Hàng tồn kho là gì? Một số người nói rằng hàng tồn kho là một khoản nợ; cũng có tiếng nói cho rằng tồn kho là cơ hội kinh doanh. Bạn đồng tình với ý kiến nào?

Hai loại tồn kho

Trên thực tế, cả hai tuyên bố trên đều đúng. Nói cách khác, tồn kho có hai loại:
Một loại là tồn kho an toàn, là tồn kho mang tính chủ động nhằm giảm bớt sự ảnh hưởng bởi những biến động về nhu cầu, kế hoạch, sản xuất và cung ứng; mục đích là cải thiện tỷ lệ hàng về kịp thời, tăng sự hài lòng của khách hàng và giành được nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho công ty.
Loại thứ hai là tồn kho ứ đọng, là tồn kho bị động do những biến động bất ngờ, chẳng hạn như khách hàng hủy đơn hàng đột ngột, logistics không lấy hàng kịp thời, thiết bị hỏng hóc đột ngột, nguyên vật liệu không có sẵn,… dẫn đến lãng phí và tăng giá thành.

(Đọc thêm: Giải pháp quản lý sức khỏe thiết bị)

Hiển nhiên, chúng ta cần áp dụng các chiến lược khác nhau cho hai loại tồn kho này. Đối với tồn kho an toàn, ta cần tính toán mức trữ và vị trí lưu trữ hợp lý, nhiều quá gây lãng phí, ít quá lại đánh mất cơ hội đơn hàng. Đối với tình trạng ứ đọng tồn kho, ta phải có phương án cắt giảm liên tục từ các khía cạnh nhu cầu, kế hoạch, hậu cần v.v..

Ngoài ra còn có các yếu tố khác như sự mất cân bằng trong cơ chế ra quyết định giữa sản xuất và bán hàng, không có khả năng dự đoán lượng tồn kho trong tương lai, sản xuất theo đơn đặt hàng (low volume high variety), đặt mức tồn kho an toàn quá thận trọng, cập nhật thông tin quá chậm hoặc sổ sách không khớp thực tế, tất cả đều có thể dẫn đến vấn đề tồn kho không chính xác hoặc cao quá mức.

Kết hợp lại sẽ được thể hiện như hình:

Bảng phân loại nguyên nhân và cấp bậc

Khi đã có phân loại tồn kho và nguyên nhân dẫn đến tồn kho, vậy câu hỏi đặt ra là, làm cách nào để giảm tồn kho? Đừng vội “làm ngay làm vội”, hãy tìm ra nguyên nhân chính gây tồn kho thông qua các phương pháp phân tích phù hợp, sau đó tiến hành giảm tồn kho một cách có mục tiêu, có kế hoạch, có phương pháp và có quyết tâm.

Phương pháp phân tích theo 05 bước

Bước 1: Đánh giá các nguyên nhân có tác động lớn đến hàng tồn kho và có nhiều không gian để cải thiện. Việc này đòi hỏi phải phân loại các nguyên nhân theo thứ bậc, như minh họa trong hình bên dưới:

Ma trận mức độ ảnh hưởng và tính nghiêm trọng

Trong đó:

• Mức độ nghiêm trọng: xác suất xảy ra sự cố hoặc khoảng cách với các tiêu chuẩn của ngành, đo lường khả năng cải tiến.
• Mức độ tác động: tác động đến các chỉ số năng suất, bao gồm cơ hội kinh doanh, số lượng hàng tồn kho, tuổi kho và tỷ lệ hàng tồn đọng.
• Nguyên tắc ABC: áp dụng theo mức độ S (nhỏ), M (vừa), L (lớn).
• Để trống đối với yếu tố không có tác động.

Kết quả đầu ra là thứ hạng mức ưu tiên đóng góp, như được thể hiện trong hình:

Bước 3: Giảm hàng tồn kho đòi hỏi phải đầu tư nguồn lực và thời gian. Vì vậy, ngoài việc xem xét giảm số lượng, ta cũng phải xem xét mức độ phức tạp của việc giải quyết vấn đề. Vì vậy, chúng ta cần đánh giá hướng cải tiến, độ khó và thời gian:

Trong đó:

• Mức độ khó/dễ: có thể đánh giá từ khía cạnh vốn đầu tư, yêu cầu về năng lực;
• Thời gian chia theo: ngắn hạn (giải quyết trong 3 tháng), trung hạn (4-12 tháng), dài hạn (trên 12 tháng)
• Khía cạnh tiềm ẩn: là vấn đề khó quá chưa thể giải quyết.

Kết quả đầu ra:

Trong đó, ta chia các cơ hội giảm hàng tồn kho khác nhau thành bốn góc phần tư, bao gồm:

• Ưu tiên: các cơ hội giảm tồn kho dễ thực hiện được và mang lại kết quả lớn, ưu tiên làm trước;
• Thành công nhanh chóng: cơ hội giảm hàng tồn kho có kết quả nhỏ nhưng có thể hoàn thành nhanh chóng;
• Chiến lược: đòi hỏi đầu tư lớn và nỗ lực lâu dài nhưng có thể đạt được kết quả lớn;
• Không quan trọng: cơ hội giảm tồn kho đòi hỏi đầu tư lớn, chu kỳ dài và hiệu quả thấp, có thể làm hoặc không làm.

Ngoài bốn góc phần tư này, còn nhớ những cơ hội tiềm ẩn hiện đang không gây ra vấn đề gì không? Tức là những cơ hội có mức tác động bằng 0, mặc dù hiện tại chúng không gây ra vấn đề về hàng tồn kho, nhưng vấn đề có thể phát sinh nếu tình hình cung cầu thay đổi đáng kể trong tương lai.
Vì vậy, chúng ta cần thiết lập chỉ số KPIs tương ứng để theo dõi các cơ hội này, nhằm sớm đưa ra các biện pháp đo lường. Đối với những vấn đề không có cách giải quyết, ta chỉ có thể bỏ qua và phân loại vào nút thắt. Đến đây thì chúng ta đã hoàn thành việc phân tích, phân loại theo cấp bậc về các cơ hội giảm hàng tồn kho.

Bước 5: Xây dựng các kế hoạch cải tiến nguyên nhân gây tồn kho từ các khía cạnh chỉ số KPIs, người chịu trách nhiệm, đầu tư, v.v. và theo dõi chúng thường xuyên.
(Kế hoạch cải tiến không nên bị cô lập mà phải tương quan với quản lý nhu cầu, quản lý kế hoạch, quản lý cung ứng, quản lý chất lượng tổng thể, sản xuất tinh gọn, v.v.)
Ngoài ra, đối với hàng tồn đọng đã được tạo ra, cần được xác định và xử lý càng sớm càng tốt. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ có phương hướng rõ ràng hơn trong việc quản lý tồn kho và duy trì nó ở mức hiệu quả.