam để hoàn thành sứ mệnh của mình.

Quá độ từ ghi chép thủ công sang chuyển đổi số với ERP: đòi hỏi kiên nhẫn và nhiều nỗ lực

Trong giai đoạn đầu triển khai chuyển đổi số với hệ thống ERP, do thói quen ghi chép theo phương thức thủ công, đa phần sử dụng Excel để quản lý sổ sách, rời rạc chắp vá, nhân viên công ty không khỏi có chút lạ lẫm, bỡ ngỡ chưa quen với hệ thống mới. Sau khi được cố vấn công ty Digiwin tư vấn hướng dẫn tường tận, dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tâm, cùng việc Digiwin đã dành ra nhiều thời gian để chuẩn bị và cung cấp các tài liệu đào tạo dễ tiếp thu, đơn giản hóa các thao tác lưu trình, đội ngũ nhân viên của Chaang Chiia đã có được sự hiểu biết toàn diện và nắm được logic hoạt động của hệ thống. Chủ tịch và BGĐ công ty cũng không ngừng động viên, khích lệ nhân viên nỗ lực thực hành, kêu gọi nhân viên cố gắng tự học và mạnh dạn tiếp xúc – tự xử lý với những vấn đề phát sinh khi sử dụng hệ thống. Nhờ đó, các nhân viên trong dự án ERP của công ty đã dần dần nắm vững cấu trúc và logic của toàn hệ thống, dù cho quy trình có thể thay đổi ít nhiều, các nhân viên vẫn có thể tự tin xử lý công việc của mình.

Áp dụng công nghệ mới, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu

Ban đầu khách hàng chỉ mua phân hệ quản lý đơn đặt hàng, nhưng lại có nhu cầu thông qua các phân hệ hệ thống khác để từ đó có thể in trực tiếp ra các loại chứng từ xuất khẩu. Nhưng ở mỗi loại chứng từ (như: QUOTATION, PI, PACKING LIST VÀ COMMERCIAL INVOICE) định dạng phải được chuyển đổi sang dạng tập tin Excel, để có thể tự điều chỉnh lại sau đó; ngoài ra ở phần QUOTATION cũng phải xuất ra được hình ảnh hàng hóa kèm theo trên file Excel, để cung cấp cho khách hàng như một file tham khảo đính kèm, càng khiến cho việc triển khai dự án đối mặt với khó khăn nhất định, do giới hạn bởi chương trình tiêu chuẩn. Qua nhiều lần trao đổi thảo luận, cố vấn của công ty Digiwin đã tư vấn và đưa ra phương án chỉnh sửa nhu cầu chi tiết, đồng thời bộ phận kỹ thuật cũng hỗ trợ phát triển kỹ thuật xuất ra Excel mới, cuối cùng đã có thể giải quyết được những vướng mắc này cho khách hàng. Kể từ khi đó, nhân viên chỉ cần dựa vào các thao tác đơn giản dễ sử dụng của các phân hệ đã có, áp dụng cho công việc quản lý chứng từ xuất khẩu, cũng như có thể trực tiếp in ra các chứng từ xuất khẩu cần thiết.

Sự ủng hộ của khách hàng làm nên thành công của dự án

Dự án chuyển đổi số, triển khai đưa vào sử dụng chính thức hệ thống ERP của CÔNG TY TNHH CHAANG CHIIA đã hoàn thành tốt đẹp. Ngoài phương châm “Lấy cái tâm của ngành phục vụ, để giành chiến thắng trên phương diện giá trị kỹ thuật số”, Digiwin muốn gửi lời cảm ơn đến ngài Chủ tịch cùng BGĐ công ty Chaang Chiia vì đã không ngừng khích lệ và động viên nhân viên tích cực học tập cũng như thao tác luyện tập sử dụng hệ thống, đảm bảo tiến độ triển khai dự án ERP đạt được thành công. Có thể khẳng định rằng, sự ủng hộ của khách hàng là trụ cột vững chắc không thể thiếu cho sự thành công của một dự án triển khai ERP.