5 bước phân tích & xây dựng chiến lược giảm tồn kho sản xuất
5 bước phân tích & xây dựng chiến lược giảm tồn kho sản xuất
Bài viết này trình bày phương pháp phân tích 5 bước — từ đánh giá mức ảnh hưởng, xếp hạng ưu tiên, đến xây dựng ma trận chiến lược và kế hoạch hành động.
BỐI CẢNH · GIẢM TỒN KHO
Ưu tiên xử lý nguyên nhân nào trước?
Khi đã xác định được nguyên nhân khiến tồn kho nhà máy tăng cao (xem bài: Nguyên nhân tồn kho cao trong nhà máy sản xuất), câu hỏi tiếp theo là: ưu tiên xử lý nguyên nhân nào trước?
Đừng vội “làm ngay làm vội” — hãy tìm ra nguyên nhân chính gây tồn kho thông qua phương pháp phân tích có hệ thống, sau đó tiến hành giảm tồn kho một cách có mục tiêu, có kế hoạch, có phương pháp và có quyết tâm.
Bài viết này trình bày phương pháp phân tích 5 bước — từ đánh giá mức ảnh hưởng, xếp hạng ưu tiên, đến xây dựng ma trận chiến lược và kế hoạch hành động.
PHƯƠNG PHÁP · 5 BƯỚC
Phương pháp phân tích theo 5 bước
Bước 1 — Đánh giá nguyên nhân theo mức ảnh hưởng và nghiêm trọng
Đánh giá các nguyên nhân có tác động lớn đến hàng tồn kho và có nhiều không gian để cải thiện. Việc này đòi hỏi phải phân loại các nguyên nhân theo thứ bậc.
- Mức độ nghiêm trọng: xác suất xảy ra sự cố hoặc khoảng cách với các tiêu chuẩn của ngành, đo lường khả năng cải tiến.
- Mức độ tác động: tác động đến các chỉ số năng suất, bao gồm cơ hội kinh doanh, số lượng hàng tồn kho, tuổi kho và tỷ lệ hàng tồn đọng.
- Nguyên tắc ABC: áp dụng theo mức độ S (nhỏ), M (vừa), L (lớn). Để trống đối với yếu tố không có tác động.
| Nguyên nhân | Mức nghiêm trọng | Mức ảnh hưởng |
|---|---|---|
| Dự báo không chính xác | Lớn | Lớn |
| Biến động đơn hàng | Nhỏ | Lớn |
| Thiếu năng lực vận chuyển | Nhỏ | Trung |
| Thời gian vận chuyển dài | Nhỏ | Nhỏ |
| Không đủ bộ | Không | — |
| SX > kế hoạch | Không | — |
| Nhịp SX không ổn định | Nhỏ | Nhỏ |
| Cơ chế quyết định không phù hợp | Không | — |
| Không thể dự đoán tồn kho | Vừa | Trung |
| SL ít, đa chủng loại | Vừa | Nhỏ |
| Đặt tồn kho quá cao | Vừa | Lớn |
| Thông tin cập nhật chậm | Nhỏ | Nhỏ |
Nếu bạn chưa đọc phần phân loại nguyên nhân chi tiết, xem bài: Nguyên nhân tồn kho cao trong nhà máy sản xuất
BƯỚC 2 · MA TRẬN ƯU TIÊN
Bước 2 — Xây dựng ma trận ưu tiên và xếp hạng đóng góp
Xây dựng ma trận theo yếu tố mức tác động ở trục hoành và mức nghiêm trọng ở trục tung. Kết quả đầu ra là thứ hạng mức ưu tiên đóng góp.
Trục X = Mức nghiêm trọng (Nhỏ → Vừa → Lớn), Trục Y = Mức ảnh hưởng (Nhỏ → Vừa → Lớn)
- Dự báo không chính xác
- Đặt tồn kho quá cao
- Biến động đơn hàng
- Không thể dự đoán tồn kho
- Thiếu năng lực vận chuyển
- Số lượng ít, đa chủng loại
- Thời gian vận chuyển dài
- Nhịp sản xuất không ổn định
- Thông tin cập nhật chậm
BƯỚC 3 · HƯỚNG CẢI TIẾN
Bước 3 — Đánh giá hướng cải tiến, độ khó và thời gian
Giảm hàng tồn kho đòi hỏi phải đầu tư nguồn lực và thời gian. Vì vậy, ngoài việc xem xét giảm số lượng, ta cũng phải xem xét mức độ phức tạp của việc giải quyết vấn đề.
- Mức độ khó/dễ: đánh giá từ khía cạnh vốn đầu tư, yêu cầu về năng lực.
- Thời gian: ngắn hạn (giải quyết trong 3 tháng), trung hạn (4-12 tháng), dài hạn (trên 12 tháng).
