Làm sao để lựa chọn hệ thống ERP thích hợp?

Nếu doanh nghiệp quyết định chuyển sang hệ thống ERP, đối mặt trước một thị trường phần mềm hệ thống ERP đa dạng, làm cách nào để doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với mô hình công ty của mình? Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa quen với hệ thống nói chung, điều này gây không ít khó khăn cho việc chọn lựa. Nên định hướng dùng trọn gói phần mềm hay thiết kế riêng cho doanh nghiệp? Cần đồng thời suy xét đến những phần mềm phần cứng nào khác? Lựa chọn công cụ hỗ trợ và tính mở rộng của hệ thống ra sao? Nhưng, doanh nghiệp trong quá trình thảo luận và đánh giá, cần có một vài khái niệm khái quát, rằng công nghệ thông tin chỉ là một chất xúc tác chứ không phải là chủ thể, doanh nghiệp không thể chỉ mua mỗi hệ thống ERP có thương hiệu thì có thể trở thành một doanh nghiệp lớn; và phần mềm cũng không có sự phân biệt tốt xấu, mà vấn đề là doanh nghiệp có biết vận dụng chức năng phần mềm để mà phát huy ưu thế, đó mới chính là trọng điểm, tại đây cung cấp một số thông tin đánh giá, để cho doanh nghiệp tham khảo làm thế nào để chọn mua hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp của mình.

A. ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN NHÀ CUNG ỨNG:

Sự chuyên nghiệp, thông tin đầy đủ có thể giúp doanh nghiệp hội nhập hệ thống ERP một cách dễ dàng, cũng giúp cho doanh nghiệp không bị lạc loài về thông tin. Từ tình hình kinh doanh và quá trình phục vụ giúp ta đánh giá được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp như thế nào, cũng như những thông tin có tính chất trọn vẹn đầy đủ từ nhà cung ứng.

Từ tình hình kinh doanh:

1. Tình hình phát triển tài chính của nhà cung ứng từ quá khứ đến hiện tại và ưu thế phát triển của nhà cung ứng là gì?
2. Con đường phát triển sản phẩm của nhà cung ứng có hoàn thiện hay không? Có thể cung cấp quy hoạch thông tin hoàn chỉnh hay không?

Từ dịch vụ thông tin:

1. Xem xét cố vấn và người quy hoạch hệ thống có chuyên nghiệp hay không, để có thể cung cấp những kiến nghị đề xuất về quy hoạch thông tin.
2. Có phải đã cung cấp một chương trình đào tạo một cách hoành thiện, giúp doanh nghiệp nắm bắt được cách sử dụng hệ thống?
3. Có cố vấn và người hướng dẫn hỗ trợ đưa hệ thống vào sử dụng chính thức, giảm bớt sự khó khăn trong lúc chuyển đổi hệ thống hay không?
4. Khi gặp phải vấn đề, có nhân viên chuyên trách lập tức xử lý hỗ trợ qua điện thoại hay không?
5. Khi có vấn đề, nhà cung ứng có đủ nhân lực hỗ trợ giải quyết vấn đề hay không?
6. Hệ thống có liên tục cập nhật và nâng cấp phiên bản hay không?

B. Kết cấu hệ thống và độ ổn định của hệ thống

Thiết kế của hệ thống ERP có 1 niềm tin cơ bản là “Để cho người dùng có thể sử dụng chung 1 DBMS, cùng chung 1 chương trình và trên cùng 1 giao diện trong toàn bộ tổ chức của toàn bộ nhà máy”, để cho các User Interface và thông tin doanh nghiệp có sự thống nhất từ trong ra ngoài ở các xí nghiệp sử dụng ERP, cho nên hệ thống ERP hiện tại đa phần là sử dụng thiết kế kỹ thuật 3 tầng, sự tính toán và lưu trữ được thông qua bởi giao diện người sử dụng (User Interface) với máy chủ trung gian cộng thêm kho dữ liệu phụ trợ mà phân tầng quản lý thông tin, đồng thời cũng nâng cao tính năng quản lý của hệ thống ERP và hiệu suất trao đổi thông tin.

