Quản lý tồn kho là quá trình doanh nghiệp thông qua các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát các khâu từ thu mua, lưu trữ, bảo quản, sử dụng và bán hàng, nhằm đảm bảo mức tồn kho phù hợp với nhu cầu sản xuất và kinh doanh.

Mục tiêu của quản lý tồn kho là có thể cùng lúc đảm bảo mức độ hài lòng của khách hàng và duy trì được lợi ích kinh tế tối ưu thông qua việc tối ưu hóa mức tồn kho, giảm chi phí tồn kho, nâng cao tỷ lệ luân chuyển tồn kho và độ chính xác số liệu tồn kho, đồng thời giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc thừa hàng.

Các chỉ số KPI (Key Performance Indicator) quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho bao gồm:

1. Tỷ lệ luân chuyển tồn kho (ITR)

Tỷ lệ luân chuyển tồn kho (Inventory Turnover Rate – ITR) là chỉ số quan trọng đo lường tốc độ hàng tồn kho được bán, sử dụng hoặc thay thế.

Công thức tính:

Tỷ lệ luân chuyển cao thường cho thấy hàng hóa bán chạy, trong khi tỷ lệ thấp có thể dẫn đến tồn đọng hàng hóa, gia tăng chi phí lưu kho và rủi ro hàng bị lỗi thời.

2. Tỷ lệ hoàn thành giao hàng đúng hạn (OTIF)

Tỷ lệ hoàn thành giao hàng đúng hạn (On Time In Full – OTIF) đo lường khả năng giao hàng đầy đủ và đúng hạn của nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất.

Công thức tính:

Chỉ số này rất quan trọng trong việc đánh giá độ tin cậy của chuỗi cung ứng và mức độ hài lòng của khách hàng.

3. Độ chính xác của tồn kho (IAR)

Độ chính xác của tồn kho (Inventory Accuracy Rate – IAR) phản ánh sự khác biệt giữa hồ sơ tồn kho và thực tế tồn kho.

Công thức tính:

Chỉ số này giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng, dư thừa và đảm bảo trải nghiệm khách hàng tích cực.

4. Tỷ lệ hàng tồn kho lâu ngày (SLOB)

Tỷ lệ hàng tồn kho lâu ngày (Slow-Moving and Obsolete – SLOB) phản ánh phần trăm hàng tồn kho không di chuyển hoặc đã lỗi thời so với tổng tồn kho.

Công thức tính:

Chỉ số này giúp đánh giá mức độ lành mạnh của tồn kho và xu hướng thay đổi.

5. Chi phí lưu giữ tồn kho (ICC)

Chi phí lưu giữ tồn kho (Inventory Carrying Cost – ICC) thể hiện tổng chi phí gián tiếp phát sinh do giữ hàng tồn kho.

Công thức tính:

6. Tỷ lệ thiếu hàng (BR)

Tỷ lệ thiếu hàng (Backorder Rate) là tỷ lệ đơn hàng không được đáp ứng đầy đủ.

Công thức tính:

Chỉ số này đánh giá chiến lược tồn kho và chuỗi cung ứng.

7. Độ chính xác của dự báo nhu cầu (DFA)

Độ chính xác của dự báo nhu cầu (Demand Forecast Accuracy – DFA) rất quan trọng đối với việc đảm bảo mức tồn kho phù hợp và tránh tình trạng dư thừa ảnh hưởng mùa tài chính. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp chuẩn bị tồn kho và lên kế hoạch sản xuất dự trữ (MTS) dựa theo dự báo đơn hàng, thì chỉ tiêu này vô cùng quan trọng.

Công thức tính:

8. Hiệu suất đơn hàng hoàn hảo (POP)

Hiệu suất đơn hàng hoàn hảo (Perfect Order Performance – POP) có khái niệm tương đương với chỉ số giao hàng đúng hạn và đầy đủ (OTIF, còn có tên khác là DIFOT – Delivery In Full, On Time). Tuy nhiên, OTIF thông thường chỉ xem xét yếu tố về số lượng đơn hàng và ngày thực hiện, mà POP thì còn bao gồm các yếu tố như hư hỏng, lỗi và sai sót khi gia công.

Công thức tính:

9. Hàng tồn kho không sử dụng (DS)

Hàng tồn kho không sử dụng (Deadstock – DS) là các hàng hóa không thể bán được vì lý do nào đó và phải tồn đọng trong kho. Các nguyên nhân tồn đọng có thể do bị quá hạn sử dụng, hàng hóa còn thừa trong quý, hàng đã lỗi thời hoặc hư hỏng, hàng lỗi.

Công thức tính:

Tỷ lệ hàng tồn kho không sử dụng cao cho thấy cần cải thiện chiến lược tối ưu hóa tồn kho, vì nó làm tăng chi phí quản lý, chiếm diện tích kho, gây giảm lợi nhuận tổng thể của doanh nghiệp.

10. Chu kỳ đơn hàng (OCT)

Chu kỳ đơn hàng (Order Cycle Time – OCT) là thời gian trung bình để doanh nghiệp xử lý và hoàn thành đơn hàng của khách hàng kể từ ngày nhận được order (không bao gồm thời gian vận chuyển). Chu kỳ đơn hàng ngắn chứng tỏ doanh nghiệp có khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng cao, hiệu suất sản xuất cao.

Công thức tính:

Chỉ số này chủ yếu để phản ánh hiệu quả hoạt động của kho hàng hoặc của nhà cung cấp dịch vụ logistics. Chu kỳ đơn hàng dài có thể muốn nói doanh nghiệp cần cải thiện layout kho, đào tạo lại nhân sự hoặc tìm đối tác cung ứng mới.

Tối ưu hóa mức tồn kho với KPI

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều KPI để phân tích hiệu quả quản lý tồn kho. Mỗi KPI cần được lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Trong quản lý tồn kho, tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng có thể gây ra các vấn đề tài chính và kinh doanh nghiêm trọng.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các giải pháp trong hệ sinh thái của Digiwin, không chỉ giúp doanh nghiệp trang bị cơ sở phân tích dữ liệu tồn kho để giải quyết vấn đề hàng tồn đọng, mô-đun lập kế hoạch mua hàng sẽ cung cấp phương án mua hàng tối ưu, hạn chế tình trạng thiếu hàng và ngăn ngừa mua dư quá nhiều hàng hóa, mà còn mang lại nhiều giá trị khác. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!