Công ty TNHH Trạch Vũ là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực cung cấp, sửa chữa Máy Phát Điện công nghiệp suốt 8 năm qua và là nhà sản xuất chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp giải pháp về năng lượng điện dự phòng. Chúng tôi có một số lượng lớn khách hàng tại Việt Nam, đã sử dụng máy phát điện của chúng tôi để đáp ứng nhu cầu về năng lượng điện. Vì vậy, dù là nguồn sử dụng chính hay dự phòng, máy phát điện của chúng tôi luôn đáp ứng nhu cầu của bạn.

Website：http://trachvu.com/

Đối mặt với khó khăn trong quy trình quản lý nội bộ, Công ty Trạch Vũ đã chọn công ty Digiwin làm đối tác tin học hóa quản lý doanh nghiệp

Trong quản lý doanh nghiệp, mọi họat động trong công ty Trạch Vũ chủ yếu được ghi chép trên giấy tờ vì vậy công ty gặp một số khó khăn trong quản lý như sau：

• Quản lý tồn kho: sổ tồn kho lộn xổn, thiếu chính xác, tra tìm các tài liệu liên quan rất khó khăn, không nắm được tình hình tồn kho. Khâu chuẩn bị vật tư không có kế hoạch nghĩ đến mua gì thì cứ đặt mua cái đó, dẫn đến tình trạng kho bị tồn động hay sản xuất bị thiếu hụt nguyên vật liệu, gây ra tình trạng sản xuất phải tạm dừng, nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến việc giao hàng chậm. Nhằm đảm bảo việc mua hàng có kế hoạch chu toàn nên cân phải có phần mền để quản lý.
• Vấn đề giá thành: Đặc tính sản phẩm công ty Trạch Vũ đa dạng về mẫu mã, số lượng đặt hàng ít, chu kỳ sản xuất ngắn, cạnh tranh thị trường cao do đó trong quá trình sản xuất cần giảm thời gian sản xuất và giảm giá thành sản phẩm để nâng cao chu kỳ xoay vốn của công ty.
• Quy trình quản lý nội bộ cần được cải thiện: Đối với quy trình vận hành hiện tại không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, trọng tâm việc quản lý bắt đầu từ khi nhận Đơn đặt hàng đến khâu chuẩn bị mua nguyên vật liệu và hoàn tất việc sản xuất, do đó cần tăng cường sự hợp tác và phối hợp giữa các phòng ban, triệt để ứng dụng và chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các bộ phận.

Dựa trên những lý do trên, Công ty Trạch Vũ cần tin học hóa doanh nghiệp, việc lựa chọn công ty Digiwin làm đối tác vì sản phẩm công ty Digiwin từ ngôn ngữ, dich vụ khách hàng, tính năng sản phẩm đã được địa phương hóa. Chức năng sản phẩm Workflow ERP GP rất hoàn thiện, ứng dụng rất toàn diện, sử dụng cũng rất dễ dàng. Việc lụa chọn Digiwin vì phần mền Digiwin còn được đánh giá rất cao trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, và rất đáng tin cậy. Sau khi xem xét chúng tôi đã chọn sản phẩm Workflow ERP GP của công ty Digiwin.

Chia giai đoạn triển khai và lên kế hoạch triển khai

• Với sự quyết tâm cao của toàn nhân viên trong công ty và nhận được sử ủng hộ của ban lãnh đạo. Phối hợp lên kế hoạch triển khai toàn diện, bước đầu của quá trình triển khai công ty Trạch Vũ đã tập hợp tất cả nhân viên của các phòng ban thành lập Nhóm triển khai dự án ERP, do ông Tăng làm trưởng quản lý dự án.
• bộ phận trong công ty, Cố vấn Digiwin và người phụ trách nhóm triển khai dự án đã bàn bạc thảo luận, xét theo đặc tính chức năng bán hàng, sản xuất, tài chính…chia làm các giai đoạn triển khai. Quản lý hàng tồn kho chính xác là ưu tiên hàng đầu, quản lý sản xuất là mục tiêu thứ hai, quản lý sổ kế toán, giảm giá thành sản phẩm là mục tiêu thứ ba.

• Quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ: Nhân viên trong quá trình triển khai ERP thường có bất ổn về tâm lý hay chống đối không chịu phối hợp, vì mỗi bộ phận đều có lập trường riêng của mình, khi đó ban lãnh đạo cần phối hợp thảo luận giữa các phòng ban và đưa ra quyết định.
• Triển khai hợp lý và hiệu quả: trong quá trình triển khai, mỗi một giai đoạn triển khai đều rất quan trọng và có mối liên hệ với nhau. Vì vậy trong từng giai đoạn triển khai, cố vấn công ty Digiwin đều phải lên kế hoạch chi tiết các mục tiêu phải hoàn thành cho từng bộ phận, thường xuyên theo dõi và nhắc nhở việc thực hiện tiến độ.

Tính chuẩn xác và tính kịp thời của sổ kế toán được nâng cao
Tình hình Theo dõi thông tin đơn hàng rõ ràng, việc theo dõi tình trạng xuất hàng cũng được tra tìm trong ERP, nâng cao tính chính xác trong giao hàng, tình trạng chậm trể trong giao hàng đã giảm. Việc lên lịch sản xuất có căn cứ nên giúp cho khâu chuẩn bị vật tư cũng được nâng cao vì vậy sản xuất không còn tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu. Mua hàng có kế hoạch nên giá thành tồn kho đã giảm(Từ 250 máy giảm xuống còn 160 máy, và số lương đang ngày càng giảm ). Thông tin công nợ phải thu phải trả cũng kịp thời nắm rõ, nguồn thu chi cũng hợp lý hơn trước. Chức năng của ERP để ứng dụng vào doanh nghiệp còn rất nhiều vì thời gian sử dụng chưa lâu nên chưa phát huy toàn diện hiệu quả của ERP

Quy chế quản lý công ty được cải thiện

• Trước đây bộ phận thu mua nghĩ gì mua đó, bây giờ việc mua hàng phải căn cứ vào lượng bổ sung hàng để đi mua hàng.
• Bộ phận kinh doanh vì có ERP nên hàng tuần đều có thể thống kê đơn hàng, vì sản phẩm công ty đa dạng về mẫu mả nhưng số lượng ít nên mỗi tuần công ty đều phải sắp lịch sản xuất.
• Việc xuất nhập kho được theo dõi nghiêm ngặt, phạm vi quản lý rộng hơn. Trước đây khi lãnh liệu để sản xuất phát hiện thiếu nguyên vật liệu thì mới tiến hành đi mua.
• Việc phối hợp giữa các phòng ban đã được nâng cao, trách nhiệm của nhân viên cũng được nâng cao. Trước khi sử dụng ERP quyền hạn công việc của các phòng ban không rõ ràng, sau khi triển khai thì đã được phân công cụ thể.

Trong tương lai sẽ tiếp tục hướng tới mục tiêu tin học hóa quản lý
Ông Tăng phát biểu: “Việc ứng dụng ERP là công việc không hề dễ, trước khi triển khai công tác chuẩn bị cũng rất nhiều, nhưng không phải ngay lập tức có ngay kết quả và có thông tin kịp thời. trước mắt tuy chưa ứng dụng toàn diện, lượng tồn kho an toàn chưa thiết lập và đây là mục tiêu mà công ty cần cải thiện, còn phải nhờ đến sự giúp đỡ của Cố vấn công ty Digiwin, giúp đỡ lẫn nhau để đạt mục tiêu ” . Khi công ty mở rộng sẽ cần phải thêm người sử dụng.

Kiến nghị và vấn đề cần lưu ý khi công ty muốn tin học hóa doanh nghiệp
Khi công ty đã quyết định rồi thì phải quyết tâm theo đuỗi đến cùng. Triển khai ERP cần phải có quyết tâm cao và lòng kiên trì. Người quản lý dự án ERP phải nắm rõ quy trình làm việc của công ty, có kiến thức về kế toán vì vậy người quản lý dự án ERP rất quan trọng và đó cũng chính là yếu tố tạo nên thành công.

Dịch vụ khách hàng của công ty Digiwin được khách hàng đánh giá cao

• Thái độ phục vụ: thái độ phục vụ tốt, rất ân cần từ Cố vấn đến bộ phận chăm sóc khách hàng rất kiên nhẫn và chu đáo, hướng dẫn khách hàng từng bước một.
• Lĩnh vực chuyên môn: Khi tìm hiểu nhu cầu quản lý doanh nghiệp của ông Tăng, cố vấn ngoài việc tư vấn cho khách hàng những kiến thức ứng dụng từ ERP, còn cung cấp thêm cho khách hàng những kiến thức trong quản lý doanh nghiệp.