TE-1: Tăng cường quy trình làm việc và trao đổi thông tin giữa các bộ phận - Chuyển đổi số giúp quản lý và kiểm soát nội bộ | Digiwin Software (Vietnam)

TE-1: Tăng cường quy trình làm việc và trao đổi thông tin giữa các bộ phận – Chuyển đổi số giúp quản lý và kiểm soát nội bộ

TE-1: Tăng cường quy trình làm việc và trao đổi thông tin giữa các bộ phận – Chuyển đổi số giúp quản lý và kiểm soát nội bộ

Mong muốn của công ty là thông qua việc áp dụng giải pháp Workflow ERP từ Digiwin sẽ giúp công ty thắt chặt lại việc quản lý ở từng khâu, từng bộ phận, quy trình làm việc thông suốt hơn, nâng cao sự phối hợp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh trong công ty. Đối với sản phẩm, công ty muốn theo dõi được việc xuất kho của từng lô hàng, nâng cao kỹ năng tin học của nhân viên, tiến đến chuyển đổi số toàn diện “văn phòng không giấy”.

Giới thiệu

Công ty TNHH Hóa chất TE-1 được thành lập năm 1975 tại Đài Trung. Thời kỳ mới thành lập, công ty chuyên sản xuất sơn, vecni và các chất sơn quét tương tự cho ngành gỗ. Vào năm 1987, công ty đã mời đội ngũ chuyên gia kỹ thuật về nghiên cứu và sản xuất sơn dành cho ngành kim loại và nhựa. Dựa trên cơ sở phát triển ổn định của Đài Loan, năm 1990 công ty đã thành lập chi nhánh tại Thâm Quyến, Trung Quốc để sản xuất và tiêu thụ. Năm 1994, công ty thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Năm 1995, công ty thành lập xưởng Hạ Môn ở Trung Quốc. Năm 1996, công ty thành lập xưởng sản xuất tại Việt Nam và từ đó, Công ty Hóa chất TE-1 đã trở thành một thương hiệu quốc tế.

Công ty TE-1 dự án chuyển đổi số

Công ty Hóa Chất TE-1 với phương châm hoạt động 『Chất lượng đảm bảo, khách hàng hài lòng, không ngừng cải thiện, phát triển bền vững』. Từ khi thành lập, nhân viên Công ty TE-1 luôn đảm bảo cam kết về chất lượng sản phẩm và luôn luôn tìm tòi nghiên cứu sản phẩm mới. Hiện nay, dòng sản phẩm chủ lực mà công ty đang theo đuổi đó chính là sản phẩm xanh thân thiện với môi trường. Để đạt được sự bứt phá, Công ty TE-1 đã không ngại vượt qua rất nhiều chướng ngại, thử thách. “Vì một môi trường xanh, không độc hại” chính là nỗ lực hướng đến của Công ty TE-1.

Nội thất, các vật liệu trang trí và sản phẩm gia dụng chính nguồn gây ô nhiễm không khí trong nhà. Việc nâng cao chất lượng không khí trong nhà bằng cách tăng cường việc quản lý tốt chất lượng các sản phẩm nội thất và vật liệu trong nhà đã trở thành nhiệm vụ chung của các quốc gia trên toàn cầu. Ý thức về việc bảo vệ môi trường của người dân được nâng cao, chính phủ đã thắt chặt việc quản lý đối với những sản phẩm có sử dụng chất gây nguy hại. Công ty TE-1 đã thành công nghiên cứu sản phẩm Sơn nước gỗ TE-1 từ nhựa cây cổ thụ, phù hợp với quy định nhà nước về chất lượng sản phẩm thân thiện với môi trường. Sản phẩm đã vượt qua các kiểm nghiệm về chất lượng như bức xạ, hàm lượng kim loại, TVOC…v.v, và đã nhận được chứng nhận về sản phẩm xanh, tốt cho sức khỏe. Sản phẩm sơn nước gỗ TE-1 được sản xuất từ loại nhựa gỗ nổi tiếng nhập từ nước ngoài, rất thích hợp với các vật liệu nội thất, đồ gia dụng và các sản phẩm gỗ cao cấp. Đáp ứng các tiêu chí về sức khỏe, thân thiện với môi trường, đạt các tiêu chuẩn quốc tế về sản phẩm xanh.

