Trong quy trình kiểm soát báo cáo giá thành trên hệ thống ERP, bước đầu tiên và quan trọng nhất là rà soát “Bảng kê chi tiết tồn kho”.

Để đảm bảo dữ liệu của công ty luôn chính xác theo nguyên tắc “việc hôm nào xong hôm đó”, nhân viên kho cần phải kiểm tra báo cáo này hàng ngày.

Trong quy trình kiểm soát báo cáo giá thành trên hệ thống ERP, bước đầu tiên và quan trọng nhất là rà soát “Bảng kê chi tiết tồn kho”.

Để đảm bảo dữ liệu của công ty luôn chính xác theo nguyên tắc “việc hôm nào xong hôm đó”, nhân viên kho cần phải kiểm tra báo cáo này hàng ngày.

Chức năng chính của “Bảng kê chi tiết tồn kho” là chốt số lượng hàng tồn của tất cả các mã hàng tại một thời điểm cụ thể. Quan trọng hơn, báo cáo này giúp phát hiện tình trạng tồn kho âm.

Ví dụ: Trong tháng, nếu bộ phận kho thực hiện xuất hàng trên hệ thống trước khi nhập phiếu nhập kho (do hàng về nhưng chưa kịp nhập liệu), số lượng tồn kho tại thời điểm đó sẽ bị âm (nhỏ hơn 0).

Khi phát hiện các mã hàng có giá trị âm trên báo cáo, cần yêu cầu nhân viên liên quan nhanh chóng bổ sung phiếu nhập. Theo quy trình chuẩn, hàng hóa phải Nhập kho trước – Xuất kho sau. Tuy nhiên, ở một số ngành nghề đặc thù hoặc do tiến độ gấp, việc “Xuất trước – Nhập sau” vẫn xảy ra. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, nhân viên rất dễ quên thao tác nhập bù vào hệ thống, dẫn đến sai lệch dữ liệu kéo dài.

Do đó, việc sử dụng “Bảng kê chi tiết tồn kho” để rà soát hàng ngày là bắt buộc. Để tiết kiệm thời gian, trong phần tùy chọn nâng cao của báo cáo, chỉ cần tích chọn mục “Chỉ hiển thị các mục có số lượng hoặc giá trị bất thường”.

Vậy thế nào là “Bất thường”? Trong quản lý kho, bất thường nghĩa là các chỉ số nhỏ hơn 0. Về mặt logic, tồn kho tối thiểu chỉ có thể bằng 0, không thể là -5 hay -8. Vì vậy, mục tiêu của chúng ta là dùng báo cáo này để lọc ra các mã hàng đang có số lượng hoặc giá vốn bị âm.

Kiểm soát “Bảng kê chi tiết tồn kho” trước khi tính giá thành

Chức năng chính của “Bảng kê chi tiết tồn kho” là chốt số lượng hàng tồn của tất cả các mã hàng tại một thời điểm cụ thể. Quan trọng hơn, báo cáo này giúp phát hiện tình trạng tồn kho âm.

Ví dụ: Trong tháng, nếu bộ phận kho thực hiện xuất hàng trên hệ thống trước khi nhập phiếu nhập kho (do hàng về nhưng chưa kịp nhập liệu), số lượng tồn kho tại thời điểm đó sẽ bị âm (nhỏ hơn 0).

Khi phát hiện các mã hàng có giá trị âm trên báo cáo, cần yêu cầu nhân viên liên quan nhanh chóng bổ sung phiếu nhập. Theo quy trình chuẩn, hàng hóa phải Nhập kho trước – Xuất kho sau. Tuy nhiên, ở một số ngành nghề đặc thù hoặc do tiến độ gấp, việc “Xuất trước – Nhập sau” vẫn xảy ra. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, nhân viên rất dễ quên thao tác nhập bù vào hệ thống, dẫn đến sai lệch dữ liệu kéo dài.

Do đó, việc sử dụng “Bảng kê chi tiết tồn kho” để rà soát hàng ngày là bắt buộc. Để tiết kiệm thời gian, trong phần tùy chọn nâng cao của báo cáo, chỉ cần tích chọn mục “Chỉ hiển thị các mục có số lượng hoặc giá trị bất thường”.

Vậy thế nào là “Bất thường”? Trong quản lý kho, bất thường nghĩa là các chỉ số nhỏ hơn 0. Về mặt logic, tồn kho tối thiểu chỉ có thể bằng 0, không thể là -5 hay -8. Vì vậy, mục tiêu của chúng ta là dùng báo cáo này để lọc ra các mã hàng đang có số lượng hoặc giá vốn bị âm.

Sau khi đã xác định được các mã hàng bị lỗi (âm kho), bước tiếp theo là tìm hiểu nguyên nhân: Tại sao hàng lại xuất khi chưa có phiếu nhập? Có phải nhân viên đã quên nhập liệu không? Công đoạn này đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiểm tra từng trường hợp cụ thể.

Để xử lý dứt điểm, bạn cần kết hợp với một báo cáo khác là “Sổ chi tiết tồn kho” (hoặc Thẻ kho chi tiết). Báo cáo này cho phép bạn truy xuất lịch sử giao dịch, đối chiếu từng bút toán Nhập – Xuất của các mã hàng bị lỗi. Từ đó, bạn có thể xác định chính xác vấn đề, thực hiện điều chỉnh kịp thời và đảm bảo số lượng tồn kho luôn chính xác trước khi hệ thống chạy tính toán giá thành.

Sau khi đã xác định được các mã hàng bị lỗi (âm kho), bước tiếp theo là tìm hiểu nguyên nhân: Tại sao hàng lại xuất khi chưa có phiếu nhập? Có phải nhân viên đã quên nhập liệu không? Công đoạn này đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiểm tra từng trường hợp cụ thể.

Để xử lý dứt điểm, bạn cần kết hợp với một báo cáo khác là “Sổ chi tiết tồn kho” (hoặc Thẻ kho chi tiết). Báo cáo này cho phép bạn truy xuất lịch sử giao dịch, đối chiếu từng bút toán Nhập – Xuất của các mã hàng bị lỗi. Từ đó, bạn có thể xác định chính xác vấn đề, thực hiện điều chỉnh kịp thời và đảm bảo số lượng tồn kho luôn chính xác trước khi hệ thống chạy tính toán giá thành.

• Chuyên gia: Lee Yu-Bao.

• Công tác: Giảng viên ERP và ERP II tại Digiwin Institute of Knowledge. Bà hiện cũng là giảng viên hướng dẫn thi chứng chỉ ERP / CRM / BI tại các trường Đại học/Cao đẳng với hơn 10 năm kinh nghiệm giảng dạy.

• Lĩnh vực chuyên môn: Máy móc cơ khí, Gia công kim loại, Sản phẩm điện tử, Hóa nhựa – Hàng tiêu dùng, Thiết bị y tế…