Khi nhắc đến “bảng hiệu sản xuất” (Kanban), nhiều người thường hình dung một tấm bảng lớn treo trong xưởng, dán đầy thẻ, biểu đồ và đèn báo nhấp nháy. Tuy nhiên, từ Toyota – biểu tượng của sản xuất tinh gọn – đến các tập đoàn hàng đầu như Huawei hay Foxconn với danh tiếng “sản xuất thông minh”, đều sử dụng bảng hiệu sản xuất theo cách phức tạp và hiệu quả hơn nhiều.

Vậy bảng hiệu sản xuất thực chất là gì? Nó theo dõi những yếu tố nào? Và làm thế nào để doanh nghiệp tận dụng công cụ này để quản lý sản xuất hiệu quả hơn?

01. Bảng hiệu sản xuất là gì?

Để hiểu về Kanban, trước hết cần nắm hai khái niệm cốt lõi trong sản xuất tinh gọn: “Sản xuất kéo” (Pull Production) và “JIT – Sản xuất đúng thời điểm”.

❖ Sản xuất kéo: có nghĩa là công đoạn sau, dựa trên nhu cầu thị trường sẽ đưa yêu cầu đến công đoạn trước (ví dụ yêu cầu nguyên liệu hoặc bán thành phẩm), để “kéo” công đoạn trước sản xuất đúng số lượng, không dư thừa. Ví dụ: Khi khách gọi món, nhà hàng mới nấu; không nấu sẵn chờ khách.

❖ JIT: Sản xuất đúng loại, đúng thời điểm, vừa đủ cái mà khách hàng cần. Nếu sản xuất quá sớm sẽ gây tồn kho, chiếm dụng vốn, tăng khó khăn quản lý; nếu quá muộn, sẽ chậm giao hàng, ảnh hưởng đến khách hàng.

Kanban là công cụ để hiện thực hóa hai nguyên tắc trên. Nó truyền tải thông tin để quản lý vật tư, kế hoạch, tiến độ, chất lượng… nhằm đảm bảo sản xuất đúng nhu cầu, đúng thời hạn.

Cụ thể, Kanban là thẻ/bảng điện tử ghi thông tin sản xuất (tên vật liệu, số lượng, thời gian, trình tự, chất lượng…). Khi quy trình sau cần vật tư, tín hiệu được gửi qua Kanban cho quy trình trước. Quy trình trước căn cứ vào đó sản xuất và chuyển tiếp Kanban. Vòng lặp này tiếp tục đến khi thành phẩm được giao.

Kanban kết nối các công đoạn, đảm bảo mọi người đồng bộ theo nhịp độ khách hàng. Đồng thời, nó là công cụ trực quan hóa, giúp nhân viên nắm bắt tiến độ, chất lượng, phát hiện sớm vấn đề.

02. Kanban sản xuất theo dõi những gì?

1. Theo dõi tiến độ

Kanban cho thấy tiến độ như một lịch trình chi tiết, thể hiện các mốc thời gian và trạng thái hoàn thành của từng khâu.

• Kế hoạch tổng thể: Hiển thị loại sản phẩm, số lượng, thời hạn dự kiến hoàn thành… để người phụ trách biết rõ nhiệm vụ hiện tại.
• Cập nhật thời gian thực: Hiển thị tiến độ từng công đoạn qua đèn LED/màn hình (ví dụ: 80% hoàn thành, dự kiến còn 2 giờ), nhờ đó mà người vận hành điều chỉnh nhịp sản xuất kịp thời.
• Cảnh báo trễ tiến độ: Đổi màu/đèn nhấp nháy hoặc phát âm thanh cảnh báo khi có sự cố (thiết bị hỏng, công đoạn chậm). Giúp xử lý nhanh, tránh ảnh hưởng đến kế hoạch chung.
  

2. Theo dõi chất lượng

Chất lượng là “sợi dây sinh mệnh” của ngành sản xuất, và bảng kanban chính là “đôi mắt” theo dõi chất lượng.

• Chỉ số chất lượng: Tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn, lỗi, tái chế… cho thấy tình hình chất lượng hiện tại.
• Truy vết lỗi: Ghi nhận lô hàng lỗi, công đoạn phát sinh, người chịu trách nhiệm… hỗ trợ tìm nguyên nhân và khắc phục.
• Gợi ý cải tiến: Từ dữ liệu quá khứ và xu hướng chất lượng, bảng kanban có thể nhắc nhở hoặc đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng cho các công đoạn có tỷ lệ lỗi cao (ví dụ: Tăng lỗi ở công đoạn A → Đề xuất đào tạo lại nhân viên).
  

3. Theo dõi hiệu suất

Hiệu suất phản ánh khả năng hoạt động của dây chuyền sản xuất.

• Chỉ số hiệu suất: Tốc độ sản xuất, tỷ lệ sử dụng thiết bị, năng suất lao động… cho thấy hiệu quả vận hành.
• Xác định “nút thắt cổ chai”: Phát hiện công đoạn chậm nhất (ví dụ: Công đoạn đóng gói chỉ đạt 35% so với các bước khác), từ đó tập trung cải tiến, nâng cao hiệu suất toàn dây chuyền.
• Tối ưu hóa: Đề xuất cải tiến quy trình, nâng cấp thiết bị, áp dụng công nghệ mới hay đào tạo kỹ năng cho nhân viên.
  

