Latitudetree: Tích hợp hệ thống nội bộ, chuyển đổi số nâng cao hiệu quả quản lý

Mục tiêu của công ty Latitudetree Việt Nam là không ngừng nâng cao sản phẩm và dịch vụ, luôn thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng. Công ty rất chú trọng đến tinh thần lao động của toàn thể nhân viên công ty. Trong quá trình hoạt động, công ty không ngừng nghiên cứu nhằm giảm thời gian sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất, mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Vì có mục tiêu và phương châm hoạt động rõ ràng nên công ty Latitudetree trong ngành sản suất gỗ rất có uy tín và nhận được sự tín nhiệm cao.

Tập đoàn Latitudetree từ việc sản xuất sản phẩm gỗ gia dụng đơn lẻ, cho đến nay đã thiết kế và sản xuất nguyên bộ sản phẩm dành cho nội thất. Sự chuyển biến này bắt đầu từ năm 1998 khi xu hướng sản phẩm gỗ nội thất luôn thiết kế theo từng bộ. Do đó công ty đã thành lập một đội ngũ chuyên thiết kế và phát triển các bộ sản phẩm gỗ nội thất, thông qua đó bắt đầu tự phát triển sản phẩm riêng của mình, cho ra mắt nhiều bộ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu các thị trường và thị hiếu của khách hàng khác nhau.

KHÓ KHĂN

Khó khăn trước khi triển khai chuyển đổi số với Workflow ERP: Thông tin nội bộ không được tích hợp một cách hiệu quả

Trước khi triển khai hệ thống Workflow ERP, các bộ phận của công ty Latitudetree đều sử dụng phần mềm riêng. Vì các phần mềm riêng biệt nên không thể kế thừa kết nối dữ liệu lẫn nhau, dẫn đến dữ liệu xuất ra thường phải thông qua con người nhập lại một lần nữa, tiêu tốn rất nhiều thời gian. Các phòng ban cũng hoạt động độc lập với nhau nên việc cung cấp hay lấy dữ liệu từ phòng ban khác gặp rất nhiều khó khăn. Đa phần dữ liệu được cung cấp cho bộ phận khác mà không hề quan tâm đến tính hợp lý của dữ liệu, vì vậy phát sinh và tồn tại nhiều cách làm và quan điểm không đúng, gây ra lỗ hổng, khó khăn trong công tác quản lý và làm suy yếu hiệu suất quản lý. Công ty hy vọng thông qua việc triển khai chuyển đổi số với Workflow ERP sẽ giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa các phòng ban, quy trình làm việc được thông suốt, các bộ phận gắn kết chặt chẽ, giảm lỗ hổng trong quản lý, giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh, giảm việc nhập lại dữ liệu từ các phòng ban liên quan và từ đó giảm thiểu sai sót đến từ nhập liệu.

Giải quyết gánh nặng từ tư duy cũ, ứng phó linh hoạt với nhu cầu đề ra từ nội bộ nhân viên

• Gánh nặng từ tư duy cũ

  Việc triển khai chuyển đổi số với hệ thống Workflow ERP tại công ty Latitudetree ban đầu gặp rất nhiều khó khăn vì gặp phải rào cản từ cách làm và tư duy cũ. Giao diện của Workflow ERP khác với phần mềm cũ mà nhân viên từng sử dụng, nên nhận được không ít sự chống đối từ các phòng ban.
  Ngoài việc Cố vấn của Digiwin trong quá trình tư vấn phải giải thich và thuyết phục các phòng ban về cách làm mới, nội bộ công ty Latitudetree cũng phải thường xuyên mở các cuộc họp nhằm truyền đạt mục tiêu và cách làm mới của công ty. Người phụ trách dự án, ông Lý Quán Đức, luôn theo sát tình hình sử dụng hệ thống của nhân viên, nắm bắt tình hình để tìm hiểu nguyên nhân chống đối từ người sử dụng nhằm có hướng giải quyết hợp lý. Ngoài việc phía Digiwin sắp xếp Cố vấn đến công ty để hướng dẫn sử dụng, nội bộ công ty Latitudetree cũng có những buổi đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng thao tác trên phần mềm. Khi gặp vấn đề có thể thông qua điện thoại, e-mail để liên hệ với Digiwin để được hỗ trợ, không ngừng truyền đạt tư duy và hướng dẫn cách làm mới nhằm cải thiện cách làm cũ, giảm sự chống đối từ người sử dụng và tiến đến hoàn thành mục tiêu đưa phần mềm vào sử dụng chính thức.

