Quản lý ký duyệt điện tử – Số hóa quy trình doanh nghiệp
Sức mạnh tổng hợp từ giải pháp ERP & BPM của Digiwin Software (Việt Nam)

Năm 2017 Công ty TNHH Daluen Việt Nam chung tay với Digiwin Software (Việt Nam) triển khai dự án TIPTOP ERP, bước đầu hướng tới quản lý số, hoàn thành xây dựng ERP trở thành nền tảng quản lý nguồn lực doanh nghiệp. Tiếp nối thành công bước đầu, Daluen tiếp tục đẩy mạnh dự án hệ thống ký duyệt điện tử EasyFlow vào năm 2022. Các chủ quản của công ty Daluen có thể kết nối mạng đăng nhập vào hệ thống BPM (hệ thống quản lý quy trình doanh nghiệp) để ký duyệt điện tử văn bản online. Khi đi công tác xa, người quản lý cũng có thể sử dụng điện thoại để ký duyệt hoặc chỉ định người đại diện ký thay. Nhờ đó các văn bản được ký duyệt nhanh chóng và có thể theo dõi quy trình ký duyệt, cải thiện đáng kể hiệu quả công việc.

GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP

Công ty TNHH Da Luen Việt Nam thành lập vào năm 2006 tại tỉnh Đồng Nai. Yếu tố khiến Daluen lựa chọn xây dựng nhà máy tại Việt Nam chính là chi phí nhân công thấp cùng sự kỳ vọng về tăng trưởng thị trường nội địa nhờ lợi thế về dân số. Dựa vào ưu thế của tập đoàn là có cơ sở R&D (nghiên cứu và phát triển) cùng nguồn nguyên vật liệu, Daluen đã đẩy mạnh sản xuất hàng loạt với quy mô lớn tại Việt Nam. Sự bố trí và phân công quốc tế hóa như vậy đã giúp DN nhanh chóng trở thành một trong những chuỗi sản xuất dệt may toàn cầu ở khu vực Đông Nam Á.

Daluen áp dụng chiến lược cạnh tranh “giao hàng nhanh, chất lượng tốt, thị phần toàn cầu” và đã tạo dựng được niềm tin ở khách hàng. Đó chính là chìa khóa để doanh nghiệp mở rộng thị trường toàn cầu. Ngoài công nghệ và kỹ thuật sản xuất tiên tiến, ưu thế về vị trí, khả năng quản lý số chính là điểm tựa để Daluen tiếp tục củng cố lợi thế cạnh tranh và kinh doanh bền vững.

Thông qua chuỗi giá trị của doanh nghiệp cùng hệ thống thông tin xuyên suốt, hiệu quả quản lý của Daluen được nâng cao; chi phí nhân công và nguyên vật liệu tiêu hao giảm đáng kể. Từ đó, lợi nhuận của doanh nghiệp cũng gia tăng, chất lượng sản xuất nâng cao và năng lực cạnh tranh tiến lên tầm cao mới. Thấy được hiệu quả mà giai đoạn đầu triển khai hệ thống TIPTOP ERP đem lại, Daluen tiếp tục triển khai giai đoạn thứ hai với hệ thống ký duyệt điện tử BPM, tiếp tục nâng cao tổng thể hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

KHÓ KHĂN

Doanh nghiệp dệt may Daluen có đủ năng lực “sản xuất giao hàng nhanh chóng” để bắt kịp xu hướng thời trang nhanh trên toàn cầu, không chỉ ở quy trình quản lý thông suốt mà còn ở tốc độ xử lý nhanh chóng. Trước khi ứng dụng phương pháp ký duyệt điện tử, đã từng tồn tại nhiều thách thức trong khâu quản lý làm ảnh hưởng đến tính kịp thời trong đáp ứng đơn hàng.

Do quyền hạn ký duyệt và cơ chế người đại diện trước đây chưa hoàn thiện, khó xác nhận được nhân viên có tuân theo các quy định của công ty để thực hiện quy trình hay không, cũng như không thể kiểm soát trình tự ký duyệt văn bản hay điều chỉnh ngay được. Trước đây doanh nghiệp sử dụng văn bản giấy để ký duyệt nên không thể theo dõi và tra cứu được tiến độ ký duyệt. Nếu nhân viên đi công tác hoặc trách nhiệm không rõ ràng thì sẽ không có ai ký hay xử lý kịp thời. Sẽ rất khó để nắm được hồ sơ đã được ai ký duyệt, quy trình đang ở bước nào, do đó sẽ phát sinh chi phí và thời gian xác nhận. Ngay cả khi việc ký duyệt đã hoàn thành nhưng tính chính xác của dữ liệu cũng không được đảm bảo. Sau khi văn bản được ký duyệt, nhân viên phải mất thời gian nhập dữ liệu vào hệ thống ERP. Sau cùng, việc lưu trữ văn bản giấy cũng gặp phải khó khăn và rủi ro bị mất hay thất lạc, doanh nghiệp khó có thể tra cứu lịch sử dữ liệu một cách nhanh chóng…v.v

