Mauson Vietnam: Áp dụng ERP & Quản lý chi phí chính xác

Doanh nghiệp Mauson kinh doanh ngành gỗ tại khu vực Đông Nam Á từ năm 1987. Năm 2007, DN Mauson thành lập chi nhánh tại Bình Dương (VN). Nhà máy chủ yếu gia công các bảng gỗ và ván gỗ. Nhờ vào thương hiệu uy tín và giá cả hợp lý, Mauson nhận được sự tin tưởng từ khách hàng trong nhiều năm qua. Trong kỷ nguyên mới, Mauson giữ vững nguyên tắc chính trực, phục vụ khách hàng hết lòng nhằm đáp ứng nhu cầu luôn luôn thay đổi.

Khởi điểm từ việc quản lý thông tin hóa:

Trong ngành gỗ, tỷ lệ sử dụng và hao hụt phụ thuộc vào đặc tính của gỗ tự nhiên, dẫn đến việc quản lý mã sản phẩm có phần khó khăn. Ngoài ra, quy trình gia công gỗ cũng rất khó định nghĩa phần hao hụt cố định hay không có hao hụt.

Do đặc tính gỗ mang lại sự khó khăn và phức tạp trong quản lý so với các ngành khác, nếu tính toán theo kiểu thủ công thì tỷ lệ sai sót khá cao. Vì vậy doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống để hỗ trợ tính toán số mét gỗ, giảm tỷ lệ sai sót và nâng cao hiệu quả; giúp hạn chế tình huống doanh nghiệp phải tìm một loạt dữ liệu để tính toán một con số chênh lệch giữa các bộ phận.

Với những thách thức quản lý được nêu trên và quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng, hệ thống cũ không thể đáp ứng nhu cầu của Mauson. Hệ thống cũ không có chức năng BOM tiêu chuẩn, khiến việc kiểm soát hàng tồn kho và tính toán chi phí không chính xác. Ngoài ra, hệ thống cũ cũng không có giao diện tiếng Trung, không đáp ứng được nhu cầu quản lý của Mauson. Kết hợp các yếu tố kể trên, Mauson quyết định hợp tác với Digiwin để cùng nhau thực hiện dự án chuyển đổi số ERP.

Theo đánh giá của Mauson, hệ thống Wolkflow ERP của Digiwin đáp ứng giao diện đa ngôn ngữ (tiếng Trung, tiếng Việt), BOM tiêu chuẩn hóa cùng với đội ngũ cố vấn Digiwin chuyên nghiệp và tận tình. Vì vậy, Mauson đã lựa chọn Digiwin trở thành đối tác để cùng triển khai xây dựng hệ thống ERP.

Những thách thức về quản lý Ngành gỗ:

1. Quản lý sổ sách và hàng tồn kho: Đánh giá cấp độ, phương pháp gia công, chiều dài, chiều rộng và độ dày của từng loài gỗ
2. Tính toán chi phí: Không có tỷ lệ hao hụt và BOM cố định trước khi áp dụng hệ thống, không thể tính toán chính xác giá vốn của từng hạng mục
3. Xây dựng lại quy trình hoạt động: Cải tiến mô hình thao tác hiện tại, điều này đòi hỏi sự ủng hộ và đồng tâm thực hiện từ toàn thể nhân viên

Để việc ứng dụng chuyển đổi số đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần tiêu chuẩn hóa “quy trình vận hành”. Như chuẩn hóa mã sản phẩm hàng, phân công liên bộ phận v.v. Sau khi chuẩn hóa quy trình, cần hỗ trợ đào tạo để nhân viên xác định phương hướng sau khi hệ thống go-live. Điều này đòi hỏi sự thực hiện nghiêm ngặt của các nhà quản lý và tiêu chuẩn hóa các quy trình vận hành để đảm bảo hiệu quả dự án ERP được phát huy tối đa.

Trong quá trình áp dụng hệ thống ERP theo chuyên ngành, đó không chỉ đơn giản là tối ưu hóa quy trình vận hành hiện có mà đó còn là thách thức mới cho doanh nghiệp và đội ngũ tư vấn. Cố vấn Digiwin Vietnam, anh Chí Dũng, cho biết quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp Mauson gặp phải 3 thách thức. Nhờ sự hỗ trợ từ bộ phận quản lý cấp cao và toàn thể nhân viên Mauson, cùng sự tận tâm của đội ngũ Digiwin Vietnam, dự án chuyển đổi số này đã được triển khai thành công!

Thách thức đầu tiên là sự chuẩn hóa mã sản phẩm:

Do đặc thù của nguyên liệu gỗ (loại gỗ, đẳng cấp, kích thước: chiều dài / chiều rộng / độ dày) khác nhau, và quy cách gỗ khác nhau, ta cần thiết lập các mã sản phẩm khác nhau, ngoài việc đáp ứng tính thống nhất trong sổ sách, hệ thống cần tạo điều kiện cho người dùng cập nhật dữ liệu nhanh chóng và hỗ trợ người quản lý lập các báo cáo thống kê từ các cấp độ khác nhau. Vào giai đoạn đầu, người dùng cần bỏ ra nhiều thời gian và công sức cho việc thiết lập dữ liệu sản phẩm trong một hệ thống mới.

