Công ty TNHH Trạch Vũ là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực cung cấp, sửa chữa Máy Phát Điện công nghiệp suốt 8 năm qua và là nhà sản xuất chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp giải pháp về năng lượng điện dự phòng. Công ty có lượng lớn khách hàng tại Việt Nam đã sử dụng máy phát điện để đáp ứng nhu cầu về điện năng. Dù là nguồn sử dụng chính hay dự phòng, máy phát điện của công ty luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Website：http://trachvu.com/

Khó khăn trong quản lý nội bộ, Công ty Trạch Vũ chọn Digiwin làm đối tác triển khai chuyển đổi số quản lý doanh nghiệp

Trong quản lý doanh nghiệp, mọi hoạt động trong công ty Trạch Vũ chủ yếu được ghi chép trên giấy tờ. Vì vậy công ty gặp một số khó khăn trong quản lý như sau:

• Quản lý tồn kho: ghi chép tồn kho lộn xộn, thiếu chính xác, tra tìm các tài liệu liên quan rất khó khăn, không nắm được tình hình tồn kho chung. Khâu chuẩn bị vật tư không có kế hoạch, đặt mua theo cảm tính, dẫn đến tình trạng kho bị tồn đọng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu, gây ra tạm dừng sản xuất hoặc nghiêm trọng hơn là chậm trễ giao hàng. Nhằm đảm bảo việc mua hàng có kế hoạch chu đáo, công ty cần phải có phần mềm quản lý.
• Vấn đề giá thành: Đặc tính sản phẩm công ty Trạch Vũ là đa dạng về mẫu mã, số lượng đặt hàng ít, chu kỳ sản xuất ngắn, cạnh tranh thị trường cao. Do đó trong quá trình sản xuất, cần giảm thời gian sản xuất và giảm giá thành sản phẩm để nâng cao chu kỳ xoay vòng vốn của công ty.
• Quy trình quản lý nội bộ cần được cải thiện: Quy trình vận hành hiện tại không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Trọng tâm việc quản lý bắt đầu từ khi nhận đơn đặt hàng, đến khâu chuẩn bị mua nguyên vật liệu và hoàn tất việc sản xuất. Do đó cần tăng cường sự hợp tác và phối hợp giữa các phòng ban, triệt để ứng dụng và chia sẻ tài nguyên, thông tin giữa các bộ phận.

Với những khó khăn trên, công ty Trạch Vũ đã quyết định cần thực hiện chuyển đổi số doanh nghiệp. Công ty lựa chọn Digiwin làm đối tác triển khai là vì giải pháp của Digiwin từ ngôn ngữ, dich vụ khách hàng, tính năng sản phẩm đều đã được địa phương hóa. Chức năng sản phẩm Workflow ERP GP cũng rất hoàn thiện, ứng dụng đầy đủ, sử dụng cũng dễ dàng. Phần mềm Digiwin còn được đánh giá cao trong cộng đồng doanh nghiệp vừa và nhỏ và đáng tin cậy. Sau khi xem xét, công ty Trạch Vũ đã lựa chọn sản phẩm Workflow ERP GP của Digiwin.

Chia giai đoạn và lên kế hoạch triển khai dự án

• Với sự quyết tâm cao của toàn thể nhân viên và nhận được sử ủng hộ từ ban lãnh đạo, Digiwin đã phối hợp với công ty để lên kế hoạch triển khai toàn diện. Bước đầu, công ty Trạch Vũ đã tập hợp tất cả nhân viên từ các phòng ban để thành lập Nhóm triển khai dự án ERP, do ông Tăng làm trưởng quản lý dự án.
• Các bộ phận trong công ty, Cố vấn Digiwin và người phụ trách nhóm triển khai dự án đã bàn bạc thảo luận, xem xét đặc tính chức năng bán hàng, sản xuất, tài chính…để chia các giai đoạn triển khai. Quản lý tồn kho chính xác là ưu tiên hàng đầu; quản lý sản xuất là mục tiêu thứ hai; quản lý sổ kế toán, giảm giá thành sản phẩm là mục tiêu thứ ba.

• Quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ: Đội ngũ nhân viên trong quá trình triển khai hệ thống ERP thường có tâm lý chống đối không chịu phối hợp, vì mỗi bộ phận đều có lập trường riêng của mình. Khi đó, ban lãnh đạo đã phối hợp – thảo luận với các phòng ban và đưa ra quyết định kịp thời.
• Triển khai hợp lý và hiệu quả: Trong quá trình triển khai, mỗi một giai đoạn đều đóng vai trò quan trọng và có mối liên hệ với nhau. Vì vậy trong từng giai đoạn triển khai, cố vấn công ty Digiwin đều lên kế hoạch chi tiết các mục tiêu phải hoàn thành cho từng bộ phận, thường xuyên theo dõi và nhắc nhở việc thực hiện đúng tiến độ.

Tính chính xác và kịp thời của sổ sách kế toán được nâng cao

Nhờ Workflow ERP, việc theo dõi thông tin đơn hàng đã rõ ràng hơn. Thông tin xuất hàng cũng có thể được tra tìm qua ERP, nâng cao tính chính xác trong giao hàng, nhờ đó giảm tình trạng chậm trễ giao hàng. Việc lên lịch sản xuất cũng có căn cứ, nhờ vậy hiệu quả khâu chuẩn bị vật tư cũng được nâng cao, không còn tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu sản xuất. Mua hàng có kế hoạch giúp giá thành tồn kho giảm (Từ 250 máy giảm xuống còn 160 máy, và số lương đang ngày càng giảm). Tình hình công nợ cũng được cập nhật kịp thời rõ ràng, giúp công ty thu chi hợp lý hơn trước. Chức năng của ERP ứng dụng cho doanh nghiệp vẫn còn rất nhiều, do thời gian sử dụng chưa lâu nên công ty vẫn còn chưa phát huy toàn diện hiệu quả của ERP.

Quy chế quản lý công ty được cải thiện

• Trước đây: bộ phận thu mua nghĩ gì mua đó. Hiện nay: mua hàng phải căn cứ vào số lượng cần bổ sung để đặt mua.
• Bộ phận kinh doanh nhờ có ERP nên hàng tuần đều có thể thống kê đơn hàng. Sản phẩm công ty đa dạng về mẫu mã nhưng số lượng ít nên mỗi tuần công ty đều phải sắp lịch sản xuất.
• Việc xuất nhập kho được theo dõi nghiêm ngặt, phạm vi quản lý rộng hơn. Không còn tình trạng khi lãnh liệu để sản xuất phát hiện thiếu mới tiến hành đi mua.
• Việc phối hợp giữa các phòng ban chặt chẽ hơn, trách nhiệm của nhân viên vì thế cũng được nâng cao hơn. Trước khi sử dụng ERP quyền hạn công việc của các phòng ban không rõ ràng, sau khi triển khai thì đã được phân công cụ thể.

Tiếp tục hướng tới mục tiêu chuyển đổi số quản lý trong tương lai

Ông Tăng phát biểu: “Việc ứng dụng ERP là không hề đơn giản. Trước khi triển khai công tác chuẩn bị cũng rất nhiều, nhưng không phải là sẽ có kết quả ngay lập tức. Trước mắt tuy chưa ứng dụng toàn diện, thiết lập lượng tồn kho an toàn sẽ là mục tiêu mà công ty cần cải thiện. Chúng tôi sẽ còn phải nhờ đến sự giúp đỡ của Cố vấn công ty Digiwin, giúp đỡ lẫn nhau để đạt mục tiêu”.

Kiến nghị và lưu ý khi doanh nghiệp muốn triển khai chuyển đổi số

Khi công ty đã quyết định triển khai chuyển đổi số thì cần quyết tâm theo đuổi đến cùng. Triển khai ERP cần sự quyết tâm cao và lòng kiên trì. Người quản lý dự án ERP phải nắm rõ quy trình làm việc của công ty, có kiến thức về kế toán. Vì vậy, người quản lý dự án ERP rất quan trọng và cũng chính là một trong những yếu tố tạo quyết định sự thành công.

Dịch vụ khách hàng của Digiwin được đánh giá cao

• Thái độ phục vụ: thái độ phục vụ tốt, rất ân cần từ Cố vấn đến bộ phận chăm sóc khách hàng rất kiên nhẫn và chu đáo, hướng dẫn khách hàng từng bước một.
• Kiến thức chuyên môn: Khi tìm hiểu nhu cầu quản lý doanh nghiệp của ông Tăng, Cố vấn ngoài tư vấn những kiến thức về hệ thống phần mềm ERP còn cung cấp thêm cho khách hàng những kiến thức chung về quản lý doanh nghiệp.