Bối cảnh triển khai dự án

Từ bỏ tư duy cũ, quyết tâm nâng cao hiệu quả quản lý

Trước khi triển khai sản phẩm Workflow ERP của Digiwin, công ty TE-1 từng sử dụng một giải pháp phần mềm khác nhưng hiệu quả kém vì chức năng thiếu chặt chẽ, không có tính đồng bộ giữa các bộ phận, gây phát sinh rất nhiều vấn đề trong triển khai cũng như quản lý. Chính vì cấu trúc của phần mềm không phù hợp dẫn đến việc quản lý lỏng lẽo và nhiểu lỗ hỏng, làm tăng thêm khó khăn cho công ty. Phần mềm cũ cũng không hỗ trợ tiếng Việt. Mong muốn của công ty là thông qua việc áp dụng giải pháp Workflow ERP từ Digiwin sẽ giúp công ty thắt chặt lại việc quản lý ở từng khâu, từng bộ phận, quy trình làm việc thông suốt hơn, nâng cao sự phối hợp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh trong công ty. Đối với sản phẩm, công ty muốn theo dõi được việc xuất kho của từng lô hàng, nâng cao kỹ năng tin học của nhân viên, tiến đến chuyển đổi số toàn diện “văn phòng không giấy”.

Khó khăn

Các vấn đề gặp phải trong quá trình triển khai chuyển đổi số

  • Tồn tại những thói quen cũ và quan điểm không đúng về quản lý doanh nghiệp:

    Do trước khi triển khai Workflow ERP công ty đã có sử dụng một phần mềm khác, cách làm và những thói quen cũ chính là một rào cản lớn. Trong hai tháng đầu triển khai, công ty phải vận hành song song cả hai phần mềm cũ và mới. Vì ảnh hưởng từ cách sử dụng phần mền cũ, nhân viên khi nhập liệu vào phần mềm mới thường bị thiết sót thông tin. Ngoài việc Cố vấn công ty Digiwin thường xuyên hỗ trợ, công ty TE-1 cũng thường xuyên mở các cuộc họp để truyền đạt tư duy quản lý và cách làm mới cho cán bộ và nhân viên. Ông Lâm Xương Lương cũng thuyết phục nhân viên công ty rằng nếu vận hành song song hai hệ thống rất tốn thời gian và tăng thêm công việc cho mọi người. Các dữ liệu nhập vào Workflow ERP sẽ phải được chủ quản công ty kiểm duyệt, đảm bảo chính xác rồi mới chấm dứt hẳn phần mềm cũ. Công ty không ngừng tuyên truyền để thay đổi nhận thức, thói quen, quan điểm cũ. Khi tất cả đã có cùng quan điểm, mục tiêu phấn đấu thì sẽ loại bỏ được rào cản từ nhân viên và giúp họ hoàn thành nhiệm vụ.

     

  • Nhân viên thường xuyên vắng mặt:

    Có rất nhiều nhân viên ít tiếp xúc với máy tính, thao tác không quen. Ngoài việc mời Cố vấn Digiwin sang hướng dẫn, nội bộ công ty cũng thường xuyên sắp xếp các buổi đào tạo bổ sung nhằm nâng cao kỹ năng thao tác của nhân viên sử dụng. Ngoài ra, Digiwin cũng luôn sẵn sàng hỗ trợ qua điện thoại, email nếu có vấn đề phát sinh.

Hiệu quả sau khi triển khai

Chuyển đổi số nâng cao hiệu quả quản lý, quy trình rõ ràng liên lạc thông suốt

  • Hiệu suất công việc được nâng cao, tính chính xác sổ sách được tăng lên:
    Với phần mềm cũ, không phải tất cả phòng ban ở công ty đều có thể sử dụng. Ví dụ bộ phận Thu mua và Kế toán, khi bộ phận Thu mua nhập hàng về thì bộ phận Kế toán phải tự nhập lại dữ liệu từ Thu mua để ghi nhận công nợ. Do không sử dụng phần mềm nên dữ liệu này không thể đồng bộ với bộ phận khác. Ngoài làm tăng thêm công việc, nó còn dẫn đến sai sót từ khâu nhập lại dữ liệu. Từ khi triển khai Workflow ERP, có đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, mỗi công đoạn tiếp nối dữ liệu giữa các phòng đã được quản lý rất chặt chẽ, giảm thiểu sai sót. Dữ liệu xuất ra của phòng ban trước chính là dữ liệu nhập vào của phòng ban sau, giảm việc nhập lại dữ liệu và nâng cao hiệu quả công việc.

