Trong thời đại hiện nay, việc quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu nhà máy hiệu quả, quy trình làm việc trơn tru và có khả năng ứng phó với sự thay đổi đơn đặt hàng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp sản xuất tiến đến thành công. Dữ liệu sản xuất của Công ty Chiau Hung trước đây đều được nhập liệu bằng Excel, tuy tiện lợi và dễ tiếp cận nhưng cũng làm cho người dùng tốn rất nhiều thời gian để tra tìm và thống kê dữ liệu. Do thiếu những công cụ hữu ích hỗ trợ cho công việc và cơ chế quản lý giám sát, nên những sơ suất của nhân viên đã gây nên tình trạng khó khăn trong công tác quản lý hàng hóa và linh kiện của công ty. Vì vậy, để việc quản lý đáp ứng được yêu cầu và sự mong đợi của Ban giám đốc, công ty đã quyết định cần phải thực hiện chuyển đổi số doanh nghiệp, cải thiện tình trạng tồn kho, giảm sự sai sót của nhân viên, giảm tỷ lệ sản phẩm hư hỏng. Việc số hóa doanh nghiệp đã trở thành mục tiêu hàng đầu của công ty Chiau Hung.

Công ty TNHH Chiau Hung Việt Nam được lập vào năm 2004, sản phẩm chính là công tắc khoá xe máy, xe hơi, nắp bình xăng, khoá công cụ, khoá yên v.v. Sản phẩm ngoài tiêu thụ tại thị trường Việt Nam còn được xuất khẩu về thị trường Đài Loan.

Khó khăn: Thường thiếu hụt linh kiện sản xuất – Yếu kém trong quản lý tồn kho

Khó khăn lớn nhất mà công ty Chiau Hung gặp phải chính là quản lý tồn kho. Do chủng loại nguyên vật liệu/linh kiện rất nhiều, trong quá trình sản xuất thường phát sinh tình trạng thiếu linh kiện dẫn đến giao hàng trễ, phải tăng ca sản xuất. Đối với công ty, áp lực và khó khăn đến từ cả 2 phía nhân viên và khách hàng. Vì vậy, việc nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho đã trở thành nhiệm vụ cấp bách của Ban lãnh đạo công ty. Tháng 08 năm 2010, công ty quyết định mua sản phẩm Workflow ERP của công ty Digiwin Viêt Nam.

Yếu tố then chốt trong triển khai chuyển đổi số với ERP

• Sự ủng hộ và quyết tâm cao của Ban giám đốc

  Trong giai đoạn triển khai, người phụ trách dự án chính là xưởng trưởng Tô. Sau khi nghe tư vấn và thảo luận với Cố vấn Digiwin, ông Tô bàn bạc lại với Phó tổng Lương để thống nhất quyết định cuối cùng. Trong giai đoạn này, sự phối hợp và thái độ tích cực tham gia của nhân viên rất cần đến sự động viên, hỗ trợ từ Ban giám đốc. Nếu không, khi nhân viên tiếp xúc với hệ thống ERP mới sẽ có tâm lý chống đối, hoặc do chưa thay đổi được thói quen và cách làm cũ mà dẫn đến quá trình tiếp thu phương pháp và cách làm mới bị thất bại. Ban giám đốc luôn ủng hộ, kiên trì trao đổi giúp cho các phòng ban có thể hiểu được nhiệm vụ và mối liên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác. Nhờ vậy, việc triển khai mới được tiến hành thuận lợi.

• Tư vấn và thực thi

  Trong thời gian triển khai dự án, mỗi một giai đoạn đều đóng vai trò quan trọng, Các giai đoạn trước và sau đều có mối liên hệ ràng buộc lẫn nhau. Trong từng giai đoạn triển khai, các bộ phận đều được yêu cầu thực hiện đầy đủ các công việc liên quan. Khi trực tiếp thực thi, người sử dụng có thể phát hiện và nêu ra rất nhiều vấn đề. Vì vậy, Cố vấn và nhân viên chăm sóc khách hàng công ty Digiwin đã luôn cố gắng kiên trì trao đổi, hỗ trợ đội ngũ nhân viên từ những thao tác đơn giản nhất. Từng bước một, công ty Chiau Hung đã chính thức đưa vào sử dụng hệ thống ERP.

• Hệ thống dịch vụ khách hàng của công ty Digiwin Việt Nam

  Trong công tác huấn luyện, công ty Digiwin cung cấp rất nhiều hình thức dịch vụ chăm sóc khách hàng, giúp người sử dụng có được một hệ thống dịch vụ đầy đủ và hoàn thiện nhất. Đối với người sử dụng là người Việt Nam, công ty sẽ có đội ngũ Cố vấn và bộ phận chăm sóc nói tiếng Việt. Khi gặp vấn đề trong quá trình sử dụng, khách hàng có thể gọi điện hoặc thông qua Skype, email để nhờ Digiwin hỗ trợ. Vì vậy dù cho có khoảng cách về địa lý, khách hàng luôn có thể trao đổi và nhận được hướng dẫn sử dụng từ xa. Đối với Ban giám đốc là người Đài Loan thì phía công ty cũng có thể trực tiếp điện thoại hay thông qua các phương tiện liên lạc qua mạng để được Digiwin hỗ trợ và hướng dẫn nhanh nhất.

Áp dụng quy trình chuyển đổi số chuẩn của ERP, thông tin công ty được thể hiện đầy đủ và rõ ràng

Trước đây, bộ phận quản lý kho và sản xuất khi cần tra tìm các thông tin liên quan đến tồn kho thường tốn rất nhiều thời gian, công sức, làm tăng thêm gánh nặng cho đội ngũ nhân viên vì các dữ liệu xuất nhập tồn kho đều được ghi chép bằng tay. Bây giờ nhân viên chỉ cần nhập đầy đủ các số liệu vào ERP, ngay lập tức có thể thông qua chức năng tra cứu để tìm các thông tin liên quan đến sản phẩm rất đầy đủ, cũng như giúp cho việc sau khi nhận đơn hàng chuyển qua khâu sản xuất một cách dễ dàng.

Triển khai giai đoạn đầu tiên, giai đoạn tiếp theo sẽ là phân hệ giá thành và kế toán tài chính

Trong tương lai, công ty Chiau Hung sẽ triển khai tiếp phân hệ giá thành và kế toán tài chính thông qua hệ thống chuyển đổi số ERP của Digiwin, giúp công ty nắm bắt rõ được tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, thông qua đó cải thiện và điều chỉnh những mặt còn thiếu. Việc triển khai chuyển đổi số với hệ thống ERP chỉ mới thành công được một nữa. Trước thời đại điện toán đám mây sắp đến, Digiwin đã giúp công ty Chiau Hung tiến một bước thành công đến với việc chuyển đổi số doanh nghiệp. Trong tương lai, Digiwin Việt Nam sẽ còn nỗ lực tiếp tục cung cấp những dịch vụ hoàn thiện hơn.