大綸BPM電子簽核管理超便利 主管差旅不卡關 | Digiwin Software (Vietnam)
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大綸BPM電子簽核管理超便利 主管差旅不卡關

大綸BPM電子簽核管理超便利 主管差旅不卡關

企業流程電子化  鼎捷ERPXBPM展現綜效

 

越南大綸責任有限公司於2017年攜手鼎捷軟件(越南)導入TIPTOP ERP系統,邁開數位化管理藍圖的第一步,完成建設ERP做為企業資源管理的基石,有了成功的第一步,接續推進企業流程電子化的專案,於2022年導入EasyFlow電子表單流程系統,透過網路即時特性,大綸公司的主管們可以透過BPM系統(Business Process Management)線上簽核電子公文,即便在異地差旅,也能透過手機簽核方式,或指定代理簽核,做到企業流程電子表單即時簽、可追蹤,大幅提升作業效率!

越南大綸責任有限公司,二○○六年於越南同奈省設立,佈局東南亞,就是看準其勞動市場的低價人力,亦期待人口紅利帶來的內需市場成長;倚著集團資源優勢,擁有研發基地取得先進技術與原物料,大綸就在越南大量複製生產,這樣國際化的佈局與分工也因著地利之便,快速交付到以東南亞為核心的全球紡織生產鏈當中。

「短交期、高品質,拼全球市佔」大綸紡織的採取短交期與高品質的競爭策略,給予客戶高度信任是擴展全球市場的關鍵,除了先進的研發、製造技術品質精良與據點優勢的硬實力之外,還有什麼是大綸永持經營,持續擴展的優勢呢?數位化管理能力!

透過資訊系統貫穿企業的價值鏈,大綸的管理作業效率提高、投入人力減少、耗品成本減少,利潤自然提高,也因生產品質提高、產品競爭力就整體提升。透過第一階段TIPTOP ERP系統導入所帶來立竿見影的成果,緊接著開展第二階段的電子簽核系統導入,讓大綸營運效能整體提效!

全球服飾快時尚的節奏下,大綸紡織具備著「交期短」的行業特性,不僅企業管理流程通順,更快加速節拍,大綸在未使用電子簽核系統前,其管理挑戰皆與時效性有相當大的關係。

由於簽核的權限與代理制度未建立完善,因此未能確認人員是否遵照公司規章執行流程,無法掌控表單簽核程序與即時糾偏;也因為之前傳統紙本簽核,無法追蹤或查詢簽核進度,若遇人員出差或責任界定不清等,將無法即時處理,時常也不知道簽核歷程與目前關卡在哪處更增加溝通成本;即便紙本簽核完成,亦無法確定資料正確性,因為完成紙本簽核還需人員費時將資料手動輸入ERP,最後再將其歸檔,紙本亦具有保存不易與遺失風險,也無法快速查閱歷史資料…等特性。

圖片說明,由左至右:鼎捷軟件(越南)工程部副理鍾招安、鼎捷軟件(越南)業務經理邱奕智、國際品牌客戶DECATHLON-Stephans、大綸紡織陳信彰總經理、鼎捷軟件(越南)BPM顧問阮氏翠柳、大綸紡織鄧智介生管課長,一同合影。

大綸專案團隊成員在BPM電子流程系統導入階段,與鼎新BPM輔導顧問阮氏翠柳密切協作,進一步提出「是否能跨時區使用」與「操作介面的多國語系」功能確認,亦提出了與ERP串接的客製開發;鼎新BPM系統完全符合以上述二項使用需求,但對於客製開發需求來說目前程序繁多困難,暫不建議執行。本次大綸BPM專案的輔導顧問阮氏翠柳表示,大綸BPM專案導入的管理挑戰與成功關鍵有以下列點:

  1. 電子表單簽核流程需依照公司規章落實
  2. 清楚定義人員層級與職掌與代理人機制建立
  3. 在ERP與BPM異質系統之間的資料傳遞與整合

圖說:越南大綸紡織使用BPM進行企業流程管理

在雙方團隊的協作之下,導入BPM系統立即發揮了企業流程提效的作用,透過鼎新BPM系統能支援多國語言的轉置功能,服務台籍、外籍與本籍的管理與員工,並且具備多AP支援同時大量上線人數使用,並且提供有表單樣板,可以彈性的設計腳本不需會撰寫程式碼,能簡易製作出符合企業特殊使用性的表單(EX:交通車申請單…),而且在表單驗證條件設定也相當彈性,可以依據關卡、操作行為決定驗證時機…等;大綸BPM專案輔導上線後,整體的應用效益如下列點所示:

  1. 快速落實公司規章:透過企業流程電子化重審與調整規章
  2. 減少人工作業時間80%:因明確定義人員所屬關係與職掌,快速核決並同步電子化存儲紀錄。
  3. 遠距電子文件傳簽:隨時隨地皆能透過手機、平板、電腦簽核文件,縮短傳遞時間與審核時間。
  4. 快速完成審批:以服務表單使用者的角度出發,於系統中連帶提供簽助簽核判斷的相關資訊,加速簽核者的決策進度,由15分鐘縮短至2分鐘。
  5. 電子簽核流程透明化:可追蹤處理進度,確保表單發送與接收
  6. 電子簽核無紙化:可良好保存資料也方便查詢年度資料。

大綸BPM專案的輔導顧問阮氏翠柳回憶輔導BPM電子簽核系統過程中,初期著重流程討論及客製需求確認,因此本專案的重點在於客製流程與異質系統整合;感謝鼎新相關顧問全力支援,順利與客戶達成共識也釐清問題,並加快規格的確認。整合需考慮資料正確性外,也需併入錯誤的處理機制,在上線後若有問題則可順利排除。

最後非常感謝大綸的IT資訊部門與負責人積極學習,自主能力強,溝通及配合度良好,並且熟悉ERP整合相關程式,可自行處理整合與客製單據,相信大綸後續將深度應用,讓大綸透過ERP企業管理優化 與BPM企業流程,為營運效能加速度、展綜效!