Những “bí kíp”về mã hóa vật liệu mà bạn cần biết!

Trước đây, do mẫu mã sản phẩm không nhiều, chủ yếu doanh nghiệp tự gia công các linh kiện, nên việc quản lý mã nguyên vật liệu vẫn chưa được quan tâm nhiều. Nhưng theo sự phát triển mở rộng quy mô của doanh nghiệp, cùng với sự phát triển nền tảng cho sản phẩm mới, linh kiện ủy thác gia công ngày càng tăng. Sản phẩm từ R&D đến sản xuất gia công, quản lý linh kiện và vật tư sẽ trở nên phức tạp hơn. Do đó, việc mã hóa vật liệu rất quan trọng !

▐▐▐  Các dạng mã hóa vật liệu phổ biến:

∴ Mã hóa tuần tự:
Là một kiểu mã hóa đơn giản. Hệ thống cung cấp chức năng mã hóa theo số se-ri, nếu doanh nghiệp chưa xây dựng nguyên tắc mã hóa, có thể tham khảo phương pháp mã hóa tuần tự hoặc mã hóa theo số se-ri.

∴ Mã hóa theo định nghĩa:
Là bạn cần định nghĩa cho các nhóm mã số. Thể loại mã hóa này thường được sử dụng trong mã phân cấp và mã thuộc tính. Mã phân cấp được dùng trong việc thống kê các vật liệu dạng cuộn; mã thuộc tính nhằm trình bày các yêu cầu thiết lập của vật liệu.

▐▐▐ Nguyên tắc mã hóa vật liệu:

Tính duy nhất: Cùng một loại vật liệu chỉ có một mã tương ứng, một mã số chỉ đại diện cho một loại vật liệu. Không nên có tình trạng một vật liệu-nhiều mã số, hoặc tình trạng đa vật liệu.

Tính khả dụng: Độ dài mã số nên trong phạm vi 6-20 ký tự, không nên quá dài, nếu không sẽ khó nhận dạng.

Tính quy luật: Mã hóa vật tư nên tuân thủ nguyên tắc mã hóa nhất định và nên được sử dụng để chuẩn hóa mô tả.

Tính dễ đọc: mã số vật liệu không yêu cầu mọi người có thể đọc hiểu ngay lập tức, nhưng bạn có thể xác định vật liệu này thuộc về thể loại vật liệu nào. Khi mã hóa vật tư, chúng ta có thể thiết lập mã phân loại cho phần trước và mã tuần tự cho phần sau.

Tính phổ biến: Nguyên tắc mã hóa nên áp dụng cho tất cả vật liệu, bao gồm các thể loại vật liệu mới.

Khả năng mở rộng: Việc xây dựng các nguyên tắc mã hóa cần phối hợp với xu hướng thay đổi vật liệu của doanh nghiệp trong vòng 5-10 năm và để lại một không gian linh hoạt để dự phòng cho các tình huống khác nhau.

Hiệu quả: Nguyên tắc mã hóa không chỉ giới hạn trong việc dễ đọc, dễ nhớ, dễ nhận diện cho người dùng, mà cần nghĩ tới vấn đề nâng cao hiệu quả trong công việc hàng ngày.

Tính tương thích: Mã vật tư của doanh nghiệp phải tương thích với khách hàng và nhà cung cấp quan trọng. Điều này đòi hỏi chúng ta phải lập bảng tham chiếu mã vật tư giữa doanh nghiệp, khách hàng và nhà cung cấp.

Tính tổng hợp: Nguyên tắc mã hóa cũng nên xem xét từ các khía cạnh liên quan như sản phẩm (BOM), sản xuất, thu mua, vận hành kho hàng, kiểm soát vật tư, tài chính và hệ thống phần mềm. Ví dụ: bạn nên dùng chữ số trong việc mã hóa, hạn chế mã tổ hợp giữa con số và ký tự sẽ thuận tiện hơn trong lúc sử dụng hệ thống.

