Làm sao chuyển đổi sang ERP?
Lựa chọn phương thức đưa vào sử dụng ERP
Do là hệ thống ERP của mỗi công ty phần mềm cung cấp đều có mức độ phức tạp về kết cấu hệ thống, sửa chữa, cài đặt riêng của nó, cộng với sự khác biệt về điều kiện nhu cầu của chính các doanh nghiệp, cho nên không có một phương thức nào cố định để đưa vào sử dụng, nhưng trong quá trình doanh nghiệp đưa vào sử dụng ERP “Cố vấn thông tin” có ảnh hưởng rất quan trọng đối với sự thành công đưa vào sử dụng hệ thống. Thông thường, cố vấn cần phải nắm rõ phương thức vận hành của doanh nghiệp, có trình độ nhất định về mặt hệ thống của ngành chỉ định mới có thể hỗ trợ các doanh nghiệp tìm ra lưu trình thích hợp với mô hình vận hành của doanh nghiệp đó khi đưa vào sử dụng hệ thống. Chính vì thế, nếu như công ty phầm mềm ERP mà doanh nghiệp đã chọn có thể cung cấp cố vấn phục vụ công tác đưa vào sử dụng thì đối với doanh nghiệp đó mà nói, đương nhiên là sự lựa chọn tốt nhất, tuy nhiên bất luận là lựa chọn công ty, công ty cố vấn quản lý doanh nghiệp hay là công ty đó tự lên kế hoạch để đổ hệ thống vào thì đại khái có thể phân thành 3 phương thức:
Thứ 1: đưa vào mang tính toàn diện
Cách làm là đưa tất cả các hệ thống mà công ty đang có, để trực tiếp chuyển đổi sang sử dụng toàn bộ hệ thống ERP để liên kết tất cả bộ phận hành chánh hoặc các bộ phận có liên quan, với sự thay đổi lớn như vậy, điều chỉnh phương thức hoạt động và biên chế nhân viên, đồng thời đạt được mục tiêu tái cơ cấu lại lưu trình của doanh nghiệp. Nếu như doanh nghiệp không có kế hoạch tốt trước đó thì họ phải đối mặt với nguy cơ thất bại rất cao, thậm chí có thể dẫn tới doanh nghiệp lâm vào tình trạng khủng hoảng nghiêm trọng, phía sau đó là sự đối mặt với sự lỗ vốn vì giá thành rất cao.
Thứ 2: đưa vào từng bước
Nếu như đem các nguy hiểm của việc đổ hệ thống vào được xem là điều cần phải suy nghĩ đầu tiên, thì lựa chọn chủ yếu 1 đơn vị hành chính hoặc 1 bộ phận chức năng của doanh nghiệp để đưa tất cả module cần thiết đưa vào sử dụng toàn bộ, đợi sau khi các hệ thống này được vận hành lưu loát thì mới tiến hành đổ vào mang tính toàn diện. Do đó có thể giảm bớt các nguy cơ thất bại. Đồng thời có thể tích lũy kinh nghiệm và tài nguyên khi đưa vào sử dụng, cũng như có thể tiết kiệm được lượng lớn chi phí của việc chuyển đổi hệ thống. Nhưng, doanh nghiệp cần phải bỏ ra khoảng thời gian chờ đợi tất cả các đơn vị hành chính và bộ phận chức năng sau khi đổ hệ thống vào, thì nội bộ doanh nghiệp phải mất một khoảng thời gian lâu dài mới có một hệ thống ERP hoàn chỉnh.
Thứ 3: đưa vào nhanh chóng
Doanh nghiệp dựa theo yêu cầu công việc, quản lý của bất kỳ bộ phần nào để quy hoạch, lựa chọn các module cần đổ vào như quản lý kế toán, nhân sự, sản xuất, hệ thống phân phối… đợi sau này khi có nhu cầu thì mới đổ vào các chức năng khác, như thế mới có thể nhanh chóng đạt được mục đích đưa vào sử dụng. Nhưng đằng sau đó cũng mang lại nguy cơ do sự thiếu quy hoạch tổng thể, bởi vì đổ duy nhất 1 module vào mà thiếu đi sự điều phối tổng thể với các phòng ban khác, tầm nhìn bị giới hạn bởi chỉ việc đổ vào một module duy nhất, tương lại nếu có nhu cầu đổ vào các module khác thì sẽ đối mặt với chi phí rủi ro của việc bắt đầu lại công tác quy hoạch.
Quá trình đưa vào sử dụng ERP
Phần trên chúng ta đã nói rõ về 3 phương thức đổ vào không giống nhau. Bất luận doanh nghiệp lựa chọn phương thức nào thì các bước đổ vào của nó cũng có thể phân thành 4 giai đoạn là: giai đoạn kế hoạch dự án, giai đoạn hướng dẫn sử dụng, giai đoạn thử thao tác của lưu trình, giai đoạn chính thức đưa vào sử dụng, có thể tham khảo mô hình các bước chuyển đổi ERP để hiểu rõ quá trình và từng bước thực hiện việc đưa vào sử dụng của hệ thống.
1. Giai đoạn kế hoạch dự án
Doanh nghiệp cần phải lập thành tổ dự án cho việc đưa vào hệ thống ERP, bởi vì công việc đưa vào ERP cần phải có sự tham gia hỗ trợ với sự vận hành của toàn bộ các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp chứ không phải là nhiệm vụ riêng của mỗi bộ phận IT, nhóm này cần phải có kiến thức chuyên sâu về lưu trình hiện tại của công ty, để tiện sửa chữa các yêu cầu về thao tác và lưu trình hệ thống, đồng thời cùng với cố vấn thông qua phương thức phân công chuyên trách đối với tiến độ dự án, cơ cấu tổ chức, quy trình tổng thể, ứng dụng các mẫu báo biểu… nhằm nâng cao chất lượng tin học hóa và hiệu suất công việc của doanh nghiệp.