Để đánh giá tính ổn định và mức độ thành thục của hệ thống ERP, có thể từ mức độ tiêu thụ sản phẩm ERP mà đánh giá, vì tất cả các sản phẩm phần mềm ứng dụng thông tin nào trước khi ra thị trường thì không ít thì nhiều cũng có một số khiếm khuyết về mặt chức năng (độ thành thục) và hiệu quả (tính ổn định). Chính vì thế, các doanh nghiệp chọn mua hệ thống ERP tốt nhất nên chọn những hệ thống đã được đưa ra thị trường trong 1 quãng thời gian, đồng thời có lượng khách hàng sử dụng nhất định, hệ thống sau khi trải qua khoảng thời gian này thì các lưu trình chức năng của nó mới càng chuẩn (cái gọi là tiêu chuẩn là thông qua xác minh thực tế đồng thời sử dụng cách làm và quan niệm của rộng rãi các doanh nghiệp), tính ổn định của hệ thống cũng sẽ tốt hơn.

C. Đánh giá chức năng hệ thống

Nếu muốn đánh giá hệ thống ERP có phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp hay không, thì có thể từ lưu trình các chức năng với độ kiểm tra và định dạng vận hành chuẩn của hệ thống ERP để xem xét đa số có phù hợp hay không? Sau đó mới xem sự khác biệt giữa hệ thống và chính doanh nghiệp đó, soạn ra phần cần phải sửa chữa khắc phục, soạn ra báo cáo phân tích nhu cầu, lúc này cần phải tránh những phần sửa chữa khắc phục không thích hợp hoặc quá đáng có thể ảnh hưởng tới sự vận hành và  làm tăng chi phí giá thành của hệ thống. Một phương diện khác cũng có thể đưa vào tham khảo, là kinh nghiệm và năng lực ở các khái niệm quản lý có liên quan của các công ty phần mềm cung cấp ERP, có thể do kinh nghiệm của hai bên cùng với năng lực cải thiện các điểm thiếu xót của công ty và cải tiến lưu trình thao tác.

Giá trị phần mềm luôn luôn là sự cân nhắc quan trọng của các doanh nghiệp lựa chọn mua hệ thống, nhưng do là việc đưa vào sử dụng hệ thống ERP ảnh hưởng rất lớn đến các cấp trong doanh nghiệp, cho nên nếu như đưa giá trị phần mềm liệt vào nguyên nhân cần cân nhắc chính, một khi đưa vào sử dụng hệ thống ERP không phù hợp, thì bất kể là giá thành cơ hội hoặc giá thành chuyển đổi từ việc đánh giá đưa vào sử dụng hệ thống ERP về sau, đều tạo ra gánh nặng cho doanh nghiệp. Kiến nghị các doanh nghiệp khi đánh giá phần mềm ERP thì có thể đưa nguyên tắc đánh giá chuyển thành cách thức đánh giá theo nhiều hướng cân nhắc quan trọng, khi đánh giá hệ thống ERP của các công ty cung cấp phần mềm cần phải lý tính và khách quan.

Kết luận

Thông qua những quy trình trên, bạn đã có thể biết được làm thế nào để lựa chọn một hệ thống ERP thích hợp cho doanh nghiệp của mình. Nhưng, để lựa chọn đúng hệ thống ERP thì không có nghĩa là đã thành công trong việc sử dụng số hóa. Bởi vì, việc đưa vào sử dụng hệ thống có thể ảnh hưởng mang tính quyết định đối với lưu trình quản lý của doanh nghiệp, chính vì thế phương pháp đưa vào sử dụng cũng là chìa khóa quan trọng quyết định số hóa có phải thật sự tạo ra lợi ích. Chương tiếp theo chúng tôi sẽ nói cho bạn biết làm thế nào đưa vào sử dụng ERP.

Nếu có bất kỳ ý kiến đóng góp về bài đăng xin vui lòng liên chúng tôi. Tư liệu này cũng cho phép việc trích dẫn, với điều kiện ghi rõ nguồn (công ty trách nhiệm hữu hạn phần mềm DIGIWIN và link đến bài này)

｜Vì sao doanh nghiệp cần chuyển sang ứng dụng ERP?｜Hệ thống ERP là gì? ｜
Làm sao để lựa chọn hệ thống ERP thích hợp?｜Làm sao chuyển đổi sang ERP?｜

Digiwin Software Việt Nam

Zalo Official Account

Tìm hiểu thêm:

>> Chuyển đổi số | 3 trọng tâm trong việc giám sát tức thì từ mạng lưới thiết bị

>> Chuyển đổi số| 7 lợi thế của giám sát mạng thiết bị từ xa

>> Chuyển đổi số | 5 vấn đề về quản lý & giám sát dây chuyền sản xuất từ xa