- Khía cạnh tiềm ẩn: vấn đề khó quá chưa thể giải quyết.
| Nguyên nhân | Hướng cải thiện | Độ khó | Thời gian |
|---|---|---|---|
| Dự báo không chính xác | Đặt KPI cho người chịu trách nhiệm | Vừa | Trung hạn |
| Đặt tồn kho quá cao | Điều chỉnh logic đặt tồn kho an toàn, thực hiện kế hoạch nhập hàng theo cơ chế tuần hoàn nhiều đơn hàng, tần suất cao và lô hàng nhỏ | Nhỏ | Ngắn hạn |
| Không thể dự đoán tồn kho | Ứng dụng hệ thống dự báo tồn kho | Vừa | Dài hạn |
| Thiếu năng lực vận chuyển | Tích hợp dữ liệu giữa các đơn vị | Nhỏ | Ngắn hạn |
| Số lượng ít, đa chủng loại | Chuẩn hoá dữ liệu | Lớn | Dài hạn |
| Nhịp SX không ổn định | Sản xuất tinh gọn, xu hướng cải thiện | Vừa | Ngắn hạn |
| Thông tin cập nhật chậm | Ứng dụng và tối ưu hệ thống | Vừa | Trung hạn |
- Đặt tồn kho quá cao
- Thiếu năng lực vận chuyển
- Nhịp sản xuất không ổn định
- Dự báo không chính xác
- Thông tin cập nhật chậm
- Không thể dự đoán tồn kho
- Số lượng ít, đa chủng loại
- Biến động đơn hàng
- Thời gian vận chuyển dài
Sẵn sàng tối ưu hóa nhà máy của bạn?
Bạn muốn áp dụng phương pháp 5 bước cho nhà máy của mình? Chuyên gia Digiwin có thể hỗ trợ đánh giá hiện trạng và xây dựng lộ trình cải tiến tồn kho phù hợp.
BƯỚC 4 · MA TRẬN CHIẾN LƯỢC
Bước 4 — Xây dựng ma trận chiến lược giảm tồn kho
Xây dựng ma trận chiến lược giảm tồn kho theo yếu tố sự đóng góp vào trục tung và độ phức tạp trên trục hoành. Chia các cơ hội giảm hàng tồn kho thành bốn góc phần tư:
Trục X = Độ phức tạp (Ít/Nhỏ → Lớn), Trục Y = Độ cống hiến (Ít/Nhỏ → Nhiều)
Đóng góp nhiều, chưa gây vấn đề
- Tỉ lệ đủ bộ
- Sản xuất > kế hoạch
- Cơ chế ra quyết định
Không có giải pháp rõ ràng
- Biến động đơn hàng
- Thời gian vận chuyển dài
- Ưu tiên: cơ hội giảm tồn kho dễ thực hiện và mang lại kết quả lớn, ưu tiên làm trước.
- Thành công nhanh chóng: kết quả nhỏ nhưng hoàn thành nhanh chóng.
- Chiến lược: đòi hỏi đầu tư lớn và nỗ lực lâu dài nhưng có thể đạt kết quả lớn.
- Không quan trọng: đầu tư lớn, chu kỳ dài, hiệu quả thấp — có thể làm hoặc không.
Ngoài bốn góc phần tư này, cần lưu ý những cơ hội tiềm ẩn — hiện chưa gây vấn đề nhưng có thể phát sinh nếu tình hình cung cầu thay đổi. Cần thiết lập KPI tương ứng để theo dõi. Đối với những vấn đề không có cách giải quyết (nút thắt), chỉ có thể theo dõi và phân loại riêng.
BƯỚC 5 · KẾ HOẠCH KPI
Bước 5 — Xây dựng kế hoạch cải tiến với KPI
Xây dựng các kế hoạch cải tiến nguyên nhân gây tồn kho từ các khía cạnh: chỉ số KPI, người chịu trách nhiệm, mức đầu tư, và theo dõi thường xuyên.
Kế hoạch cải tiến không nên bị cô lập mà phải tương quan với quản lý nhu cầu, quản lý kế hoạch, quản lý cung ứng, quản lý chất lượng tổng thể, sản xuất tinh gọn, v.v.
Ngoài ra, đối với hàng tồn đọng đã được tạo ra, cần được xác định và xử lý càng sớm càng tốt.
GỢI Ý CHO BẠN · BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Góc nhìn bổ trợ về quản lý kho bãi
Tổng hợp các bài viết chia sẻ kinh nghiệm, chỉ số đánh giá và đề xuất cải tiến thực tế được nhiều nhà quản lý sản xuất quan tâm.
10 chỉ tiêu quản lý tồn kho, bạn áp dụng bao nhiêu?
Kiểm tra các KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả tồn kho của bạn
18 đề xuất cải tiến nâng cao hiệu quả quản lý kho
Quản lý kho không chỉ là sắp xếp hàng hóa. Bài viết tổng hợp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng cho doanh nghiệp của bạn.
Giải pháp WMS - Hệ thống quản lý kho thông minh
Tìm hiểu cách chuẩn hóa dữ liệu nhập/xuất/tồn, mã vạch, nhãn và truy xuất kho.
tư vấn miễn phí
