Trước khi triển khai chuyển đổi số với ERP, công ty Derhao thường gặp những vấn đề sau:

• Tùy ý xuất nguyên vật liệu trong sản xuất: việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất không được quản lý chặt chẽ. Khi lãnh liệu hay bù liệu thường rất tùy tiện, ai thích lấy gì thì cứ vào kho lấy, từ đó gây nên tình trạng lãng phí. Nhiều nguyên liệu vải bị dư từ 5-10m trong kho; hoặc trong quá trình sản xuất, nguyên liệu cần lãnh là loại vải sản xuất trong nước nhưng lại đi lấy loại vải nhập khẩu, dẫn đến giá thành sản phẩm bị đẩy cao.
• Tồn kho không chính xác: việc xuất nguyên vật liệu ra khỏi kho không có ghi chép hay báo cáo dẫn đến thống kê tình trạng tồn không chính xác.
• Các vấn đề không được xử lý kịp thời: Trước khi triển khai ERP, vì mọi phòng ban chỉ quan tâm đến công việc của mình, nên khi phát sinh vấn đề có liên quan đến bộ phận khác thì sẽ không ai quan tâm. Đến khi phát hiện vấn đề thì đã muộn vì thời gian phát hiện cách thời gian phát sinh đã lâu. Khi muốn giải quyết các vấn đề này sẽ phải tốn rất nhiều thời gian và công sức của công ty.
• Không quản lý được giá cả sản phẩm và thông tin đơn hàng: Quá trình theo dõi việc báo giá và thông tin đơn hàng trước đây đều được quản lý thủ công. Khi khách hàng cần báo giá, nhân viên phải đi hỏi trưởng phòng và khi đó trưởng phòng phải duyệt giá một lần nữa, nên tốn rất nhiều thời gian để xử lý cùng một vấn đề.
• Mua sai hoặc dư nguyên vật liệu: Mọi thông tin liên quan đến việc mua hàng đều ghi chép bằng giấy, gây ra tình trạng mã nguyên vật liệu bị trùng lắp hoặc ghi sai. Điều này dẫn đến việc mua sai, mua thừa nguyên vật liệu.
• Hàng tháng ra báo cáo kế toán trễ: vì bộ phận kế toán phải thu thập dữ liệu của tất cả các phòng ban liên quan rồi mới lên sổ kế toán, thời gian hoàn thành báo cáo kế toán kéo dài từ 1~2 tháng. Điều này khiến ban lãnh đạo không theo dõi kịp thời các vấn đề phát sinh và không nắm bắt thông tin xảy ra trong công ty.

Nhân viên công ty đối mặt với việc chuyển đổi số doanh nghiệp – Công tác hướng dẫn đào tạo chưa hoàn thiện

• Trong công ty mọi công việc đều sử dụng Excel, đa số nhân viên chưa được tiếp xúc với hệ thống ERP. Vì vậy trước khi triển khai, công ty Derhao đã cử đội ngũ nhân viên sang công ty Digiwin để học sử dụng phần mềm ERP, và đội ngũ nhân viên này sẽ là hạt giống có trách nhiệm giúp công ty huấn luyện các nhân viên khác sử dụng ERP. Trong quá trình triển khai ERP, nếu gặp vấn đề, người sử dụng ngoài được hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên phụ trách ERP của công ty Derhao, thì họ cũng có thể gọi điện hoặc thông qua Skype liên lạc với bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty Digiwin để được hướng dẫn cách giải quyết các vấn đề cũng như cách sử dụng.
• Trước khi triển khai chuyển đổi số, do công việc chủ yếu được theo dõi bằng giấy tờ, nên công việc của từng nhân viên có tình trạng chồng chéo, không rõ ràng. Khi đã triển khai ERP, công ty đã phân công lại công việc cho từng người, nhờ vậy công việc được giao sẽ tập trung hơn.