Thông qua sự hợp tác với Digiwin, doanh nghiệp Mauson hiểu được mục đích và lợi ích trong việc quy hoạch mã sản phẩm. Thông qua một phần tùy chỉnh để tối ưu hóa giao diện và phương thức cập nhật mã sản phẩm. Dự án này đã nhận được sự khẳng định từ doanh nghiệp Mauson và nhân viên ngày càng quen với hệ thống mới.

Thách thức thứ hai là khối lượng dữ liệu tạo mã khá lớn trong giai đoạn đầu:

Sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau với cố vấn Digiwin khó tránh khỏi một số sai sót khi mới áp dụng hệ thống. Nhưng sau đó, trải qua nhiều lần kiểm tra và chỉnh sửa, hệ thống đã hoàn thiện và được đưa vào sử dụng.

Thách thức thứ ba là lượng dùng và hao hụt trong BOM:

Do trước đây doanh nghiệp không có cấu trúc BOM nên không thu thập dữ liệu theo từng bậc của mã sản phẩm, dẫn đến hệ thống không xác định được trình tự tính giá thành của từng hạng mục. Như vậy, cố vấn Digiwin cần phải dựa trên quy hoạch của mã sản phẩm mà kiểm tra trình tự sản xuất của từng bán thành phẩm để quyết định mã cấp bậc cho từng hạng mục. Từ đó tạo nên mã sản phẩm, đồng thời khả thi hóa tiện ích tính toán giá thành sản phẩm theo mã cấp bậc tương ứng.

Sự hợp tác giữa doanh nghiệp Mauson và Digiwin đã mang lại hiệu quả trong việc cải thiện chuyển đổi số. Quản lý Mauson, anh Wang Wen-zhi cho biết: “Sự khác biệt lớn nhất là nhân viên kế toán không cần kiểm tra từng đơn xuất/nhập kho để tìm ra lỗi sai, hoặc không cần kiểm tra lại sự sai lệch về giá cả, số lượng từng đơn của bộ phận kinh doanh/quản kho đã nhập. Và nếu có kiểm tra thì hệ thống đều có sẵn chức năng tra lại các dữ liệu liên quan, hỗ trợ chúng tôi tìm ra dữ liệu trước đó một cách hiệu quả”.

Cố vấn Digiwin, anh Chí Dũng cho biết: “Mọi dữ liệu trong hệ thống đều được tích hợp, kết hợp chức năng kiểm tra chéo, mỗi bộ phận có thể tận hưởng sự tiện lợi do thông tin hóa mang lại”. Bộ phận kế toán có thể đánh dấu các chứng từ cần cấn trừ khi quyết toán, các tài khoản kế toán hiển thị rõ ràng, hạn chế sai sót trong quá trình kết sổ. Bộ phận kinh doanh và thu mua thì có thể nắm rõ số lượng chưa và đã giao hàng. Bộ phận quản kho thì có thể nắm rõ những lệnh sản xuất chưa hoàn thành và tình trạng hao hụt.

Trên hệ thống, giữa các bộ phận đều có chức năng kiểm tra lẫn nhau. Mọi quy trình trong doanh nghiệp đều được số hóa. Doanh nghiệp Mauson thông qua hệ thống có thể nắm rõ quy trình thực hiện của từng công đoạn, chi phí cho từng lệnh sản xuất, tình trạng hao hụt trong từng bộ phận. Dự án này mang lại sự cách tân cho Mauson trong khả năng kiểm soát mọi quy trình theo thời gian thực.

Doanh nghiệp Mauson áp dụng ERP và các lợi ích do dự án chuyển đổi số mang lại:

1. Các tài khoản kế toán và hàng tồn kho thống nhất: độ chính xác hàng tồn kho từ 70% tăng lên 95%
   
2. Số ngày thanh toán được rút ngắn đáng kể: 20 ngày → 6 ngày
   
3. Việc tính toán chi phí chỉ mất 15 ngày và doanh nghiệp sẽ không ngừng cải tiến để rút ngắn thời gian quyết toán
   
4. Cải thiện năng lực nhân viên và tinh thần doanh nghiệp

Anh Chí Dũng chia sẻ những cảm nghĩ về dự án số hóa của Mauson: “Nhờ vào sự chú trọng và đầu tư từ các vị lãnh đạo Mauson, cùng sự phối hợp từ toàn thể nhân viên, dự án số hóa này đã tiến tới thành công. Đội ngũ Digiwin gửi lời cảm ơn tới Phó Giám đốc Cô Xu Wei-ling và Giám đốc anh Wang Wen-zhi, dưới sự ủng hộ của họ là nguồn động lực lớn thúc tiến quá trình thực hiện dự án. Mặc dù dự án gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện, nhưng với sự phối hợp từ các vị lãnh đạo Mauson, hệ thống đã go-live thành công mỹ mãn”.

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, doanh nghiệp Mauson sẽ thực hiện dự án đám mây doanh nghiệp và kết nối từ xa trong tương lai. Nhằm thích ứng với “cuộc sống mới” sau đại dịch, mọi dữ liệu được thực hiện số hóa, khách hàng nhận được những tiện ích do chuyển đổi số mang lại. Ví dụ: áp dụng mã vạch trong việc xuất/nhập kho, khách hàng Mauson có thể truy nguồn sản xuất thông qua mã vạch. Doanh nghiệp Mauson sẽ tiếp tục hợp tác với Digiwin trong tương lai với các dự án số hóa khác.