• Thao tác chưa đáp ứng được nhu cầu công ty

  Trong quá trình triển khai Workflow ERP, công ty Latitudetree căn cứ vào nhu cầu và đặc thù riêng của các phòng ban để tiến hành lên kế hoạch thiết kế khác nhau.
  Cố vấn Digiwin đã phối hợp với các trưởng phòng và người sử dụng phần mềm để thảo luận sự khác nhau và phân tích tính hợp lý của yêu cầu điều chỉnh phần mềm. Digiwin sẽ xét xem vấn đề có phải chỉ đến từ thói quen sử dụng phần mềm cũ hay đến từ yêu cầu có thật của cá nhân, và phân tích xem thay đổi đó có ảnh hưởng đến mục đích quản lý chung của công ty hay không. Nếu yêu cầu đó không vi phạm nguyên tắc quản lý nội bộ công ty thì sẽ tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu, nhằm nâng cao hiệu suất công việc mà vẫn phù hợp mục đích quản lý chung của công ty. Nếu yêu cầu đưa ra vi phạm nguyên tắc trong quản lý, kiểm soát nội bộ công ty thì khi đó sẽ nêu rõ lý do vì sao không thể thay đổi, và tìm kiếm phướng án để thay thế, giảm sự kháng cự từ người dùng.

GIẢI PHÁP

Hiệu quả sau khi triển khai chuyển đổi số với Workflow ERP: Quy trình rõ ràng, giảm tái nhập dữ liệu, tăng hiệu quả kết nối và trao đổi thông tin giữa các phòng ban

• Công việc được đơn giản hóa, tính chính xác của sổ sách được nâng cao

  Trước khi triển khai ERP, mỗi phòng ban của công ty Latitudetree đều sử dụng phần mềm riêng vận hành độc lập. Ví dụ: Sau khi bộ phận thu mua đặt hàng, kho nhận hàng thì nhân viên kho phải nhập lại thông tin hàng hóa mà không thể kết nối dữ liệu từ bộ phận thu mua. Sau khi nhập hàng, bộ phận kế toán cũng phải nhập lại số liệu đó để ghi nhận công nợ, không có cách nào thông qua phần mềm để lấy dữ liệu từ khâu nhập hàng. Điều này vừa làm tăng thêm công việc cho các phòng ban, vừa làm tăng khả năng sai sót đến từ khâu nhập lại dữ liệu. Sau khi ứng dụng hệ thống Workflow ERP thì dữ liệu của các phòng ban có thể tích hợp lại với nhau, khâu chuyển tiếp dữ liệu giữa các phòng ban cũng được kiểm soát nghiêm ngặt, giảm sai sót từ việc nhập liệu, dữ liệu từ bộ phận này có thể kế thừa cho bộ phận sau nên hiệu quả công việc được nâng cao.

• Cơ chế quản lý và quy trình rõ ràng, minh bạch hóa trao đổi thông tin giữa các phòng ban

  Trước đây các phòng ban công ty ai cũng chỉ quan tâm đến công việc của riêng mình. Miễn xuất được báo cáo, thành nhiệm vụ là được, không cần quan tâm mối quan hệ với các phòng ban khác. Thông qua việc triển khai dự án lần này, công ty muốn các cấp trưởng phòng và người dùng phần mềm có thể củng cố, hiểu rõ hơn về chức năng và mối liên hệ ràng buộc cùa phòng ban mình với các phòng ban khác. Khi phát hiện vấn đề có thể thông qua ERP để xác định rõ nguồn gốc nguyên nhân, triệt để giải quyết các vấn đề phát sinh, tránh cách làm trị ngọn mà không trị gốc.

• Giảm thời gian thu thập và thống kê dữ liệu

  Trước khi triển khai Workflow ERP, nếu muốn thống kê dữ liệu thì các phòng ban phải tốn rất nhiều thời gian để thu thập và thống kê. Sau khi thống kê xong lại phải tái nhập kết quả vào phần mềm. Sau khi triển khai, vì dữ liệu đã có sẵn trên phần mềm nên chỉ cần thông qua công cụ EIS là có thể giúp công ty tự động phân tích và thống kê dữ liệu chỉ trong tích tắc, không cần tốn công sức đi thu thập dữ liệu rồi sau đó thống kê như trước đây.

