Yacht Battery: Tiếp sức đúng điện cực, doanh thu tăng 10%

Xây dựng đúng bố cục, tạo lợi thế kinh doanh bản địa hóa

Yacht Battery, chuyên gia sản xuất ắc quy axít-chì, mô hình kinh doanh phân bố toàn cầu. Thông qua việc tích hợp dữ liệu nội bộ, năm 2017, Yacht đạt được bước nhảy ngoạn mục trong cuộc audit xưởng. Độ hài lòng của khách hàng tăng mạnh, doanh thu gia tăng 10%, Yacht từng bước xác định bản đồ kinh doanh lớn hơn. Với bố cục kinh doanh phân bố trên 5 quốc gia và 3 trụ sở hoạt động, Yacht đã tăng trưởng doanh thu như thế nào thông qua việc chuyển đổi số?

Yacht Battery thành lập vào năm 1989, tích lũy hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất ắc quy axít-chì chuyên dùng cho xe hai bánh. Sản phẩm Yacht được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như xe mô tô, mô tô phượt hạng nặng, ATV, UTV, máy cắt cỏ và mô tô nước… khách hàng của Yacht phân bố khắp toàn cầu, là doanh nghiệp hoạt động theo hình thức xuất khẩu 100%.

Yacht luôn nỗ lực hết mình trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao. Cùng với sứ mệnh doanh nghiệp “Con người hôm nay, thế giới ngày mai” (Take care people today into tomorrow), Yacht đang hướng tới mục tiêu trở thành nhà sản xuất ắc quy hàng đầu thế giới.

Quản lý xuyên quốc gia – Thách thức trong “tích hợp” và “giao lưu”

Yacht từng di dời cơ sở sản xuất hai lần trong hành trình phát triển, lần đầu tiên từ Đài Loan sang Trung Quốc, lần thứ hai là chuyển đến Việt Nam cách đây 7 năm nay. Ngoài việc tạo lợi thế chi phí nhân công, điều kiện xuất khẩu cũng là một trong các điều kiện hàng đầu mà Yacht – một công ty chủ yếu kinh doanh xuất khẩu – cân nhắc khi lựa chọn trụ sở sản xuất. Thời điểm đó, Việt Nam đã ký kết nhiều hiệp định thương mại xuyên biên giới, do đó Yacht đã lựa chọn Việt Nam.

Mỗi khi di dời cơ sở sản xuất, Chủ tịch sẽ huy động mọi cán bộ và nhân viên có tay nghề cùng nhau xây dựng nền tảng tại cơ sở mới. Sau khi “di cư” sang Viêt Nam, gia đình Yacht bắt đầu chào đón các thành viên mới bên cạnh những thành viên trước đây đến từ Đài Loan, Trung Quốc, Thái Lan, bấy giờ, làm thế nào để quản lý và vận hành có hiệu quả giữa một môi trường dung hòa nhiều nền văn hóa khác nhau, chính là bài toán quan trọng mà ban lãnh đạo Yacht phải đối mặt.

Yacht gặp phải khó khăn trong việc quản lý kinh doanh và sản xuất, do vấn đề giao tiếp khó khăn với nhân viên bản địa. Nhân viên bản địa đôi khi hiểu sai ý của bộ phận điều hành, khiến hiệu suất quản lý gặp nhiều hạn chế. Để vượt qua rào cản giao tiếp, nâng cao hiệu suất trong việc quản lý nhà máy, Yacht quyết định chuyển đổi số cùng đội ngũ của Digiwin Việt Nam. Cho tới thời điểm hiện nay, Yacht đã từng bước ứng dụng công nghệ số hóa với các hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), SFT (Giải pháp quản lý tiến trình sản xuất) và BI (Trí tuệ doanh nghiệp).

Sau cuộc thảo luận giữa bộ phận quản lý, Yacht thiết lập mục tiêu phát triển, tập trung vào nâng cao doanh thu và mở rộng thị trường. Từng bước triển khai phương án số hóa với các bộ phận: kinh doanh, sản xuất và tài chính.

