Nhà kho hỗn độn vào cuối năm! Làm thế nào để quản lý tốt nguyên vật liệu đây? | Digiwin Software (Vietnam)
Chat hỗ trợ
Chat ngay

Nhà kho hỗn độn vào cuối năm! Làm thế nào để quản lý tốt nguyên vật liệu đây?

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng tương đối cao trong hoạt động kinh doanh. Quản lý vật liệu khác với quản lý thành phẩm, quản lý tốt sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu số lượng, giá cả và chất lượng phù hợp cho từng bộ phận với chi phí thấp nhất. Đồng thời giải quyết quy trình gia công nhanh chóng, hạn chế tổn thất, nhằm tối đa hóa việc sử dụng nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu đầy đủ là tiền đề để sản xuất ổn định. Ngoài việc lưu trữ trong kho, và nhu cầu sản xuất của nhà máy từ lúc lãnh liệu đến khi lưu trữ tại hiện trường để tiện sử dụng thì phần lãnh liệu này sẽ được quản lý như thế nào đây? Hôm nay chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình quản lý nguyên vật liệu trong kho nhé!

Tiếp nhận vật liệu – Nhập kho

  1. Trước khi vật tư chuyển đến nhà máy, chuỗi cung ứng cần thông báo trước cho bên kho về công việc chuẩn bị tiếp nhận vật tư. Nhà kho cần dành ra một khu vực để tiếp nhận vật tư. Trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt (mưa, tuyết, mưa đá, v.v.) phải thực hiện các biện pháp phòng vệ để đảm bảo sản phẩm không bị hư hỏng.
  2. Sau khi nguyên vật liệu giao đến cần kiểm tra tình trạng bên ngoài gói hàng, nếu bị hư hỏng phải thông báo ngay cho nhà cung ứng để họ xử lý kịp thời. Đồng thời nhân viên cần chụp ảnh để lưu lại làm bằng chứng; còn nếu tình trạng hàng hóa vẫn tốt thì mới bốc dỡ hàng ra.
  3. Phiếu giao hàng cần được giao cùng lúc với nguyên vật liệu. Trong phiếu giao hàng cần ghi rõ tên sản phẩm, quy cách / mẫu mã, đơn vị, số lượng, thời gian giao hàng, mã đơn hàng của nguyên vật liệu. Cần có chữ ký của người giao hàng hoặc con dấu chính thức của đơn vị giao hàng. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu nhà cung ứng đính kèm “Bảng báo cáo chất lượng” khi giao hàng tới .
  4. Nhân viên kho đưa vật liệu vào khu vực nhận hàng và kiểm kê, xác nhận theo nội dung chi tiết vật liệu trên. Nếu phát hiện không khớp với phiếu giao hàng, nhân viên kho cần thông báo ngay cho các bộ phận liên quan để họ xác nhận. Sau khi các bộ phận liên quan thương lượng với người giao hàng hoặc nhà cung ứng xong, nhân viên kho sẽ kiểm kê và tiếp nhận vật tư theo số lượng thực tế.
  5. Hoàn tất việc tiếp nhận vật liệu, nhân viên kho thông báo cho bộ phận chất lượng hoặc nhân viên được uỷ quyền để họ kiểm tra chất lượng vật tư. Nhân viên kiểm tra sẽ xác nhận số lượng vật tư thực tế và hoàn thành báo cáo kiểm nghiệm.
  6. Nếu nguyên liệu không đạt chất lượng trong lúc kiểm tra, vật liệu này sẽ không được nhập kho và chuyển sang khu vực chờ xử lý, đồng thời thông báo bộ phận liên quan để yêu cầu đổi trả hàng hóa kịp thời, nhằm đảm bảo tính kịp thời và tính chính xác của vật liệu.
  7. Đối với vật liệu đạt tiêu chuẩn, nhân viên nhập kho phân loại theo mã vật liệu rồi xếp vào đúng vị trí từng khu trong kho, đồng thời cập nhật dữ liệu vào hệ thống kho. Các biên nhận, chứng từ cần được lưu trữ, đảm bảo việc truy xuất nguồn gốc tài liệu phải được đồng bộ cùng hệ thống.

