Quản lý nguyên vật liệu là một khâu rất quan trọng trong công tác kiểm soát sản xuất, tuy không kiểm soát sản phẩm trực tiếp, nhưng lại ảnh hưởng đến quá trình sản xuất và giá thành sản phẩm. Để loại bỏ những vấn đề này, chúng ta cần phải tìm hiểu bản chất và nguyên nhân trong quản lý vật liệu, đồng thời áp dụng các phương pháp hệ thống hóa và chế độ hóa để phòng tránh và loại bỏ.

Sổ chi tiết vật tư không chính xác là vấn đề nghiêm trọng nhất, điều này sẽ dẫn tới tính toán vật liệu không chính xác. Đồng thời sẽ gây ra tình huống tạm ngưng sản xuất để chờ vật liệu, hay tồn đọng hàng trong kho. Vấn đề tồn đọng hàng khiến vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) của doanh nghiệp thấp, giá thành vật tư ngày càng tăng. Một khi tỷ lệ tồn đọng kho vượt mức, sẽ phát sinh tổn thất do lãng phí gây nên.

Tại một số công ty, do nhà kho không quy hoạch vị trí lưu trữ hợp lý dẫn đến thời gian chuẩn bị vật liệu quá dài, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất chung. Khi phát sinh sự cố tạm ngừng sản xuất không chỉ ảnh hưởng tới thời gian gia công, mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Sau khi phân loại và phân tích nguyên nhân các vấn đề phổ biến trong doanh nghiệp sản xuất, chúng tôi đúc kết những yếu tố ảnh hưởng tới quản lý vật liệu như sau:

• Thiếu mô hình quản lý hàng tồn kho toàn diện và thích hợp
• Quy trình quản lý toàn diện, chặt chẽ chưa được thiết lập. Công ty thiếu sự quy hoạch kho trong quá trình quản lý xuất nhập kho. Kể cả công việc kiểm kê cũng không có sự bố trí phù hợp. Do đó, tạo nên các vấn đề vật liệu trong doanh nghiệp.
• Thiếu các công cụ hỗ trợ mang lại hiệu quả. Ví dụ: công cụ dành cho việc quản lý sổ sách kế toán-thẻ kiểm soát vật tư, nếu như thiếu đi sự vận hành hiệu quả của thẻ kiểm soát hay hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả trong quản lý.
• Kỹ năng quản lý kho của nhân viên chưa đạt và cũng chưa được huấn luyện, nên phát sinh các vấn đề trong lúc quản lý vật tư.

Chọn mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp: các loại nguyên vật liệu khác nhau được chia theo các chế độ và quản lý khác nhau.

Thiết lập một quy trình quản lý hệ thống hóa: quản lý kho gồm nhiều công đoạn, như quy định và lưu trình thao tác, chứng từ và báo biểu. Hiệu quả quản lý sẽ tốt hơn nếu doanh nghiệp kết hợp phiếu lưu trình, báo biểu quản lý với hệ thống ERP, đồng thời thiết lập mã cho vật liệu, từ cấu trúc thành phẩm (BOM) sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả phân phát vật liệu. Từ đó doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống hóa vật tư thông qua việc quản lý các chứng từ và thiết lập mã vật liệu.

Để hoàn thành công tác quản lý trên ta cần thiết lập dữ liệu hàng tồn kho kịp thời và chính xác: số liệu tồn kho phải được cập nhật kịp thời, các tài khoản vật tư hàng ngày phải nhập vào máy tính, phân loại tài khoản xuất nhập kho trong ngày phải kịp thời. Luôn đề cao tinh thần “việc hôm nay chớ để ngày mai làm”.

Làm tốt công việc quản lý nhà cung cấp: thông qua sự quản lý, doanh nghiệp nhận hàng theo đúng kế hoạch cùng với chất lượng. Doanh nghiệp có thể đánh giá nhà cung cấp từ các khía cạnh như chất lượng hàng hóa, ngày giao hàng, chất lượng dịch vụ v.v

Đánh giá nhà cung cấp như thế nào?

Đánh giá theo chất lượng: bộ phận quản lý chất lượng phụ trách chấm điểm, doanh nghiệp dựa vào kết quả cho ra điểm số gia quyền khác nhau. Ví dụ: cho phép nhận hàng là 1 điểm (điểm số cao nhất), mua hàng đặc biệt 0.8 điểm, kiểm tra toàn bộ 0.5 điểm, trả hàng theo lô 0 điểm. Dựa vào điểm số trong báo cáo kiểm tra hàng tháng, doanh nghiệp thi hành tính toán điểm số bình quân gia quyền (weighted average) cho các nhà cung cấp.

Đánh giá theo ngày giao hàng được chia thành hai phần: “giao hàng đúng hạn” là 1 điểm (điểm số cao nhất), “giao hàng trễ hạn” 0,5 điểm hoặc 0 điểm. Cách tính điểm số gia quyền và bình quân gia quyền của phương pháp này tương tự với cách đánh giá theo chất lượng.

Đánh giá theo dịch vụ: phần này do nhân viên thu mua đảm nhiệm đánh giá từ các khía cạnh như “ sự phối hợp”, “thái độ phục vụ”, “tốc độ giải quyết vấn đề”, “tốc độ cung cấp hàng mẫu”, “tốc độ cung cấp thông tin ”. Căn cứ vào điểm đánh giá trên, xác định cấp độ của nhà cung cấp, nhờ đó đưa ra các phương pháp khen thưởng hoặc điều chỉnh tương ứng.

Ví dụ, công ty tiến hành đánh giá tổng quát các nhà cung cấp chính của hàng tháng. Điểm đánh giá được chia thành đèn xanh, đèn vàng và đèn đỏ (điểm số dưới 60-không đạt). Ký hiệu sẽ được ghi chú dưới thông tin nhà cung cấp dựa vào kết quả đánh giá trong tháng. Khi nhà cung cấp giao hàng tới nhà máy sẽ thấy được ký hiệu này, nhờ đó biết được kết quả đánh giá của mình. Điều này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao trình độ quản lý nguyên vật liệu.