Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp viết tắt là hệ thống ERP, là một hệ thống thông tin theo định hướng kế toán, được dùng theo phương thức mô đun hóa để tiếp nhận, sản xuất, phân phối và kết toán các đơn đặt hàng khách hàng thông qua các nguồn tài nguyên doanh nghiệp.

Nếu chuyển khái niệm ERP thành hệ thống dữ liệu thông tin, có thể phân loại theo chức năng hệ thống. Thông thường nói theo ngôn ngữ hệ thống ERP thì có những chức năng sau: hệ thống quản lý dữ liệu cơ bản và duy trì quản lý, hệ thống quản lý tồn kho, hệ thống nhập hàng thu mua, hệ thống bán hàng, hệ thống tài vụ, hệ thống nhân sự, hệ thống quản lý sản xuất v.v…Thêm nữa tùy vào tình trạng sản xuất doanh nghiệp mà có thêm những hệ thống phụ khác như: hệ thống mậu dịch đa phương, hệ thống quy trình phân phối/quầy trưng bày của cửa hàng…Trong phần này chỉ xin trích dẫn một phần của hệ thống quản lý, để chúng ta hiểu việc sử dụng hệ thống quản lý ERP.

Giới thiệu chức năng cơ bản hệ thống ERP

1.Dữ liệu cơ bản và dữ liệu duy trì

Hệ thống phụ này duy trì và quản lý những dữ liệu cơ bản dùng chung cho các hệ thống khác, việc thiết lập dữ liệu và tra tìm các tham số chung thông dụng, phân chia quyền hạn, các loại đơn trong hệ thống, mã chương trình, kết cấu dữ liệu, quản lý người dùng… đều tập trung tại đây, hỗ trợ cho người quản lý sử dụng càng nắm bắt hiểu rõ chỉnh thể kết cấu hệ thống và các thao tác thường dùng.

2. Hệ thống quản lý nhập hàng thu mua

Hệ thống phụ này chủ yếu nhằm vào lưu trình thu mua doanh nghiệp, ví dụ làm sao để quản lý các nhà cung ứng, thao tác thu mua, cùng với thao tác nhập hàng nghiệm thu, cung cấp thao tác xử lý một cách hoàn thiện và tự động hóa.

3.Quản lý tồn kho

Mục đích của quản lý tồn kho là để lưu trữ số lượng thích hợp các nguyên phụ liệu, hàng tồn kho không đầy đủ hoặc quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, và công việc cơ bản quản lý hàng tồn kho là ngoài ghi nhận, duy trì dữ liệu xuất nhập kho, quan trọng hơn là cung cấp kịp thời tất cả các báo cáo có liên quan để các nhà quản lý hiểu được tình hình xuất nhập tồn kho, từ đó đưa ra quyết định thích hợp, chẳng hạn như đặt mua hoặc thanh lý hàng tồn kho.

4. Quản lý phân phối  kinh doanh

Quản lý phân phối chủ yếu nhằm vào lưu trình xử lý đơn đặt hàng và thao tác xuất hàng của doanh nghiệp, chẳng hạn như sản xuất xử lý đơn hàng, quản lý giá, xử lý điều chỉnh giá thành, tra tìm những nội dung liên quan đến đơn đặt hàng (quản lý tín dụng khách hàng, lịch sử giao dịch) và những ghi nhận, cập nhật dữ liệu biến động, cung cấp thao tác xử lý hoàn chỉnh và tự động hóa, tăng cường khả năng nắm bắt tình hình tiêu thụ của doanh nghiệp và phản ứng kịp thời.

5.Quản lý sản xuất

Hệ thống ERP về mặt quản lý sản xuất thường cung cấp quản lý kết cấu sản phẩm, quản lý nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định nhu cầu hàng loạt, quản lý công đoạn sản xuất cùng với tính năng tính giá thành sản phẩm, nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong sản xuất.

6.Quản lý tài vụ

Quản lý tài vụ có thể phân thành: hệ thống quản lý công nợ phải thu, phải trả, sổ kế toán, bút toán tự động, chi phiếu, thuế doanh nghiệp, hệ thống quản lý chi phí, tất cả 6 bộ phận cấu thành. Do quy trình tuần hoàn kế toán phát sinh các giao dịch thường ngày, dựa vào các chứng từ để hoạch toán, ghi vào sổ nhật ký, đưa vào bảng phân loại chi tiết, và cho ra các loại hình báo cáo tài chính định kì, đến cuối tháng sẽ chuyển vào tổng kết sổ sách, các công việc như định khoản, tính toán, lập biểu, kết chuyển thông qua sự hỗ trợ của các thao tác trong hệ thống quản lý tài vụ để, có thể nhanh chóng nắm bắt được chi phí vận hành của doanh nghiệp, và đưa ra chiến lược tài chính tương quan.