     

  • Quy trình và cơ chế quản lý rõ ràng, thông tin liên lạc nội bộ thông suốt hơn:
    Trước khi triển khai Workflow ERP, mỗi phòng ban chỉ quan tâm công việc của mình, không quan tâm đến vấn đề của phòng ban khác. Thông qua hệ thống mới, cán bộ và nhân viên các phòng giờ đây đã hiểu rõ hơn về công việc của từng phòng ban khác, giúp đội ngũ nhân viên nắm rõ hơn quy trình và sự kết nối công việc giữa các bộ phận. Khi phát sinh vấn đề, có thể thông qua hệ thống để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ là gì, triệt để giải quyết các rắc rối phát sinh, tránh cách giải quyết chỉ trị ngọn mà không trị gốc như trước đây.

Các yếu tố làm nên sự thành công trong quá trình triển khai:

  • Sự tin tưởng và toàn lực ủng hộ của Ban lãnh đạo công ty:
    Ông Trần Đại Du – Tổng giám đốc Công ty Hóa chất TE-1, trong buổi Kickoff triển khai phần mềm ERP, đã kêu gọi toàn bộ nhân viên phải cùng nhau phối hợp để triển khai hệ thống. Sự ủng hộ và quyết tâm của Ban giám đốc chính là nhân tố quan trọng trong quá trình triển khai. Khi giữa các phòng ban có phát sinh tranh chấp trong phân chia công việc và nhiệm vụ, Chủ quản công ty đã đứng ra điều chỉnh nguồn lực, chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời. Trong quá trình triển khai, nội bộ công ty có tâm lý kháng cự, các phòng ban luôn có lập trường riêng. Khi đó, các lãnh đạo cấp cao đã đưa ra những quyết định kịp thời và hỗ trợ trao đổi giữa các bộ phận, giúp các phòng ban hiểu được nhiệm vụ mình và mối liên hệ với các phòng ban khác.

     

  • Sự phối hợp giữa Cố vấn Digiwin và người phụ trách dự án tại Công ty TE-1:
    Trong quá trình triển khai, nếu gặp bất cứ vấn đề nào hoặc việc thực thi không đúng tiến độ, ông Lâm Xương Lương luôn có thể gọi điện bất cứ lúc nào để thông báo. Nhờ vậy chỉ cần thời gian ngắn thảo luận, 2 bên đã có thể đưa ra cách xử lý. Quá trình triển khai cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Cố vấn Digiwin và người phụ trách dự án. Ngoài thảo luận quy trình làm việc, điều quan trọng hơn chính là phải giám sát tiến độ thực hiện của dự án và báo cáo kết quả. Có như vậy thì mới kịp thời hỗ trợ giải quyết vấn đề, việc triển khai chuyển đổi số với hệ thống ERP mới thuận lợi và thành công.

     

  • Tính hợp lý và hiệu quả khi triển khai:
    Ông Lâm Xương Lương luôn luôn theo dõi, giám sát quá trình thực hiện và tiến độ dự án, hỗ trợ giải quyết vấn đề. Trong mỗi giai đoạn triển khai, từng khâu đều có tính chất quan trọng. Vì vậy, Cố vấn Digiwin đã lên kế hoạch chi tiết cho các phòng ban thực hiện trong từng giai đoạn, và yêu cầu người phụ trách dự án phải theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện. Trước mắt hệ thống đã hoàn tất đưa vào sử dụng giai đoạn tồn kho và sản xuất. Trong quá trình triển khai, Digiwin và công ty không ngừng duy trì việc huấn luyện nhân viên sử dụng phần mền để nâng cao kỹ năng. Công ty còn mong muốn thông qua dự án này để thiết lập cầu nối, cải thiện mối quan hệ làm việc giữa các phòng ban. Hy vọng sau khi hoàn thành, dự án sẽ mang lại cho công ty một bộ mặt mới về chuyển đổi số doanh nghiệp.

Ông Lâm Xương Lương nêu cảm nghĩ và mục tiêu của ông như sau:「Hợp tác cùng công ty Digiwin giúp cho việc hoạch định nhân lực được tốt hơn, giúp giảm lãng phí nguồn tài nguyên công ty xuống mức thấp nhất, tiến đến mục tiêu một văn phòng không giấy」

Cám ơn (Công Ty Hóa Chất TE-1) đã tham gia cuộc phỏng vấn của Công Ty Digwin.
Từ trái qua: Ông Lâm Xương Lương, Tổng giám đốc Trần Đại Du, Cố vấn Eric Lu công ty Digiwin

Webinar

Seminar / Event

Webinar

Seminar / Event