Chị Li Mei-yi, Tổng Giám đốc Yacht Battery chia sẻ: “Mục đích chính của chúng tôi khi thực hiện chuyển đổi là nâng cao doanh thu và tăng % thị phần. Tuy nhiên, điều chúng tôi cần không chỉ đơn thuần là một hệ thống, mà là một cơ chế quản lý đáp ứng được mục tiêu chiến lược, giúp mọi quy trình trong doanh nghiệp được minh bạch và giám sát một cách hiệu quả.”

Anh Wu Lin-zong, xưởng trưởng Yacht Battery cho biết: “Giờ đây khi nhận được thông báo audit xưởng, chúng tôi có thể hoàn thành công việc chuẩn bị trong vòng một ngày trước khi kiểm tra. Nếu như khách hàng yêu cầu xem xét các dữ liệu khác, chúng tôi sẽ đăng nhập vào hệ thống, tìm kiếm dữ liệu theo yêu cầu và trình bày ngay cho khách hàng.”

Vấn đề quản lý sản xuất: tăng cường khả năng tích hợp dữ liệu và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Trước đây, mọi dữ liệu từ báo cáo sản xuất hàng ngày đến các phiếu lãnh liệu đều được ghi chép thủ công và hôm sau mới nhập vào máy tính, vì bị chênh lệch một ngày, bộ phận quản lý rất khó khăn trong việc điều phối nếu như xảy ra tình huống đột xuất, xưởng trưởng thậm chí phải trường kỳ ở lại trong nhà máy mới kiểm soát được tiến độ sản xuất.

Vì đặc thù ngành sản xuất ắc quy, khách hàng Âu Mỹ vô cùng xem trọng chất lượng sản phẩm, vì thế sẽ tổ chức đến nhà máy Yacht để “audit xưởng”, đảm bảo điều kiện sản xuất đạt yêu cầu mới đặt bút ký đơn hàng. Họ sẽ bốc kiểm một đơn hàng bất kỳ và yêu cầu cho xem hồ sơ sản xuất của đơn hàng đó, do mọi thông tin sản xuất trước đây được lưu trữ trên giấy, và phân tán trên nhiều tủ hồ sơ khác nhau, bộ phận quản lý sản xuất không thể đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng, điều này làm giảm đáng kể số điểm đánh giá.

Ngoài vấn đề về sản xuất, do bộ phận Kinh doanh của Yacht đặt tại Đài Loan, và sản xuất tại Việt Nam. Mỗi khi khách hàng muốn hỏi tiến độ sản xuất, nhân viên kinh doanh phải gọi điện cho bộ phận sản xuất tại Việt Nam để xác minh tiến độ. Nhưng vì xưởng trưởng phải thường xuyên xuống hiện trường kiểm soát sản xuất mà khiến cho phòng Kinh doanh liên lạc không được, tình trạng thông tin giữa kinh doanh và sản xuất bị gián đoạn. Chính điều này khiến độ hài lòng của khách hạng bị giảm đáng kể, những lần nghiêm trọng còn dẫn tới tình trạng bị hủy đơn hàng.

Nâng cao doanh thu: Chuỗi thông tin liền mạch, tạo bước tiến ngoạn mục khi audit xưởng

Nhằm thực hiện mục tiêu nâng cao doanh thu và tái cấu trúc quy trình sản xuất, Yacht ứng dụng phương án SFT quản lý tiến trình sản xuất. Sau khi thiết lập quy trình thao tác tiêu chuẩn (SOP), nhân viên thực hiện báo công thông qua quét mã, tiết kiệm chi phí thời gian do cập nhật thủ công, tạo điều kiện cho bộ phận quản lý sản xuất điều độ sản xuất hiệu quả.