▐▐▐ Tạo mã vật liệu có ý nghĩa:

APICS (Hiệp hội quản lý chuỗi cung ứng) cho rằng mục đích của việc mã hóa vật liệu là dễ sử dụng, dễ đọc, dễ nghe, dễ nhớ và dễ viết.

Ví dụ: Mã quy cách của một sản phẩm “300-015-150-100”, tổng cộng 15 chữ số, “300” đại diện thể loại sản phẩm, “015”là độ dày với đơn vị “mm”, “150” là chiều rộng với đơn vị “cm”, “100” là chiều dài với đơn vị “m”. Bằng cách này, khi bạn muốn biết sản phẩm thuộc quy cách nào đó đã được sản xuất hay chưa, còn tồn kho hay không,… thì chỉ cần nhập mã theo quy cách yêu cầu vào máy tính. Nhân viên kinh doanh chỉ cần nhớ các quy tắc này là được. Những loại mã này thì khá dễ sử dụng !

∗ Các lưu ý khác:

1. Đừng định nghĩa quá nhiều trong lúc mã hóa, tốt nhất chỉ sử dụng một hoặc hai mục.
2. Nên mã hóa vật tư với con số. Nguyên nhân chính là phần lớn người dùng sẽ quen thuộc và nhảy cảm hơn với các con số trong lúc đọc, nói, viết, nghe và cập nhập.
3. Không sử dụng các ký hiệu như -, #, * (nếu chỉ dùng để phân biệt các đoạn mã số thì không có ý nghĩa gì cả), những ký hiệu này không tiện trong lúc nhập dữ liệu và làm tăng độ dài mã số.
4. Nếu sử dụng mã hóa hỗn hợp từ chữ cái và chữ số, tránh sử dụng các chữ cái O, I, Z, để tránh nhầm lẫn với 0, 1, 2 khi viết;
5. Không có hệ thống mã hóa hoàn hảo cả, miễn là đáp ứng được các nguyên tắc cơ bản và không mất quá nhiều thời gian là được. Một số hệ thống thông thường cũng có thể hỗ trợ sửa đổi và hoàn thiện các quy tắc mã hóa.

▐▐▐ Cấu trúc mã vật liệu tham khảo:

 Ghi chú:
1) Mã cấp một (vị trí số một) – mã thuộc tính vật liệu
2) Mã cấp hai (vị trí số hai) ─ mã phân biệt chức năng
3) Mã cấp ba (vị trí số hai) ─ mã phân biệt đặc trưng

Khi doanh nghiệp hoàn thiện các quy tắc mã hóa vật liệu, điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã có một hệ thống mã hóa vật tư hoàn chỉnh. Nhưng để làm tốt công việc mã hóa thì vẫn còn một khoảng cách.

Ví dụ: Có một tập đoàn lớn vì muốn thiết lập một chế độ mã hóa vật liệu hoàn chỉnh đã soạn ra bốn cuốn sách về tiêu chuẩn quy tắc mã hóa. Mỗi khi bộ phận R&D đưa ra một vật liệu mới, họ phải lật hết bốn quyển sách này mới tạo ra một mã vật liệu. Thời gian bình quân để tạo ra một mã vật liệu mới phải mất 4 phút.

Trong môi trường cạnh tranh gay gắt ngày nay, đây là một phương pháp rất kém hiệu quả. Nếu chúng ta áp dụng hệ thống hỗ trợ công việc mã hóa, như vậy chỉ cần mất 30 giây hoặc 1 phút để tạo ra một mã vật liệu. Hiệu quả công việc bộ phận R&D sẽ được cải thiện rất nhiều. Do đó, việc nâng cấp hệ thống CNTT sẽ giúp ích trong việc ghi nhận các thông tin thuộc tính vật liệu, đồng thời cải thiện quản lý vật liệu và hậu cần.