TRIỂN KHAI DỰ ÁN

Các thành viên dự án của Daluen trong quá trình triển khai và hướng dẫn sử dụng hệ thống BPM đã hợp tác chặt chẽ với cố vấn Nguyễn Thị Thúy Liễu của Digiwin. Đồng thời đề xuất thêm “Sử dụng cho nhiều nước, nhiều khu vực, nhiều công ty”, “giao diện đa ngôn ngữ” hay “kết nối với ERP”. Hệ thống BPM hoàn toàn đáp ứng được hai yêu cầu trên, tuy nhiên đối với việc phát triển thêm chức năng mới thì trước mắt sẽ gặp phải khá nhiều khó khăn, do đó kiến nghị không triển khai trong giai đoạn này. Cố vấn phụ trách dự án BPM cho Daluen, chị Liễu, chia sẻ những thách thức quản lý và chìa khóa thành công trong dự án, bao gồm:

1. Quy trình ký duyệt chính xác theo quy định của công ty
2. Xác định rõ cấp bậc, trách nhiệm nhân viên và cơ chế người đại diện
3. Tích hợp và trao đổi dữ liệu giữa 2 hệ thống ERP và BPM

Dưới sự hợp tác của hai bên, hệ thống BPM lập tức phát huy hiệu quả nâng cao quy trình doanh nghiệp. Giao diện hỗ trợ đa ngôn ngữ của hệ thống BPM đã đáp ứng được yêu cầu sử dụng cho nhân viên và quản lý người nước ngoài như Nhật Bản, Đài Loan…v.v, hỗ trợ nhiều AP và số lượng lớn người dùng cùng lúc. Đồng thời cung cấp các mẫu đơn, công cụ thiết kế linh hoạt không cần viết code, nhanh chóng và dễ dàng thiết kế mẫu đơn phù hợp yêu cầu sử dụng (VD: Đơn đăng ký sử dụng xe…). Bên cạnh đó, các cài đặt điều kiện khi thiết kế quy trình cũng khá linh hoạt, có thể dựa theo từng bước ký duyệt hay thao tác quyết định khi nào kiểm tra điều kiện v.v. Sau khi triển khai dự án BPM, Daluen đã đạt được những thành quả sau:

1. Thực hiện nhanh chóng chính xác theo quy định công ty: Có thể ký lại và điều chỉnh thông qua hệ thống ký duyệt điện tử
2. Rút ngắn thời gian làm việc 80%: Xác định rõ trách nhiệm và các vấn đề liên quan, phê duyệt nhanh chóng và lưu trữ đồng bộ
3. Ký duyệt văn bản từ xa: Có thể sử dụng điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính ký duyệt mọi lúc mọi nơi, rút ngắn thời gian gửi và xét duyệt.
4. Nhanh chóng hoàn thành ký duyệt: Xuất phát từ góc độ người dùng hệ thống và các thông tin liên quan, hệ thống đưa ra phán đoán, đẩy nhanh tiến độ cho người ký duyệt (rút ngắn từ 15 phút xuống còn 2 phút)
5. Quy trình ký duyệt minh bạch: Có thể theo dõi tiến độ, chắc chắn văn bản đã được gửi đi và tiếp nhận.
6. Ký điện tử không cần giấy tờ: Lưu trữ dữ liệu hiệu quả và thuận tiện trong việc tra cứu dữ liệu hàng năm.

Khi nhắc về dự án BPM Daluen, cố vấn Nguyễn Thị Thúy Liễu chia sẻ rằng trong giai đoạn đầu, hai bên tập trung thảo luận quy trình và xác nhận yêu cầu. Trọng tâm của dự án này là thiết kế quy trình và tích hợp các hệ thống với nhau. Doanh nghiệp Daleun gửi lời cảm ơn đến đội ngũ Digiwin đã toàn lực giúp đỡ, cùng khách hàng đi đến sự đồng thuận cũng như làm rõ vấn đề, xác nhận quy cách nhanh chóng. Việc tích hợp, ngoài xem xét tính chính xác của dữ liệu, thì cũng cần phải có cơ chế xử lý lỗi để sau khi hệ thống go-live nếu gặp vấn đề thì cũng có thể xử lý nhanh chóng.

Cuối cùng, Digiwin xin gửi lời cảm ơn tới bộ phận IT cũng như người phụ trách của công ty Daluen đã chủ động, tích cực học tập, hợp tác tốt để thành thạo các chương trình liên quan ERP và có thể tự thiết kế các biểu mẫu tích hợp với ERP. Digiwin tin rằng việc tích hợp hệ thống tại Daluen về sau sẽ càng được áp dụng sâu rộng hơn, thông qua tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp ERP và ký duyệt điện tử BPM để nâng cao hiệu quả và tốc độ vận hành doanh nghiệp.