2. Giai đoạn hướng dẫn sử dụng
Nhằm tạo điều kiện cho người sử dụng làm quen với hệ thống, để tạo thuận tiện cho việc chính thức sử dụng sau này, nhà cung cấp ERP phải cung cấp tài liệu giảng dạy hệ thống cho các các thành viên của nhóm dự án hoặc người sử dụng chủ yếu, để tìm hiểu đặc tính và lợi ích của ERP. Nhằm chuẩn bị những hạt giống huấn luyện cho dự án đưa vào ERP ứng dụng sau này, và nội bộ doanh nghiệp cũng có thể hoàn thành việc cài đặt và thử nghiệm hệ thống ERP, nhằm hỗ trợ cho người sử dụng sau này có thể liên kết để luyện tập thao tác, mặt khác như việc thu thập dữ liệu cơ bản, nguyên tắc mã hóa dữ liệu/sản phẩm, kết cấu bảng BOM, giải thích các cột/ lưu trình thao tác hệ thống… cũng sẽ do các cố vấn chỉ đạo, giải thích đều là những công việc cần chuẩn bị cho công tác trước khi đưa vào ứng dụng.
3. Giai đoạn xác định lưu trình thao tác
Cố vấn và nhóm dự án làm công tác so sánh giữa quy trình vận hành thực tế với quy trình hệ thống để đưa ra sự khác biệt, đồng thời soạn ra các phần cần phải chỉnh sửa, đưa ra báo cáo phân tích nhu cầu, đồng thời cũng bắt đầu nhập vào các loại dữ liệu cơ bản (nhà cung cấp, khách hàng, nguyên liệu, kết cấu sản phẩm…), mô phỏng thử nghiệm các dữ liệu nội bộ và mô phỏng hệ thống con…., từng bước hướng dẫn người sử dụng, người quản lý làm quen và thao tác trên hệ thống ERP.
4. Giai đoạn chính thức đưa vào sử dụng
Khi chính thức đưa hệ thống vào sử dụng thì các cố vấn cần phải tham gia đầy đủ quá trình đưa vào sử dụng, nhằm đảm bảo khi dữ liêu phát sinh bất thường hoặc lỗi thì có thể xử lý ngay lập tức, mặt khác lần đổ vào cuối cùng cũng cần phải lưu trữ toàn bộ các biên bản họp cũng như các tài liệu khác có liên quan. Ví dụ: nguyên tắc mã hóa mới, sổ tay thao tác quy trình chuẩn, sách hướng dẫn thao tác ERP… nhằm tránh tình trang sau này nội bộ doanh nghiệp có biến động về nhân sự, dẫn đến tình trạng không có người tiếp tục duy trì hệ thống ERP, bảo đảm hệ thống có thể vận hành thông suốt trong doanh nghiệp.
kết luận
“Tìm đúng người, làm đúng việc” có thể làm cho hệ thống ERP đạt được hiệu quả gấp đôi, sự ủng hộ và tham dự của quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, sự đốc thúc của tổ phụ trách triển khai, tính chuyên nghiệp về ERP và sự chấp hành của toàn thể nhân viên, sự vận hành phối hợp nhịp nhàng của bốn phương diện này là mấu chốt để hệ thống ERP của doanh nghiệp đi vào hoạt động thông suốt, tuy nhiên, cũng giống như yêu cầu về mặt ổn định và xuất sắc trong hoạt động doanh nghiệp, bản thân hệ thống cũng phải thuận theo mô hình kinh doanh của doanh nghiệp để chuyển đổi và đầu tư mang tính giai đoạn và liên tục, mới trở thành phương án giải quyết tối ưu phù hợp với sự phát triển kinh doanh của công ty.
Những nội dung được đề cập trên, mới có thể làm cho bạn hiểu được doanh nghiệp yêu cầu thế nào về hệ thống ERP, và điểm then chốt trong việc thành công khi gia nhập hệ thống ERP là gì. Quá trình đánh giá phức tạp và nguy cơ chuyển đổi đúng thời hạn dự kiến, cũng thường làm trì trệ cho quá trình tiến hành E hóa của doanh nghiệp. Thật ra, hệ thống công ty tốt không chỉ có thể hỗ trợ tốt cho viêc chuyển đổi ứng dụng và đánh giá về E hóa; trong quá trình chuyển đổi ứng dụng, dựa vào kinh nghiệm thực tế phối hợp với nhau có thể cải thiện được quá trình vận hành kinh doanh của doanh nghiệp, tiến đến thúc đẩy nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty. Thông qua sự hỗ trợ của chuyên gia tư vấn, bạn sẽ tiến hành lập kế hoạch và đánh giá có hiệu quả hơn, giúp bạn nhanh chóng hoàn thành việc thiết lập E hóa của công ty, nâng cao năng lực cạnh tranh.
Nếu có bất kỳ ý kiến đóng góp về bài đăng xin vui lòng liên chúng tôi. Tư liệu này cũng cho phép việc trích dẫn, với điều kiện ghi rõ nguồn (công ty trách nhiệm hữu hạn phần mềm DIGIWIN và link đến bài này)
Digiwin Software ASEAN
Official Youtube channel
Digiwin Software Việt Nam
Official Facebook fanpge
Digiwin Software Việt Nam
Zalo Official Account