Yếu tố tạo nên thành công: Sự ủng hộ từ Ban lãnh đạo, thường xuyên theo dõi tiến độ, phối hợp mật thiết với nhà cung cấp phần mềm chuyển đổi số

• Sự tin tưởng và toàn lực ủng hộ của Ban lãnh đạo

  Khi triển khai, ông Lưu – phó tổng công ty Latitudetree, đã kêu gọi toàn thể nhân viên công ty toàn tâm toàn lực phối hợp với nhau để thực hiện dự án này. Khi đã có sự quyết tâm và ủng hộ từ Ban lãnh đạo công ty thì việc triển khai sẽ có sức ảnh hưởng lớn. Trường hợp giữa các phòng ban có phát sinh tranh chấp trong phân chia công việc và nhiệm vụ, chủ quản công ty sẽ kịp thời điều chỉnh nguồn lực, chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời. Hoặc quá trình triển khai gặp phải tâm lý kháng cự, mỗi phòng ban có lập trường riêng của mình, khi đó các lãnh đạo cấp cao sẽ ra quyết định và hỗ trợ trao đổi giữa các bộ phận, giúp các phòng ban hiểu được nhiệm vụ bản thân và mối liên hệ với các phòng ban khác.

• Tính hợp lý và hiệu quả khi triển khai

  Ông Lý Quán Đức và Cô Hà Khải Linh luôn luôn theo dõi, giám sát quá trình thực hiện và tiến độ của dự án, hỗ trợ giải quyết vấn đề. Khi triển khai dự án, mỗi một giai đoạn, mỗi một nhiệm vụ đều đóng vai trò quan trọng. Vì vậy trong quá trình triển khai, Cố vấn Digiwin đều lên kế hoạch công việc cho các phòng ban theo từng giai đoạn, và yêu cầu người phụ trách dự án phải theo dõi và báo cáo tiến độ hoàn thành.

• Sự phối hợp giữa Cố vấn Digiwin và người phụ trách dự án công ty Latitudetree

  Quá trình triển khai nếu gặp vấn đề hay việc thực thi không đúng quy trình, Người phụ trách dự án đều có thể gọi điện cho Digiwin bất cứ lúc nào để thông báo, nên chỉ trong thời gian ngắn có thể thảo luận và đưa ra cách xử lý. Quá trình triển khai cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Cố vấn Digiwin và Người phụ trách dự án, ngoài việc thảo luận quy trình làm việc, quan trọng hơn đó là phải giám sát tiến độ thực hiện của dự án và báo cáo kết quả. Có như vậy thì mới kịp thời hỗ trợ giải quyết vấn đề, hệ thống ERP mới triển khai đươc thuận lợi và thành công.

KẾT LUẬN

Thiết lập hoàn thiện lộ trình chuyển đổi số của công ty Latitudetree

Trước mắt hệ thống đã hoàn tất đưa vào sử dụng chức năng xuất-nhập tồn kho, sản xuất và kế toán. Trong quá trình triển khai, công ty không ngừng duy trì việc huấn luyện nhân viên sử dụng phần mềm để nâng cao kỹ năng. Công ty mong muốn thông qua việc triển khai dự án lần này để thiết lập cầu nối nâng cao mối quan hệ làm việc giữa các phòng ban, và hi vọng sau khi hoàn thành dự án sẽ mang lại cho công ty một bộ mặt mới về chuyển đổi số doanh nghiệp. Trong tương lai, công ty có thể tích hợp thêm phân hệ SFT và các sản phẩm ERPII để giúp cho việc tích hợp hệ thống chuyển đổi số được hoàn thiện, hiệu quả quản lý của công ty được nâng cao hơn.

Cám ơn công ty Latitudetree đã nhận lời mời phỏng vấn của Công ty Digiwin.
Từ trái qua là Giám đốc Lâm Chính Chương, Phó tổng Lưu Càn Cẩm,
Cố vấn Digiwin Eric Lu, Cố vấn Digiwin Huỳnh Hiển Quyền và ông Lý Quán Đức