GIẢI PHÁP

Căn cứ vào đặc tính quản lý để chia làm 3 giai đoạn triển khai

Việc triển khai ERP đòi hỏi sự quyết tâm cao của toàn thể nhân viên và sự ủng hộ của Ban giám đốc công ty. Song song đó cần phải có một kế hoạch chi tiết thì mới tạo nên sự thành công của dự án. Công ty Derhao đã triệu tập các phòng ban để thành lập 「Nhóm triển khai dự án ERP」do Ông Lin làm trưởng dự án. Vì Workflow ERP liên quan đến các phòng ban trong công ty, sau khi thảo luận với Cố vấn công ty Digiwin và dựa vào đặc tính quản lý của các chức năng bán hàng, sản xuất, kế toán và giá thành, công ty đã chia việc triển khai dự án thành 3 giai đoạn. Giai đoạn đầu tiên cấp thiết nhất là việc quản lý tồn kho phải chinh xác, sau đó giai đoạn thứ hai là khâu sản xuất, cuối cùng giai đoạn 3 là khâu quản lý giá thành và sổ kế toán.

Chìa khóa thành công trong việc triển khai chuyển đổi số với hệ thống ERP

1. Được ban lãnh đạo công ty tin tưởng và ủng hộ: Trong buổi khởi động dự án (kickoff) Ông Lin đã nhấn mạnh rằng các phòng ban của công ty phải toàn lực phối hợp thực hiện. Sự quyết tâm và ủng hộ là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến việc triển khai. Khi triển khai nếu có sự phân công công việc chưa hợp lý có thể tạo nên sự xung đột trong công ty khi đó trưởng phòng các bộ phận phải kịp thời can thiệp để điều chỉnh, hỗ trợ và đưa ra hướng giải quyết. Quá trình triển khai có trường hợp do mục tiêu rõ ràng, tâm lý chống đối, mỗi một nhân viên công ty đều có những ý kiến cá nhân và lập trường riêng, khi đó cần thiết phải có Ban lãnh đạo công ty đưa ra quyết định, thảo luận cùng các phòng ban phổ biến mục tiêu của công ty , giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của từng cá nhân gắn kết với tổ chức công ty để cùng nhau đạt được mục tiêu và lợi ích chung của công ty.
2. Sự phối hợp và sắp xếp công việc giữa cố vấn công ty Digiwin và người phụ trách triển khai dự án: khi triển khai nếu gặp khó khăn hay việc áp dụng quy trình đã thảo luận không đêm lại hiệu quả thì Chị Trang và Anh Phú công ty Derhao cùng thảo luận với Cố vấn Digiwin, chỉ trong thời gian ngắn đã đưa ra được hướng giải quyết và cách làm thiết thật nhất để có thể thúc đẩy tiến độ dự án. Quá trình triển khai sự phối hợp giữa Cố vấn Digiwin và người phụ trách triển khai dự án là rất quan trọng, ngoài việc thảo luận về quy trình và định hướng mục tiêu thì việc giám sát quá trình triển khai, báo cáo tiến độ để kịp thời đưa ra hướng khắc phục và điều chỉnh khi có sự cố xảy ra.
3. Thực hiện hợp lý và hiệu quả: Chị Trang công ty Derhao luôn giám sát tiến độ và tình hình triển khai của dự án, hỗ trợ nhân viên các phòng ban công ty giải quyết vấn đề. Mỗi một bước trong quá trình triển khai đều rất quan trọng vì vậy Cố vấn Digiwin trong từng giai đoạn đều có quy hoạch mục tiêu cho các phòng ban và người phụ trách triển khai dự án phải giám sát tiến độ và quá trình thực hiện.