4. Theo dõi vật tư

Vật liệu là “nhiên liệu” của sản xuất và bảng kanban giúp quản lý vật liệu hiệu quả.

• Thông tin tồn kho: cho biết tên vật liệu, số lượng, vị trí… giúp tránh thiếu hoặc thừa vật liệu.
• Dự báo nhu cầu: Dựa trên kế hoạch sản xuất và dữ liệu lịch sử để ước tính nhu cầu vật liệu trong thời gian tới.
• Điều phối vật tư: Cảnh báo khi thiếu nguyên liệu do nhu cầu thay đổi hoặc chuỗi cung ứng gặp vấn đề,, đề xuất điều chỉnh kế hoạch hoặc thay thế.
  

5. Theo dõi quy trình/công đoạn

Kanban còn quản lý thông tin về quy trình, công đoạn.

• Trạng thái từng công đoạn: Số lượng sản xuất, tiến độ, yêu cầu kỹ thuật…
• Thông số kỹ thuật: Hiển thị yêu cầu nhiệt độ, áp suất, thời gian… cho từng công đoạn, giúp phát hiện vấn đề/bottleneck.
• Hỗ trợ đánh giá cân bằng chuyền: Giúp xem công đoạn nào đang “quá tải”, công đoạn nào “nhàn rỗi”. Đối chiếu kết quả thực tế với tiêu chuẩn đặt ra.

6. Theo dõi nhân sự

Nhân sự là yếu tố then chốt của sản xuất, bảng kanban theo dõi năng suất, giờ công, kỹ năng…

• Hiệu suất cá nhân: Số lượng sản phẩm/giờ, tỷ lệ làm lại.
• Chấm công: Ghi nhận giờ làm, nghỉ phép, đi muộn.
• Đào tạo: Đánh giá kỹ năng, gợi ý đào tạo hay bố trí nhân sự phù hợp.
  

7. Theo dõi thiết bị

Thiết bị là “xương sống” của dây chuyền, kanban giúp giám sát hoạt động của máy móc.

• Trạng thái hoạt động: Đang chạy, dừng sự cố, bảo trì…
• Lên kế hoạch bảo dưỡng: Dựa trên dữ liệu vận hành, lịch sử sự cố, giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị.
• Đánh giá hiệu năng: Hiệu suất, tiêu thụ điện, tỷ lệ hỏng hóc… để ra quyết định nâng cấp hoặc thay thế.
  

8. Theo dõi an toàn

An toàn sản xuất cũng có thể được đưa vào kanban.

• Chỉ số an toàn: Số vụ tai nạn, lỗi vi phạm.
• Cảnh báo rủi ro: Ghi nhận nguy cơ (ví dụ: Sàn trơn trượt, thiết bị quá tải).
• Kiến nghị đào tạo: Khi công đoạn có tần suất tai nạn cao, có thể đề xuất tăng cường huấn luyện an toàn lao động.
  

03. Các loại bảng hiệu sản xuất

a. Phân loại theo phạm vi:

☑ Kanban trong công đoạn

• Dùng cho quản lý sản xuất, quản lý tác nghiệp, quản lý chất lượng bên trong một công đoạn.
• Thường đặt ngay tại khu vực sản xuất, nơi công nhân dễ quan sát.

☑ Kanban giữa các công đoạn

• Dùng cho việc quản lý vật liệu, kế hoạch sản xuất, tồn kho giữa các công đoạn.
• Giúp công đoạn sau gửi yêu cầu tới công đoạn trước, hiện thực hóa mô hình sản xuất kéo và JIT.

☑ Kanban với nhà cung ứng (ngoài)

• Dùng để phối hợp với nhà cung cấp, xưởng gia công ngoài.
• Thông tin vật liệu, tiến độ được truyền qua lại, giúp đồng bộ chuỗi cung ứng.

b. Phân loại theo chức năng:

• ☑ Kanban sản xuất: Thể hiện kế hoạch, tiến độ, sớ lượng, giờ công, hiệu suất…
• ☑ Kanban vật tư: Tồn kho, nhu cầu, cảnh báo thiếu hụt.
• ☑ Kanban chất lượng: Chỉ số QC, phân tích nguyên nhân lỗi.
• ☑ Kanban an toàn: Rủi ro, quy trình ứng phó.

Kết luận:

Kanban sản xuất không chỉ là công cụ trực quan hóa, mà còn là “trợ lý thông minh” giám sát toàn diện từ tiến độ, chất lượng đến an toàn. Nền tảng AIoT Cloud/ MES cung cấp các mẫu Kanban số hóa, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý xưởng sản xuất. Bằng cách kết hợp dữ liệu thời gian thực, cảnh báo sớm và phân tích chuyên sâu, Kanban giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên 4.0.