18 đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu quả quản lý kho!

18 ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ KHO

Vì sao mọi người luôn nhấn mạnh đến hiệu quả hoạt động mỗi khi bàn về việc quản lý kho?

Phải làm thế nào để nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng?

Trong quá trình quản lý kho, “hiệu quả hoạt động” là một tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ quản lý. Một quản lý kho mà bỏ qua hiệu quả hoạt động thì không thể gọi là có “quản lý”.

Quản lý kho, nói dễ cũng dễ, nhưng nói khó thì cũng khó.

Làm thế nào để kho hoạt động một cách khoa học,

phương pháp cải thiện sẽ bao gồm các khía cạnh sau:

HOẠT ĐỘNG CỦA KHO HÀNG

1. Bố trí SKU hợp lý

Thường xuyên kiểm tra tốc độ (tần suất) nhập xuất của SKU, và định vị lại SKU theo tốc độ (tần suất nhập xuất).

Đảm bảo các SKU có tần suất ra vào cao được lưu trữ ở vị trí thuận tiện và phù hợp với công thái học (như ngang thắt lưng, cuối lối đi).

Lưu trữ các SKU được dùng thường xuyên dưới dạng gói/bộ.

2. Tăng cường hiệu quả kết hợp giữa người và máy

Tính toán chi phí nhân công để tìm ra cơ cấu chi phí tốt nhất trong vận hành. Phải chăng bạn thường xuyên để nhiều hàng nhất có thể trong hệ thống soạn hàng (picking system)? Vậy việc đầu tư một hệ thống lưu trữ tự động sẽ giúp bạn giảm bớt số nhân công trong công tác lấy hàng, từ đó có thể phân bổ lại nguồn lực nhân viên.

3. Soạn hàng hàng loạt (nếu có điều kiện)

Soạn hàng hàng loạt cho phép nhân viên đến vị trí SKU một lần mà cùng lúc thực hiện được nhiều đơn hàng hoặc một loạt đơn đặt hàng. Chiến lược phân loại như thế giúp giảm thiểu thời gian di chuyển và số lần đến cùng một địa điểm để lấy hàng, từ đó nâng cao năng suất soạn hàng.

4. Chuẩn hóa lộ trình

Quy hoạch lộ trình rõ thông qua trình tự lấy hàng, rút ngắn thời gian đi bộ.

Việc soạn hàng theo tuần tự sẽ giãm thiểu sự đi lại không có trật tự của nhân viên, hoặc phải ghé nhiều lần đến cùng một vị trí lưu trữ để soạn đủ đơn đặt hàng.

Giảm thiểu những việc lặp đi lặp lại này có thể giúp tăng năng suất và loại bỏ việc đi bộ không cần thiết.

5. Sẵn sàng cấp thêm hàng

Việc bổ sung hàng hay không chủ yếu phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho tại khu vực lấy hàng có đáp ứng đủ nhu cầu hay không. Do đó việc bổ sung hàng hóa vào lúc nào sẽ phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho tại khu vực lấy hàng, tránh xảy ra tình trạng khi cần lấy hàng mới biết không đủ, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động soạn hàng.

Thông thường, có 3 phương pháp để bổ sung hàng: bổ sung theo lô, bổ sung định kỳ hoặc bổ sung ngẫu nhiên.

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

1. Nhóm loại hàng tồn kho

Phân nhóm tồn kho theo tần suất hoặc quy mô xuất hàng của SKU, đồng thời đảm bảo SKU khớp với phương pháp lưu trữ chính xác.

Nếu có một số hàng hóa cồng kềnh cần di chuyển nhanh, thì loại hàng đó có thể để ở các kệ hàng tại khu trước.

Còn hàng hóa vừa và nhỏ thì có thể lưu tại khu vực lưu kho tự động.

2. Ngăn ngừa thiếu hụt

Thiết đặt số lượng tồn kho an toàn tối thiểu để ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng, đồng thời tự động báo cáo sản phẩm cho phòng thu mua. Trường hợp đã có thiết đặt số lượng đặt hàng khi tồn kho xuống mức tối thiểu, bạn có thể thường xuyên theo dõi mức tồn kho và tự động nhận sản phẩm mới khi cần thiết.