HIỆU QUẢ

Quản lý hiệu quả – 4 bốn lợi ích từ triển khai hệ thống Workflow ERP

1. Nâng cáo tính chính xác và tính kịp thời của tồn kho: Trước đây sổ kho đều được theo dõi bằng giấy tờ là chính, khi cần lãnh liệu thì trực tiếp đến kho mà lấy, sản xuất xong thì nhập vào kho…dẫn đến quá trình nhập xuất kho không có ghi chép dẫn đến tồn kho không chính xác. Trên sổ sách còn số lượng tồn kho nhưng thực tế vào kho kiểm tra thì không còn nữa, hoặc ngược lại trong kho còn nhưng sổ sách thì có vì vậy khi triển khai ERP công ty yêu cầu việc xuất nhập tồn phải nhập vào phần mền để quản lý, nhằm nâng cao tính chính xác tồn kho. Khi tình trạng tồn kho được cải thiện các phòng ban liên quan như bộ phận kinh doanh hay sản xuất muốn biết số lượng tồn kho hiện tại là bao nhiêu thì trực tiếp vào hệ thống ERP tra tìm, không còn như trước phải chạy khắp các phòng ban để thu thập dữ liệu, sau đó lại tốn thời thống kế mới có được bảng chi tiết tồn kho. Vì vậy tình trạng tồn kho không những chính xác mà thời gian kết xuất dữ liệu cũng rất nhanh nên dữ liệu rất kịp thời.
2. Giảm giá thành sản phẩm: Trước đây trong quá trình sản xuất nếu có hao hụt về nguyên vật liệu thì bộ phận sản xuất trược tiếp đến kho mà lấy, nên không nắm được tình trạng lãnh nguyên vật liệu trong từng lệnh sản xuất hay tình trạng lãnh sai nguyên vật liệu cũng rất phổ biến. Thông quan ERP giúp khống hạn chế việc lãnh dư, lãnh sai nguyên vật liệu nên giá thành sản phẩm đã được giảm xuống.
3. Theo dõi tình trạng lệnh sản xuất: Trước khi triển khai bộ phận kinh doanh không nắm rõ được tình hình sản xuất, khi cần xuất hàng thì mới được biết đơn hàng chưa có tiến hành sản xuất, sau khi áp dụng hệ thống ERP thông qua thông tin phản hồi từ phòng sản xuất bộ phận kinh doanh đã giảm được thời gian theo dõi đơn hàng.
4. Cải thiện lỗ hổng trong quản lý: trước đây quyền hạn công việc phân chia không rõ ràng, vì công việc bận rộn nên một số việc cần phải làm thì không làm, đùn đẩy công việc giữa các bộ phận. Khi tin học hóa, quy trình làm việc của công ty được sắp xếp lại rõ ràng hơn, công việc liên quan đến các bộ phận cũng được hoạch định rõ ràng, vì vậy sự phối hợp, trao đổi thông tin giữa các phòng ban cũng được nâng cao.

KẾT LUẬN

Chuyến đổi số giúp công ty Derhao tiến đến mô hình quản lý hiệu quả

Hiện tại phần xuất nhập tồn kho và sản xuất đã hoàn tất, việc hướng dẫn cho nhân viên thao tác phải được duy trì để nâng cao kiến thức cho người sử dụng. Ông Lin từng nói như sau「Hy vọng của công ty là dùng ERP để quản lý công việc, không nên tái diễn việc dùng nhân viên để theo dõi tình hình công việc」. Việc dùng con người để quản lý công việc đòi hỏi phải có sự tự giác của từng nhân viên trong công ty. Trước khi áp dụng ERP, việc quản lý công việc bằng con người đã có, nhưng cái thiếu chính là sự giao tiếp giữa các phòng ban. Thông qua hệ thống ERP, các phòng ban trong công ty sẽ có sự liên hệ gắn kết chặt chẽ hơn trong công việc. Chức năng quản lý sổ kế toán và giá thành đang trong giai đoạn triển khai, hi vọng sau khi hoàn tất sẽ giúp cho công ty quản lý toàn diện hơn, chính xác hơn.

Cám ơn công ty Derhao đã nhận lời mời phỏng vấn.
Từ trái qua là Ông Lin chủ tịch HĐQT Derhao, trợ lý cấp cao Anh Phú, Chị Trang bộ phận kinh doanh,
Cố vấn Digiwin: Ông Eric và anh Quyền.