Trong thời đại hiện nay việc đáp ứng yêu cầu về hiệu quả, quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu nhà máy, có quy trình làm việc trơn tru và việc ứng phó với sự thay đổi đơn đặt hàng là những yếu tố giúp giúp doanh nghiệp tiến đến thành công. Dữ liệu công ty Chiau Hung trước đây đều được nhập vào bằng Excel, tuy rất linh động và tiện lợi nhưng cũng làm cho người dùng tốn rất nhiều thời gian để tra tìm và thống kê dữ liệu, vì công việc nhân viên thiếu những công cụ hữu ít hỗ trợ cho công việc và cơ chế quản lý giám sát, nên sự sơ suất của nhân viên đã gây nên tình trạng khó khăn trong công việc quản lý hàng hóa và linh kiện công ty. Vì vậy, để đáp ứng việc quản lý phù hợp với yêu cầu và sự mong đợi của Ban giám đốc công ty nên cần thiết phải tin học hóa doanh nghiệp, cải thiện tình trạng tồn kho, giảm sự sai sót của nhân viên, giảm tỷ lệ sản phẩm hư hỏng, thực hiện thông tin hóa doanh nghiệp đã trở thành mục tiêu hàng đầu của công ty Chiau Hung.

Công ty TNHH Chiau Hung Việt Nam được lập vào năm 2004 tại Việt Nam, sản phẩm chính là công tắc khoá xe máy, xe hơi, nắp bình xăng, khoá công cụ, khoá yên. Sản phẩm ngoài tiêu thụ trên thị trường Việt Nam, còn được xuất khẩu về thị trường Đài Loan.

Thường hay thiếu hụt linh kiện trong sản xuất gây nên tình trạng yếu kém trong quản lý tồn kho

Khó khăn lớn nhất mà công ty Chiau Hung gặp phải chính là quản lý hàng tồn kho, do chủng loại nguyên vật liệu, linh kiện rất nhiều, quá trình sản xuất hay phát sinh tình trạng thiếu linh kiện dẫn đến việc giao hàng trễ, phải tăng ca sản xuất. Đối với công ty, nhân viên hay khách hàng đều tạo ra khó khăn và sự phiền phức, vì vậy việc nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho đã trở thành nhiệm vụ cấp bách của Ban lãnh đạo công ty. Tháng 08 năm 2010 công ty quyết định mua sản phẩm Workflow ERP của công ty Digiwin Viêt Nam.

Yếu tố then chốt trong triển khai ERP

• Sự ủng hộ và quyết tâm cao của Ban giám đốc
  Trong giai đoạn triển khai người phụ trách dự án chính là xưởng trưởng Tô, sau khi Cố vấn tư vấn và thảo luận ông Tô sẽ bàn bạc lại với Phó tổng Tô để thống nhất quyết định cuối cùng. Nên trong giai đoạn này sự phối hợp và thái độ tích cực tham gia của nhân viên đều cần sự hỗ trợ của Ban giám đốc, nếu không khi nhân viên tiếp xúc với hệ thống ERP mới sẽ có tâm lý chống lại hoặc do chưa thay đổi được thói quen và cách làm cũ, có thể dẫn đến quá trình tiếp thu phương pháp và cách làm mới sẽ bị thất bại. Do vậy việc Ban giám đốc luôn ủng hộ, sự kiên trì, trao đổi giúp cho các phòng ban có thể hiểu được nhiệm vụ và mối liên hệ ràng buộc với các bộ phận khác, có vậy thì việc triển khai mới có thể tiến hành thuận lợi.

• Tư vấn và thực thi
  Trong thời gian triển khai mỗi một thao tác cũng là yếu tố quan trọng, các thao tác trước và sau đều có mối liên hệ ràng buộc lẫn nhau. Trong từng giai đoạn triển khai phải yêu cầu các bộ phận thực hiện đầy đủ các công việc liên quan. Khi thực thi người sử dụng có thể nêu ra rất nhiều vấn đề, vì vậy Cố vấn và nhân viên chăm sóc công ty Digiwin cần phải nhẫn nại và kiên trì trao đổi, giúp cho nhân viên có thể thao tác từ cách đơn giản nhất, nên từng bước một công ty Chiau Hung đã chính thức đưa vào sử dụng ERP.

• Hệ thống dịch vụ khách hàng của công ty Digiwin Việt Nam
  Trong công tác huấn luyện, công ty Digiwin cung cấp rất nhiều hình thức dịch vụ chăm sóc khách hàng, giúp cho người sử dụng có được một dịch vụ đầy đủ và hoàn thiện nhất. Đối với người sử dụng là người Việt nam sẽ có đội ngũ Cố vấn và bộ phận chăm sóc nói tiếng việt, khi gặp vấn đề trong khi sử dụng có thể gọi điện hay thông qua skype, email để nhờ hỗ trợ, nên dù có khoảng cách về địa lý nhưng người dùng có thể trao đổi và nhận được hướng dẫn sử dụng từ xa. Đối với Ban giám đốc là người Đài Loan thì cũng có thể trực tiếp điện thoại hay thông qua các phương tiện liên lạc qua mạng để được hỗ trợ và hướng dẫn nhanh nhất.

Áp dụng quy trình chuẩn của ERP, giúp thông tin công ty được thể hiện đầy đủ và rõ ràng

Trước đây bộ phận quản lý kho và sản xuất khi cần tra tìm các thông tin liên quan đến hàng tồn kho tốn rất nhiều thời gian, công sức và làm tăng thêm gánh nặng cho nhân viên , vì các dữ liệu xuất nhập tồn kho đều được ghi chép bằng tay. Bây giờ chỉ cần nhập đầy đủ các số liệu vào ERP, ngay lập tức có thể thông qua chức năng tra tìm trong ERP, để tìm các thông tin liên quan đến một sản phẩm rất đầy đủ như quy cách sản phẩm…, cũng giúp cho việc sau khi nhận đơn hàng chuyển qua khâu sản xuất một cách dễ dàng.

Thực hiện bước đầu tiên, bước tiếp theo sẽ là phân hệ giá thành và kế toán tài chính

Trong tương lai công ty Chiau Hung sẽ triển khai tiếp phân hệ giá thành và kế toán tài chính, thông qua hệ thống ERP của công ty Digiwin sẽ giúp công ty có thể nắm bắt được tình trạng hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, có thể thông qua đó cải thiện và điều chỉnh những mặt còn thiếu. Việc triển khai ERP mới chỉ là thành công được một nữa, trong thời đại sắp đến của điện toán đám mây, công ty Digiwin đã giúp cho công ty Chiau Hung tiến đến một bước thành công trong việc tin học hóa doanh nghiệp, Trong tương lai, công ty Digiwin Việt Nam sẽ còn tiếp tục cung cấp những dịch vụ tốt hơn.