Nền tảng quản lý vận hành ERP – Tối ưu quy trình quản lý

Tạo thương hiệu thiết bị gia dụng danh tiếng thế giới – Caesar

Caesar thành lập vào năm 1985, là một trong số ít các nhà sản xuất Đài Loan có khả năng nung gốm sứ vệ sinh. Năm 1989, trước nhu cầu thị trường Đài Loan, Caesar thành lập trụ sở kinh doanh, chuyên nhập khẩu thiết bị vệ sinh từ nhiều nước và mở rộng thể loại sản phẩm. Vào những năm 1990, Caesar bắt đầu học hỏi công nghệ lò nung và thiết kế của châu Âu và Mỹ, đồng thời bắt đầu phát triển nhân tài R&D tại Đài Loan.

Bắt tay cùng Digiwin xây dựng phương án chuyển đổi số

Đối với nhu cầu quản lý của bộ phận điều hành Caesar, hệ thống hiện hành không thể đáp ứng nhu cầu kiểm soát. Do đó, Caesar quyết định ứng dụng công nghệ số, tích hợp mọi dữ liệu của từng bộ phận để tạo nền tảng quản lý vận hành số hóa.

Khi mới hội nhập vào thị trường Việt Nam, các chứng từ và báo biểu được xử lý bằng Excel, bộ phận quản lý chỉ biết những thông tin kinh doanh thông qua bản dịch thuật. Bên cạnh đó, tần suất thay đổi nhân sự thường xuyên đã gây khó khăn trong việc tiêu chuẩn hóa văn bản, vì vậy mà việc tổng hợp dữ liệu giữa các bộ phận lại ngày càng khó khăn hơn.

Chính từ những nguyên nhân trên, Caesar quyết định sử dụng ERP, quyết định lựa chọn đơn vị đã hoạt động nhiều năm tại Việt Nam, đồng thời có đội ngũ tư vấn và mở lớp đào tạo hệ thống định kỳ – Digiwin Vietnam – để cùng đồng hành trên lộ trình chuyển đổi số.

Vận hành dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác

Trước khi ứng dụng hệ thống ERP, dữ liệu không thể tích hợp toàn diện và thường xảy ra tình huống số liệu hàng tồn và sổ sách kế toán không thống nhất.

Caesar thực hiện kiểm kê hàng tồn cố định sáu tháng một lần, tuy nhiên nếu kết quả kiểm kê không khớp với số liệu kế toán thì không thể biết được số liệu bên nhà máy hay kinh doanh có vấn đề hay không? Cũng đồng nghĩa là, những dữ liệu này không có giá trị tham khảo. Ngoài ra, hệ thống ban đầu không thể trình bày độc lập dữ liệu của từng đơn vị, điều này khiến bộ phận điều hành không thể đưa ra các biện pháp ứng phó thích hợp.

Mô hình kinh doanh và sản xuất của Caesar trước đây khá truyền thống, sau khi ứng dụng hệ thống ERP, cơ cấu vận hành và dữ liệu của Caesar đã có sự thay đổi toàn diện. Bộ phận quản lý có thể xem xét tình trạng nội bộ mọi lúc mọi nơi, như tình trạng sản xuất trong nhà máy, dữ liệu tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm v.v..

Mọi dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh, sản xuất và hàng tồn, ban quản lý đều có thể theo dõi và nắm bắt thông qua ERP. Dựa vào nền tảng dữ liệu số hóa tích hợp giữa các phòng ban, việc tra cứu dữ liệu giờ đây đã nhanh chóng và chính xác hơn.

Nền tảng dữ liệu số hóa ERP – Tối ưu quy trình quản lý

Mục tiêu của Caesar không đơn thuần chỉ là ứng dụng hệ thống, mà là thông qua kế hoạch này để tái cơ cấu quy trình quản lý vận hành của doanh nghiệp. Trước đây, nhân viên có thể tùy chỉnh mọi dữ liệu trong hệ thống cũ, trong khi lại không có cơ chế ghi nhận lịch sử chỉnh sửa, vì vậy sẽ dễ xảy ra hiện tượng hàng hóa chưa được nhập kho mà đã bán hết, như vậy sau này nếu có vấn đề và cần truy xuất, công ty hoàn toàn không có dữ liệu để thực hiện việc phân tích này.

Đối với một doanh nghiệp, thông thường khi tài nguyên không đủ thì tự nhiên nhân tài cũng trở nên càng thiến tốn, ở giai đoạn này, nếu triển khai hợp lý, năng lực của nhân tài cũng sẽ được cải thiện, ngược lại thì hậu quả cũng hoàn toàn có thể dự đoán được. Vì vậy, trong quá trình quy hoạch phương án, sự ủng hộ và nhất trí giữa bộ phận quản lý và toàn thể nhân viên là vô cùng quan trọng, khi tư tưởng nhất quán, mọi việc tự ắt sẽ thuận lợi hơn! Cán bộ quản lý và cán bộ dự bị nhắm đúng một mục tiêu, từng bước dẫn dắt nhân viên thực hiện, thì hiệu quả sẽ dần được thể hiện qua con số.

