Công ty TNHH Thực phẩm Đậu Tiên Long An được thành lập tại TP.HCM vào năm 2007, chủ yếu sản xuất các thực phẩm như trân châu, thạch băng tuyết, thạch dừa, trái cây xay nhuyễn, nước trái cây cô đặc và bột bánh pudding, với thị phần trong Việt Nam hơn 50%. Nhằm cung cấp chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, DN chuyển đến KCN Tân Đô (Long An) vào năm 2020. DN xây dựng một trung tâm quản lý và nhà kho hiện đại đạt chứng chỉ ISO22000 và HACCP, với tốc độ tăng trưởng đều đặn 20% hàng năm.

Giải pháp

Nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển lâu dài, doanh nghiệp áp dụng hệ thống ERP vào tháng 05/2022, với hy vọng là bắt kịp xu hướng số hóa toàn cầu trong mô hình quản lý doanh nghiệp, nâng cao năng lực cạnh tranh và độ chính xác dữ liệu và hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Thông qua mô hình quản lý số hóa tinh gọn để tiết kiệm chi phí, triển khai hiệu quả các kế hoạch sản xuất và mua hàng.
Sau đây là những yếu tố thúc tiến sự thành công về dự án ERP của DN Đậu Tiên:

+ Sự ủng hộ từ bộ phận quản lý:

Bộ phận quản lý cần xây dựng tầm nhìn và kế hoạch; kế hoạch cần đánh giá tính khả thi và tính chính xác dữ liệu. Kế hoạch phải thiết thực và hiệu quả, nhờ đó hiệu quả ứng dụng ERP được phát huy tối đa, đồng thời thay đổi những suy nghĩ và thói quen quán tính trước đây.

+ Cải tiến quy trình làm việc:

Giải quyết điểm nghẽn trong sản xuất, tối ưu hóa quy trình vận hành hiện hành trong quá trình go-live. Các thao tác hằng ngày được kiểm soát qua hệ thống, tạo điều kiện cải thiện và tối ưu hóa trong tương lai.

+ Nhà cung cấp hệ thống ERP:

Một nhà cung cấp hệ thống ERP giàu kinh nghiệm, có năng lực và đáng tin cậy có thể cung cấp chế độ ứng dụng tối ưu nhất và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Nhà cung ứng ERP với đội ngũ tư vấn ưu tú, ngoài việc cung cấp chế độ quản lý thích hợp nhất, chuyên gia hỗ trợ đào tạo kỹ năng cho người dùng, nâng cao hiệu quả tổng thể. Bên cạnh đó, bộ phận CSKH của NCC hệ thống ERP phải chuyên nghiệp, mới có thể giải quyết kịp thời các vấn đề của khách hàng.

Anh Trần Chí Dũng, chuyên viên tư vấn Digiwin Software (Việt Nam) sau khi tiếp nhận nhiệm vụ tư vấn, anh đã thực hiện các cuộc phỏng vấn, đánh giá và tham quan nhà máy. Sau các cuộc thảo luận với nhân viên Đậu Tiên, mục tiêu và trọng tâm quản lý của dự án được tóm tắc như sau:

Tạo mã sản phẩm và tiêu chuẩn hóa tên sản phẩm, quản lý hàng tồn kho để tránh tiêu thụ quá mức

Before: Mỗi bộ phận thao tác độc lập trên các file Excel, số liệu không kịp thời, tra tìm không thống nhất (các yếu tố như nét chữ / viết hoa hay viết thường / ký tự / khoảng trống v.v. ảnh hưởng đến kết quả tra tìm).

After: Tiêu chuẩn hóa nguyên tắc và tên gọi của sản phẩm, nguyên vật liệu và vật liệu đóng gói, tiến hành quản lý và tra tìm nhanh chóng thông qua hệ thống. Vật liệu đóng gói được phân loại theo cách sử dụng khác nhau như vật liệu lãnh dụng, vật liệu khấu trừ, vật liệu dự bị linh hoạt. Đồng thời thiết lập kiểm tra hằng tuần, số lượng dư thừa sẽ chuyển vào nhà kho, hạn chế tiêu hao do thao tác thủ công.

Quản lý truy nguồn thực phẩm

Do yêu cầu về VSATTP, mọi sản phẩm phải thực hiện quy trình truy nguồn, do đó nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm phải được quản lý theo số lô (xuất nhập kho thực hiện kiểm kê theo số lô), và nhân viên sẽ kiểm tra số lô của thành phẩm trong hệ thống và số lô của phiếu xuất kho.

Hệ thống tùy chỉnh đáp ứng đặc điểm sản xuất thực phẩm

Before: Dựa vào đặc điểm sản xuất trân châu và thạch dừa, lượng dùng BOM và bán thành phẩm (đầu vào nguyên liệu để sản xuất) sẽ tính theo “số nồi”.

After: Thêm vào cột “số nồi” trong hệ thống ERP tùy chỉnh, đồng thời thêm vào tỷ lệ chuyển đổi số nồi theo mã thành phẩm. Áp dụng cột “số nồi” trong lệnh sản xuất trong lúc phân công.

Chuyên gia tư vấn Trần Chí Dũng cho biết: “Dự án này xin chân thành cảm ơn Tổng Giám Đốc Wang và Phó Giám Đốc Su đã dẫn dắt đội ngũ Đậu Tiên thực hiện dự án ERP và sự ủng hộ của DN dành cho Digiwin. Mặc dù trong quá trình thực hiện gặp nhiều khó khăn, nhưng dưới sự hỗ trợ của bộ phận cấp cao của Đậu Tiên, dự án ERP này đã tiến tới thành công” . Dự án ERP được triển khai thành công chứng minh rằng với sự nỗ lực chung của Đậu Tiên và cố vấn Digiwin, chỉ cần toàn thể nhân viên đủ quyết tâm xây dựng và sử dụng hệ thống thực sự thì hệ thống sẽ được go-live thành công.