3. Thống kê theo dõi

Thường xuyên theo dõi số lượng tồn kho, dù cho là tính theo tuần, tháng hay quý, việc này cũng sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối.

4. Chế độ quản lý

Xây dựng một bộ quy trình nhận/trả lại sản phẩm mới một cách rõ ràng và lập thành văn bản để tránh những đợt trả hàng lớn đột ngột và không theo kế hoạch, khiến kho hàng lộn xộn và bị quá tải.

QUẢN LÝ HIỆN TRƯỜNG

1. Thông tin sản phẩm

Sắp xếp lại kệ hàng để giảm bớt khoảng trống giữa các kệ, và lưu trữ các sản phẩm tương tự trên cùng một kệ để tạo thêm không gian lưu trữ.

2. Chuẩn hóa quy trình

Kiểm tra quy trình cơ sở, đảm bảo rằng quy trình từ khâu nhận hàng đến lưu kho, từ soạn hàng đến vận chuyển diễn ra theo một hướng. Nếu bạn không muốn nhân viên phải đi tới đi lui giữa các khu vực, một khi đã tìm thấy quy trình phù hợp, hãy chuẩn hóa nó!

3. Quản lý tinh gọn

Chỉ giữ lại những thứ cần thiết trên hiện trường để tránh tình trạng tồn đọng.
Thiết kế đủ không gian lối đi cho phương tiện của bạn, để các công cụ vận chuyển có thể đi lại dễ dàng và tìm được khoảng cách “vừa phải”, hiệu quả nhưng không lãng phí.
Loại bỏ tất cả yếu tố không an toàn có khả năng ảnh hưởng đến lối đi, để nhân viên có thể dễ dàng tìm đến SKU một cách an toàn.
Giữ cho tất cả không gian làm việc sạch sẽ, không lộn xộn để tránh làm hư hỏng hàng tồn kho và rủi ro mất hàng hóa.

QUẢN LÝ AN TOÀN

1. Nhận dạng trực quan

Dấu hiệu và nhãn mác phù hợp có thể cho bạn một nhà kho có trật tự. Muốn hướng dẫn được mọi người đồng thời giữ cho kho luôn ngăn nắp, hãy đảm bảo tem nhãn của bạn rõ ràng và dễ hiểu. Ngoài ra, cân nhắc việc dán bản đồ tầng để chỉ đường cho nhân viên, điều này có thế giúp tránh được các sự cố.

3. Đào tạo nhân viên

Cung cấp chương trình đào tạo phù hợp cho tất cả nhân viên, và được thực hiện bởi các chuyên viên hoặc nhân viên chuyên nghiệp có kỹ năng đã được chứng nhận, để giúp nhân viên điều chỉnh thái độ làm việc và chuẩn hóa các thao tác, từ đó ngăn ngừa thương tích cá nhân do vi phạm an toàn lao động.

2. Nhóm các SKU

Lưu trữ các SKU thường được lấy cùng lúc ở một địa điểm để giảm thời gian đi lại lấy hàng của nhân viên, nâng cao hiệu quả làm việc.

CÔNG CỤ HỆ THỐNG

1. Không giấy

Danh mục trên giấy sẽ dễ có sai sót và bị mất. Thông qua hệ thống quản lý, có thể thực hiện việc truy vấn, trích xuất báo cáo theo thời gian thực, thuận tiện và hiệu quả hơn.

2. Quản lý mã vạch

Sử dụng mã vạch, máy quét có thể giúp xác định/nhắc nhở một cách nhanh chóng và chính xác. Trong quá trình lấy hàng, chỉ một thao tác quét mã đơn giản đã có thể định vị hàng hóa ngay tức thì, đảm bảo tính chính xác của đơn hàng, tăng hiệu quả làm việc.

3. Quản lý nhãn

Tích hợp máy in nhãn với thùng hàng có thể cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và đơn đặt hàng. Các linh kiện có thể đánh dấu bằng mã số linh kiện, số lô, số series, số thứ tự… Cân nhắc việc đóng gói và đánh dấu các linh kiện để theo dõi hàng tồn kho trong suốt vòng đời và đồng thời giúp việc thu hồi hàng dễ dàng hơn.