Cũng vì thông tin cập nhật tức thời, bộ phận điều hành có thể theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động trong nhà máy thông qua SFT. Tình trạng hoạt động của thiết bị được phản ánh qua tín hiệu đèn, khi có tình trạng bất thường, Quản lý sản xuất có thể lập tức chỉ định xử lý hoặc xuống hiện trường chỉ đạo, đạt được mục tiêu quản lý hiệu quả.

Việc xây dựng hệ thống thông tin liền mạch đã giúp Yacht nâng cao năng lực phản ứng tức thời, giờ đây audit xưởng không còn là bài toán khó đối với Yacht, vì đã có thể chuẩn bị mọi dữ liệu truy xuất nguồn gốc một cách dễ dàng. Nếu như khách hàng có yêu cầu đột xuất, Yacht cũng có thể xuất dữ liệu nhanh chóng từ hệ thống, điểm audit tăng vọt như mong đợi. Bên cạnh đó, bộ phận kinh doanh cũng có thể phản hồi tiến độ đơn hàng cho khách hàng ngay thông qua việc tra cứu tiến độ sản xuất trên SFT. Sự hài lòng của khách hàng gia tăng giúp cho đơn hàng Yacht nhận được cũng tăng theo. Từ đó, Yacht từng bước vươn tới mục tiêu tăng trưởng doanh thu.

Chuyên viên tư vấn Digiwin – chị Shih Jing-syuan – chia sẻ :“Trong bộ phận quy hoạch truy nguồn sản phẩm, chúng tôi chú trọng các yếu tố như phương thức thu thập dữ liệu, những thông tin quan trọng cần được đầu ra…Ví dụ, nguyên vật liệu phải được quản lý thông qua số lô mỗi lần xuất nhập kho. Xây dựng chuỗi thông tin không gián đoạn, tạo nên nền tảng cho việc truy nguồn sản phẩm.”

Chị Chen Yan-ru, tổ trưởng Bộ phận Quản lý sản xuất chia sẻ: “Lệnh sản xuất được thiết lập thông qua hệ thống rồi in ra phiếu lưu trình (run card). Nhân viên chỉ việc quét mã vạch trên phiếu, cập nhật số lượng sản xuất là hoàn thành công việc báo công. Thông tin được cập nhật tức thì vào hệ thống, giúp hiệu suất quản lý được cải thiện rất nhiều.”

Chị Guo Jhun-jhen, Giám đốc kinh doanh Công ty Yacht Battery chia sẻ:

“Chúng tôi đạt tới mục tiêu quản lý truy nguồn sản phẩm sau hơn một năm ứng dụng SFT. Khách hàng cũng rất là ngạc nhiên với sự thay đổi tuyệt vời của Yacht. Điểm audit của Yacht đạt được trong những năm gần đây bình quân đều trên 90 điểm. Đơn hàng chúng tôi nhận được có sự gia tăng rõ rệt, tôi tin đó chính là những lời khen ngợi giá trị nhất của khách hàng dành cho Yacht.”

Vấn đề quản lý tài chính: Hạch toán sổ sách – Tính toán giá thành – Tạo nên giá trị

Nhằm mở rộng bản đồ doanh thu và tăng thêm lợi nhuận, Yacht hy vọng nắm bắt chi phí giá thành chính xác sau khi chuyển đổi số, từ đó hạn chế rủi ro tiềm ẩn do sự chêch lệch giữa tồn kho và thực tế. Đồng thời cung cấp dữ liệu tham khảo cho bộ phận kinh doanh báo giá nhờ vào việc tính toán giá thành chính xác.

Vì thế khi quy hoạch dự án, Digiwin bắt tay từ mục tiêu sổ sách khớp thực tế. Dựa vào thông tin sản xuất và tồn kho chính xác, bộ phận tài chính có thể xây dựng phương hướng cải thiện hợp lý, nâng cao sức cạnh tranh giá cả và hạn chế rủi ro giá thành sản xuất của doanh nghiệp trong lúc báo giá.

