Lập kế hoạch nguyên vật liệu là việc phân tích trước nhu cầu nguyên vật liệu nhằm hoạch định tình trạng nhu cầu nguyên vật liệu, từ đó có sự điều độ hợp lý tiến độ của quá trình sản xuất hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Quy trình lập kế hoạch nguyên vật liệu:

1. Kế hoạch bán hàng;
2. Kế hoạch tồn kho thành phẩm;
3. Kế hoạch sản xuất;
4. Kế hoạch phân tích nguyên liệu cần dùng;
5. Kế hoạch kiểm kê vật tư;
6. Kế hoạch yêu cầu vật liệu;
7. Mua vật liệu;

Kiểm soát nguyên liệu bao gồm những bước nào?

1. Tiến hành phân tích nguyên vật liệu: Căn cứ theo bảng kế hoạch sản xuất, điền vào bảng phân tích nguyên vật liệu để tính lượng nguyên vật liệu tiêu chuẩn cần thiết
2. Tra cứu, xác nhận tồn kho
3. Tìm hiểu phương thức đặt hàng: đặt hàng thông thường định kỳ / đặt hàng tại điểm cố định
4. Điền phiếu yêu cầu vật liệu
5. Yêu cầu vật liệu và đơn đặt hàng
6. Kiểm soát tiến độ vật liệu
7. Kiểm tra nhập kho
8. Chuẩn bị nguyên liệu để sản xuất

Việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu có thể chia thành ba giai đoạn: quản lý lãnh dùng nguyên vật liệu trước sản xuất, quản lý việc sử dụng trong quá trình sản xuất và quản lý hoàn trả nguyên vật liệu sau sản xuất.

Việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu giúp cho nguyên vật liệu được lãnh, dùng theo đúng nhu cầu, không gây lãng phí.

1. Quản lý lãnh dùng

Việc quản lý lãnh liệu, xuất kho vật tư có thể giúp kiểm soát số lượng vật tư ra khỏi kho và đảm bảo số lượng được phân phối đáp ứng nhu cầu sản xuất và sử dụng.

• Điền phiếu lãnh vật liệu: người lãnh vật liệu điền phiếu và lãnh dùng các vật liệu theo nhu cầu sản xuất hàng ngày.
• Kiểm duyệt phiếu lãnh liệu: bộ phận kiểm duyệt đối chiếu vật liệu cần lãnh có phù hợp định mức và kế hoạch sản xuất liên quan hay không, sau đó điền số lượng thực lãnh.
• Xuất kho vật tư: Nhân viên kho vật tư kiểm tra xem vật tư cần phát có trong kho không, sau đó ký vào cột xuất vật tư, điền rõ mã số của nhà sản xuất và mã số vật tư.
• Xử lý việc lãnh liệu quá mức: Khi bộ phận sản xuất nộp đơn yêu cầu quá mức thì cần phải giải thích lý do, nhân viên quản lý kiểm soát vật tư sẽ tiến hành xác thực và đưa quyết định tùy theo tình hình.

2. Quản lý sử dụng

Việc sử dụng nguyên vật liệu được thực hiện theo những nguyên tắc cơ bản của sử dụng, và có chế độ quản lý hạn ngạch đối với nguyên vật liệu, có 3 điểm quy định về quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, cụ thể như sau:

• Trước khi sử dụng: Kỹ thuật viên vật liệu cần kiểm tra tên sản phẩm, thông số kỹ thuật, số lô, số lượng và giấy chứng nhận hợp quy, để xác nhận rằng nó đạt yêu cầu chất lượng, và căn cứ hạn mức tiêu hao vật liệu để chuẩn bị vật liệu theo lô.
• Trong khi sử dụng: nguyên vật liệu nên được sử dụng theo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước”, cần phải xử lý cẩn thận (nhấc nhẹ nhàng đặt nhẹ nhàng) khi sử dụng nguyên liệu; Trường hợp hết nguyên vật liệu, vì việc sử dụng sản phẩm thay thế chỉ được thực hiện sau khi nhân viên QC, nhân viên kỹ thuật xác nhận theo quy trình được công ty quy định; Việc quản lý định mức tiêu thụ phải được thực hiện nghiêm túc trong quá trình sản xuất, một số nguyên vật liệu vượt định mức phải được đề xuất bởi Giám đốc phân xưởng sản xuất và được Giám đốc sản xuất phê duyệt thì mới được sử dụng.
• Sau khi sử dụng: thành phẩm sản xuất tại xưởng sau khi thông qua kiểm tra thì làm thủ tục nhập kho ngay, sản xuất ngay trong ngày sẽ được nhập kho ngay trong ngày; Sau khi hoàn công hoặc thay đổi kế hoạch, nguyên vật liệu còn thừa, không cần sử dụng trong vòng ba ngày thì phải làm thủ tục hoàn vật liệu; Sản phẩm bị lỗi và phế liệu thì cần được tập hợp và trả lại cho Phòng Quản lý Vật tư mỗi ngày.

3. Quản lý vật tư hoàn trả

Công tác xử lý hoàn trả vật liệu đối với các nguyên vật liệu thừa hoặc bị lỗi có thể giúp giảm bớt những tổn thất không đáng có.

Quy trình hoàn trả các vật liệu khác nhau được thực hiện như sau:

• Trả nguyên vật liệu thừa: Chuyên viên kiểm tra chất lượng sẽ kiểm nghiệm nguyên vật liệu còn thừa, xác nhận đạt yêu cầu thì Bộ phận sản xuất lập phiếu trả NVL, trưởng bộ phận phê duyệt xong thì chuyển về bộ phận kho.
• Trả vật tư hỏng hóc: Nếu vật tư hư hỏng không sử dụng được thì phải lập phiếu báo cáo vật tư xấu và trả lại bộ phận kho để tiêu hủy sau khi được trưởng bộ phận phê duyệt.
• Hoàn trả phế liệu: Phế liệu còn sót lại trong quá trình sản xuất nhưng còn giá trị sử dụng thì sẽ lập báo cáo phế liệu, và trả lại bộ phận kho sau khi được trưởng bộ phận phê duyệt.

Quản lý tồn kho nguyên vật liệu là việc duy trì và kiểm soát chính nguyên vật liệu đó, để đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu trong kho.

Trong trường hợp bình thường, có ba nhiệm vụ quan trọng trong quản lý kho vật liệu:

Quản lý việc sắp xếp nguyên vật liệu: thống nhất và tiêu chuẩn hóa mã số vị trí lưu trữ và tiêu chuẩn xếp nguyên liệu; Đề xuất xếp chồng theo năm năm để đạt được hiệu quả cái nhìn trực quan (lướt qua sẽ biết số lượng); Thống kê hàng tháng số lượng nguyên vật liệu trong kho.

Bảo trì vật liệu: Trong quá trình lưu trữ vật liệu, cần kiểm tra định kỳ và thực hiện tốt nguyên tắc “5 không và 6 phòng ngừa”. 5 không gồm: Không thối rửa biến chất, không hư tổn mất mát, không rủi ro, không tạp chất bụi bẩn, không chuột gián, và 6 phòng chống: chống ẩm, chống đông, chống đè nén, chống ẩm mốc, chống cháy, chống trộm.

Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu: sử dụng phương pháp phân loại vật liệu ABC để thực hiện việc phân tích nguyên vật liệu. Kiểm soát tồn kho theo loại để đặt mua loại vật liệu theo định lượng hay định kỳ.

Quản lý kiểm kê nguyên vật liệu: tiến hành kiểm kê toàn diện định kỳ vào giữa và cuối năm để nắm bắt kịp thời thực trạng và chi phí tồn kho; Thực hiện kiểm kê theo khu vực vào mỗi tuần, kiểm tra chất lượng và thời hạn của nguyên vật liệu, để phát hiện kịp lúc nguyên vật liệu hết hạn và nguyên vật liệu ứ đọng; Khi có thay đổi thì phải kiểm đếm lại nguyên vật liệu, kiểm tra xem số lượng có chính xác không, tem nhãn có đầy đủ không, nội dung có hoàn chỉnh không.