Thông qua ERP, mọi dữ liệu giữa các đơn vị kinh doanh, sản xuất, tồn kho, kế toán được kết nối, tạo điều kiện cho việc truy tìm lịch sử thao tác trong quá trình thực hiện, tìm ra nguồn gốc dẫn đến lỗi sai trong trường hợp cần thiết. Đây chính là quy chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hạn chế tình huống ngoại lệ xảy ra mà ERP mang lại, đảm bảo tính chính xác, hoàn thiện và đáng tin cậy của thông tin trong hệ thống.

Đồng tâm nhất trí là mấu chốt quan trọng

Caesar rất chú trọng kế hoạch chuyển đổi này, vì vậy đã yêu cầu các bộ phận quản lý tham gia xuyên suốt vào quá trình thảo luận phương án, chương trình đào tạo và giai đoạn thực hành mô phỏng trước khi đưa vào sử dụng. Caesar vô cùng quan tâm việc tái cấu trúc quy trình vận hành, thời gian đầu khi thực hiện, chủ quản từng bộ phận luôn nhắc nhở nhân viên cập nhật dữ liệu đơn hàng, thu mua và tồn kho mới nhất. Nhờ đó đã từng bước xây dựng nên nền tàng dữ liệu tức thì cho việc ứng dụng ERP.

Khi mới bắt đầu sử dụng hệ thống, nhân viên Caesar chưa rành các thao tác thiết lập và duy trì dữ liệu. Tuy nhiên, nhờ vào sự hướng dẫn tận tình và phối hợp từ bộ phận quản lý, dự án chuyển đổi số của doanh nghiệp ngày một ổn định và phát triển theo hướng tích cực, nhân viên dần dần cảm nhận được những hữu ích do công nghệ số hóa mang lại.

Lợi ích khi ứng dụng ERP

• Khả năng báo giá nhanh chóng: cung cấp phiếu báo giá trong vòng nửa ngày, theo dõi các khoản thu chi, nắm bắt xu hướng biến động giá cả.
• Nắm bắt thông tin sản xuất và tồn kho, đồng thời kiểm soát thời gian giao hàng chính xác.
• Dòng tiền được điều độ linh hoạt, thanh toán các khoản chi phí đúng hạn.
• Báo cáo tài chính đầu ra phù hợp quy định kế toán của chính phủ Việt Nam.
• Minh bạch tài chính, thiết lập hạn mức tín dụng cho từng khách hàng.
• Thiết lập SOP quản lý vận hành doanh nghiệp, giảm thiểu sự ảnh hưởng do biến động nhân sự.

Caesar và Digiwin trở thành đôi bạn đồng hành chiến lược trên lộ trình chuyển đổi số

Thông qua hệ thống ERP, Caesar có thể giám sát tình trạng vận hành nội bộ một cách rõ ràng. Bên cạnh đó còn có thể tiến hành phân tích và đưa ra phương án cải thiện hiệu quả, như giảm số lượng tồn kho, nâng cao doanh thu, cải thiện chất lượng sản phẩm v.v..

ERP không chỉ thúc đẩy bước chân của Caesar trong việc chuyển đổi số, mà còn thay đổi mô hình kinh doanh và kiểm soát thông tin của ngành thiết bị vệ sinh, đưa ngành nghề tiếp cận thêm với nhiều hướng phát triển. Thông qua chuyển đổi số, chủ doanh nghiệp dần dần không còn sợ tốc độ phát triển của thời đại thông tin ngày nay, trái lại là trải nghiệm quá trình cùng phát triển với công nghệ! Trong quá trình này, Caesar đã đạt tới mục tiêu quản lý hằng mong muốn khi thành lập trụ sở tại Việt Nam, đồng thời sẽ tự tin sải bước trên con đường phát triển sự nghiệp. Digiwin Vietnam cũng sẽ luôn sẵn sàng đồng hành ở vai trò phò trợ cho mọi đối tác trên con đường chuyển đổi số.

Tìm hiểu thêm:

>> Chuyển đổi số | 3 trọng tâm trong việc giám sát tức thì từ mạng lưới thiết bị

>> Chuyển đổi số| 7 lợi thế của giám sát mạng thiết bị từ xa

>> Chuyển đổi số | 5 vấn đề về quản lý & giám sát dây chuyền sản xuất từ xa

Digiwin Software Việt Nam

Zalo Official Account