Phân phát vật liệu – Xuất kho

  1. Nguyên tắc phân phát vật tư: là vật liệu sản xuất cấp theo lệnh sản xuất; vật liệu phụ, vật liệu tiêu hao được tập trung xuất kho theo lô; các vật liệu lẻ, thiếu sót, thêm mới, điều chỉnh v.v.. trong BOM được phân phát theo phiếu lãnh liệu thủ công
  2. Nhân viên sản xuất cần viết trước phiếu lãnh liệu để bộ phận kho chuẩn bị vật tư xuất kho. Trước khi lãnh liệu, trên phiếu phải có chữ ký người lãnh hoặc trưởng bộ phận. Trên phiếu lãnh liệu cần ghi rõ tên, vật tư, quy cách / mẫu mã, đơn vị , số lượng, thời gian, mã đơn hàng …
  3. Nhân viên kho khi nhận được phiếu lãnh liệu, sẽ bắt đầu chuẩn bị và thông báo cho bộ phận sản xuất tới nhận liệu, đồng thời ký tên xác nhận và lưu trữ biên nhận để tiện cho việc truy nguồn sau này.
  4. Đối với nhà cung ứng gia công ủy thác, họ cần xuất trình chứng từ của quý doanh nghiệp để lãnh liệu. Nhân viên kho khi nhận được phiếu lãnh liệu, sẽ bắt đầu chuẩn bị và phân phát vật tư, đồng thời ký tên xác nhận và lưu trữ biên nhận để tiện cho việc truy nguồn sau này.
  5. Bộ phận kho thực hiện theo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước” đối với những vật liệu chỉ định để tránh tình trạng vật liệu hết hạn sử dụng, gây nên tổn thất không đáng có.
  6. Nếu nhân viên không tuân theo thủ tục lãnh liệu sẽ không được lãnh liệu dưới bất kỳ hình thức nào. Nhân viên kho có quyền yêu cầu chấm dứt các hành vi lục lội hoặc để không đúng vị trí vật tư trong kho. Tất cả vật tư đều phải theo đúng trình tự lấy cũ đổi mới .
  7. Sau khi vật tư xuất kho, nhân viên kho cần cập nhật dữ liệu trong hệ thống xuất kho kịp thời. Các chứng từ, vật liệu và dữ liệu phải đồng bộ với hệ thống để đảm bảo tính kịp thời và tính chính xác của về thông tin vật liệu.

Trả lại vật liệu-Trả về kho

  1. Nếu vật liệu không phù hợp tính năng sản xuất, do bất chợt thay đổi kỹ thuật hoặc kế hoạch sản xuất bị thay đổi, vật liệu sản xuất đều có thể tiến hành làm thủ tục trả về kho.
  2. Những vật liệu trả về, nhân viên sản xuất cần điền vào phiếu trả liệu và ghi rõ tên vật liệu, quy cách / mẫu mã, đơn vị, số lượng, ngày tháng, mã đơn hàng v.v … đưa cho bộ phận kiểm tra chất lượng xác nhận những vật liệu đó có đạt tiêu chuẩn không. Sau đó, người trả liệu và nhân viên chất lượng ký tên xác nhận, nhân viên kho mới xác nhận chữ ký rồi thi hành xử lý trả liệu về kho.
  3. Tình trạng vật liệu trả về kho phải nguyên vẹn cùng với chứng từ tương ứng. Vật liệu thực tế phải khớp với chứng từ. Nếu không cung cấp được chứng từ tương ứng, nhân viên kho có quyền từ chối trả liệu.
  4. Nếu vật liệu ủy thác gia công còn dư với tình trạng nguyên vẹn, chúng ta có thể tiến hàng xử lý trả về kho công ty.
  5. Mọi vật liệu trả về kho phải được lưu trữ đúng vị trí. Các chứng từ và dữ liệu liên quan cần cập nhật vào hệ thống và lưu trữ cẩn thận.
Hiện tại, quản lý vật tư đã trở thành trọng điểm trong quản lý kho, bao gồm chức năng các công đoạn: đóng gói, phân loại, sắp xếp, soạn hàng v.v… Vì vậy, chúng ta cần quy hoạch phạm vi quản lý chính xác để vật tư lun ở tình trạng được quản lý gọn gàng, đạt tới mục tiêu quản lý kho hiệu quả.

Hãy quét mã QR/Click để biết nhiều hơn về Digiwin
trên kênh YouTube tại khu vực Đông Nam Á!
Hãy quét mã QR/ Click vào link  Zalo
để được tư vấn nhiều hơn!