Đứng ở vai trò chuyên viên marketing có sử dụng Excel và hệ thống quản lý của công ty cũng như được đào tạo khái niệm về ERP, trước tiên xét ở khía cạnh cục bộ và tính dễ sử dụng, ERP quả thực có thể sẽ không bằng Excel. Từ góc độ này, tôi đồng ý. Nhưng điều này không phải là lỗi của ERP, cũng không phải là “phép màu” mà Excel đã tạo ra.

Rất nhiều doanh nghiệp có nhân tài sử dụng thành thạo VBA trong Excel, tuy nhiên, ta biết rằng Excel có những điểm bất cập như: khả năng chứa dữ liệu, hỗ trợ đồng thời nhiều người dùng, tính bảo mật, tính tổng hợp, đồng bộ… Sau nhiều lần trao đổi với cố vấn, tôi nhận ra Digiwin chưa bao giờ phủ nhận Excel, ngược lại cũng có cố vấn sẽ hướng dẫn nhiều công ty tạo ra các báo cáo đặc biệt từ Excel, thông qua việc kết hợp dữ liệu của ERP, mạng nội bộ và VBA.

Nhìn từ góc độ của công ty, cách làm này:

• Không tốn thêm chi phí hay tăng ngân sách vận hành;
• Dữ liệu được xử lý theo thời gian thực và nhanh chóng;
• Không cần đào tạo nhiều vì nhân viên đã hình thành thói quen sử dụng.
  

Ở đây chúng ta có thể lưu ý hai vấn đề sau:

• Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu là nhiệm vụ của ERP: ERP như một bộ lọc, một lính gác, giúp loại bỏ những dữ liệu và quy trình không tiêu chuẩn.
• Nền tảng nghiệp vụ là thế mạnh của ERP: ERP là một nền tảng kết nối các bộ phận và quy trình từ A-Z, tạo ra một nền tảng làm việc chuẩn hóa trong doanh.

Vậy có nên sử dụng ERP?

Chúng ta có thể cùng nhìn qua vài ví dụ đơn giản:

• Có người ghi đơn vị là mét vuông, có người lại ghi là m2.
• Có người thực hiện đúng quy trình: Kế hoạch -> Đề nghị mua hàng -> Đơn mua hàng -> IQC -> Nhập kho; cũng có người sẽ nhập kho trực tiếp vì cho rằng như vậy nhanh hơn.
• Dữ liệu trên Excel mang tính cá nhân, cho dù là Access cũng bị giới hạn về khả năng xử lý dữ liệu lớn nếu không mở rộng thông qua lập trình. Ngày qua ngày, bảng dữ liệu sẽ trở nên khổng lồ. Nếu doanh nghiệp cần so sánh dữ liệu hai năm liên tiếp, có phải sẽ cần nhân lực để tìm kiếm, tổng hợp, và thậm chí phải đánh giá lại vì sản phẩm A của hai năm trước đã khác sản phẩm A của hai năm sau, ngay cả BOM cũng đã có nhiều chỉnh sửa.
  

Nếu những vấn đề trên đều ít nhiều tồn tại trong doanh nghiệp, vậy chắc chắn sẽ cần đến ERP. Doanh nghiệp càng có nhiều người từ nhiều bộ phận phải cộng sự với nhau, quy mô càng lớn thì càng cần thiết!

Thế tại sao lại có công ty lại cho rằng ERP không bằng Excel?

Chúng ta cùng xem xét 03 khía cạnh sau:

1. Kết quả của dữ liệu không được hiển thị ngay: Trong Excel, dữ liệu có thể được thấy ngay lập tức sau khi nhập vào, nhưng với ERP thì không, nó phải đúng quy trình, đúng quyền hạn, được xét duyệt, thậm chí không được tùy tiện chỉnh sửa hoặc xóa bỏ.
2. Cảm giác thiếu niềm tin với dữ liệu: Excel dễ sử dụng để báo cáo số liệu và dễ đánh giá, còn ERP thì liên quan đến nhiều bộ phận hoặc chi nhánh, cùng một hạng mục sẽ được xem xét từ nhiều góc độ khác nhau, khiến những vấn đề trước đây chưa từng thấy nay lại xuất hiện trên báo biểu của ERP.
3. Hiệu quả phối hợp không cao: Các công ty dùng Excel tốt thường do độ chấp hành mạnh mẽ của bộ phận riêng biệt, nhưng nó lại chỉ tập trung trong một bộ phận hoặc một đơn vị nội bộ của tổ chức. Khi không có sự phối hợp giữa các bộ phận, hiển nhiên sẽ không có xung đột, vấn đề về hiệu quả cũng không tồn tại vì không ai đề cập.

➥ Nhìn từ góc độ của một bộ phận, hẳn là ai cũng cảm thấy ERP không mang lại lợi ích gì cho việc quản lý, trái lại còn thêm việc thêm ràng buộc. Nhưng nếu đánh giá ở tầm cao hơn là toàn công ty – vốn không thể chỉ duy trì vận hành bằng một bộ phận – thì liệu có tránh khỏi sự cộng tác giữa các bộ phận?

Vậy, làm thế nào để loại bỏ cảm giác này và giải quyết những xung đột?

Có 03 góc nhìn để xem xét:

1. Thống nhất nhận thức: Trong lĩnh vực PMC (chuyên gia tư vấn quản lý dự án), quản lý kho, tài chính, chưa bao giờ thiếu “đại thần” về Excel, nhưng cách làm thủ công này sẽ dần trở nên lạc hậu cùng với thời gian. Tại sao phải xử lý thủ công những việc có thể tự động hóa, hơn nữa còn tồn tại rủi ro bị sửa đổi dữ liệu trong quá trình thực hiện? Khi quy mô doanh nghiệp ngày một lớn dần, ERP hay các hệ thống khác sẽ là công cụ chuẩn hóa quy trình, kiểm soát kiểm tra và chuẩn hóa vận hành, và chỉ có chuẩn hóa mới đem lại hiệu quả.
2. ERP cần kinh nghiệm và know-how (sự hiểu biết) về ngành: ERP chỉ là phương tiện thực hiện nhập liệu và xuất kết quả. Quá trình triển khai cần có chuyên gia hiểu biết về ngành và có kinh nghiệm để đạt được hiệu quả tốt nhất. Bất kể là bên cung cấp hay bên sử dụng đều cần nhìn nhận đúng đắn vấn đề này. (Đọc thêm: Các dự án thành công)
3. Cùng xây dựng các cột mốc win-win: ERP là một hoạt động đầu tư, đối với các công ty có quy mô khác nhau, việc phân bổ chi phí đầu tư này khách quan mà nói cũng cần thời gian. Vậy xét theo lý tính, các bên cần xây dựng những giai đoạn thực hiện với các cột mốc win-win từng bước một để tự phá vỡ các rào cản cảm tính, bao gồm quy trình, nghiệp vụ, dữ liệu, cộng tác và giá trị.

Rất nhiều xung đột và cảm giác không phải do bản chất của vấn đề, mà xuất phát từ góc nhìn và lập trường của các bên liên quan.