7. Hệ thống quản lý nhân sự/công việc hàng ngày

Hệ thống quản lý nhân sự/công việc hàng ngày thường phân thành hệ thống quẹt thẻ, tiền lương nhân sự và tài sản cố định, chủ yếu thông qua việc quản lý dữ liệu thông tin, nhằm giảm thiểu sai sót phát sinh do nhân viên thực hiện thủ công. Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương chủ yếu quản lý số ngày chuyên cần nhân viên (thông qua hệ thống quẹt thẻ cung cấp), tính toán và lưu trữ tiền tăng ca, tiền thưởng chuyên cần và các loại phụ cấp khác, các loại bảo hiểm, thuế TNCN phải nộp v.v. Hệ thống quản lý tài sản cố định chủ yếu quản lý các trang thiết bị và tài sản khác, tính toán trích khấu hao, cải tiến, đánh giá lại, báo phế, bán tài sản, điều chỉnh, chuyển ra ngoài… nhằm tránh việc thất thoát tài sản, để việc kiểm kê không còn là vấn đề khó khăn nữa.

8. Quản lý hỗ trợ ra quyết sách

Quản lý hỗ trợ ra quyết sách định hướng dựa vào các phân tích, thông thường dựa vào các phương diện hàng tồn, doanh thu, tài chính, lương bổng và sản xuất… ứng dụng công cụ phân tích OLAP, cung cấp hình ảnh giao diện bình dị và hình thức thao tác kéo thả đơn giản, để người dùng có thể tự thiết lập góc độ và nội dung phân tích, nhanh chóng và dễ dàng có được thông tin phân tích hoàn chỉnh và toàn diện, làm cơ sở tham khảo cho việc ra quyết sách.

9. Hệ thống xuất khẩu

Lưu trình giao dịch xuất khẩu tương đối phức tạp, đặc biệt là mối liên quan, tính trùng lặp giữa các giấy tờ xuất khẩu, càng gia tăng tỷ lệ sai sót từ việc viết tay thủ công, và làm cho hiệu quả giảm xuống, vì vậy việc quản lý đối với các loại giấy tờ và tiến độ xuất khẩu vô cùng quan trọng, hệ thống quản lý xuất khẩu đã trợ giúp thiết lập nhanh chóng và chính xác chứng từ PROFORMA INVOICE, PACKING LIST cùng các loại giấy tờ liên quan khác; đồng thời giám sát quản lý tình trạng L/C, giảm thiểu cơ hội phát sinh nợ xấu, tăng cường chức năng quản lý L/C; ngoài ra đối với chức năng thông báo vận chuyển và kết sổ chi phí xuất khẩu, từ khi nhận đơn, xác nhận đơn ủy thác, phiếu thông báo xuất hàng, phiếu bán hàng cho đến phiếu kết sổ, đều có thể tự động đem ra dữ liệu tương quan nhằm giảm thiểu gánh nặng và đơn giản hóa việc giám sát các quy trình nhập thủ công.

10. Hệ thống nhập khẩu

Giao dịch nhập khẩu có mối liên hệ với việc cung ứng nguyên vật liệu cho các doanh nghiệp, vì thế dựa trên mối liên hệ đó mà thắt chặt quản lý, nhằm giảm thiểu sai sót tiến độ nhập hàng, nhập hàng trễ có thể làm ảnh hưởng tiến độ sản xuất hay giao hàng không kịp, dẫn đến khách hàng phàn nàn hay những vấn đề khác phát sinh. Hệ thống nhập khẩu trợ giúp thanh khoản trước số tiền đặt mua nguyên vật liệu, SHIPPING INSTRUCTION (S/L) và chứng từ khai báo hải quan, bao gồm các thao tác quản lý, kết sổ công nợ, tính toán giá thành nhằm giảm thiểu gánh nặng và đơn giản hóa việc giám sát các quy trình nhập thủ công.

Từ những nội dung trên chúng ta đã nắm bắt phần nào chức năng cơ bản của hệ thống ERP, nhưng những ngành nghề sản xuất không giống nhau, thậm chí quy mô doanh nghiệp không giống nhau, thậm chí cùng là doanh nghiệp có tính chất cạnh tranh giống nhau cũng có thể sở hữu các mô hình doanh nghiệp khác nhau. Doanh nghiệp phải tự đánh giá và lựa chọn ERP như thế nào để phù hợp với doanh nghiệp cho chính mình?

Nếu có bất kỳ ý kiến đóng góp về bài đăng xin vui lòng liên chúng tôi. Tư liệu này cũng cho phép việc trích dẫn, với điều kiện ghi rõ nguồn (công ty trách nhiệm hữu hạn phần mềm DIGIWIN và link đến bài này)

｜Vì sao doanh nghiệp cần chuyển sang ứng dụng ERP?｜Hệ thống ERP là gì? ｜
Làm sao để lựa chọn hệ thống ERP thích hợp?｜Làm sao chuyển đổi sang ERP?｜

Digiwin Software Việt Nam

Zalo Official Account

Tìm hiểu thêm:

>> Chuyển đổi số | 3 trọng tâm trong việc giám sát tức thì từ mạng lưới thiết bị

>> Chuyển đổi số| 7 lợi thế của giám sát mạng thiết bị từ xa

>> Chuyển đổi số | 5 vấn đề về quản lý & giám sát dây chuyền sản xuất từ xa