Quản lý giá thành: thiết lập giá thành tiêu chuẩn, kiểm tra chéo dữ liệu sản xuất

Thông qua việc thu thập giá thành dựa vào lệnh sản xuất, bộ phận tài chính tiến hành tính toán giá thành thực tế hằng tháng môt cách hiệu quả. Sự chính xác và độ tin cậy của báo biểu được cải thiện. Bên cạnh đó, việc tính toán lãi lỗ, kiểm kê định kỳ, giúp việc hạch toán sổ sách và thực tế thêm phần hoàn thiện. Nhờ vào dữ liệu so sánh giữa chi phí thực tế và tiêu chuẩn, Yacht có thể tìm thấy mấu chốt cho đường hướng tối ưu hóa.

Chuyên viên tư vấn Digiwin – chị Shih Jing-syuan – cho biết: “Mục đích của việc hạch toán sổ sách là tính toán giá thành. Bước đầu tiên, chúng tôi tiến hành xác định người phụ trách cho từng nhà kho, từ đó tiến hành kiểm kê và tính toán lãi lỗ hàng tồn kho hằng tháng. Trong việc thu thập giờ công, chúng tôi quy hoạch vị trí báo công dựa theo dây chuyền sản xuất. Và chúng tôi sẽ tiến hành so sánh giờ công tiêu chuẩn và thực tế, để đảm bảo dữ liệu đầu ra là chính xác. “

Không ngừng cải thiện và cách tân, dùng số liệu tạo nên sức mạnh

Yacht chung tay đội ngũ Digiiwn, tiến hành tích hợp dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, sản xuất và tài chính. Xây dựng nền tảng quản lý vận hành doanh nghiệp dựa vào dữ liệu số hóa.

So sánh dữ liệu tiêu chuẩn cung cấp từ BI và dữ liệu thực tế thu thập từ SFT, bộ phận quản lý tiến hành kiểm soát và xử lý kịp thời các tình huống ngoại lệ. Bộ phận tài chính tiến hành phân tích giá thành, từ đó đưa ra phương án cải thiện tối ưu.

Doanh thu Yacht tăng trưởng 10% cùng với bước nhảy vọt trong việc đánh giá chất lượng nhà máy. Yacht không ngừng tiến bộ để vươn tới mục tiêu tạo nên lợi nhuận và mở rộng thị trường.
Chị Ke Shu-ci, Giám đốc Digiwin chia sẻ: “Chúng tôi mong muốn trở thành đối tượng tham mưu uy tín của khách hàng. Khi triển khai chuyển đổi số, không phải khách hàng nào cũng biết phải làm như thế nào, trên thực tế, biết về một việc và thực hiện một việc vẫn có một khoảng cách nhất định. Và vai trò của Digiwin, chính là cho khách hàng biết nên làm gì, khi đi vào thực tế chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn khách hàng thực hiện, chúng tôi tin rằng đó cũng là việc khách hàng mong đợi nhất.”

Ngoài việc kinh doanh trong thị trường AM (Aftermarket), Yacht sẽ tiến hành khám phá các cơ hội trong thị trường OEM. Yacht sẵn sàng đối mặt với các thách thức nghiêm ngặt hơn. Chị Li Mei-yi,Tổng Giám Đốc Yacht Battery nói rằng: “Trong quá trình làm việc với Digiwin, tôi được truyền cảm hứng rất nhiều. Chúng tôi có thể đạt đến mục tiêu mong muốn thông qua vận hành dữ liệu số. Trong những kinh nghiệm sử dụng hệ thống trước đây, chúng tôi thường xuất phát từ việc thay đổi nhu cầu của nhân viên thực hiện, nhưng lại không đạt được mục tiêu của cấp quản lý. Lần này, thông qua hợp tác cùng Digiwin, chúng tôi xác định rõ mục tiêu của cấp lãnh đạo trước, từ đó tiến hành quy hoạch và thực theo từng bộ phận, quy trình của Yacht đã thay đổi rất nhiều trong quá trình này, song cố vấn Digiwin cũng không ngừng trao đổi và làm việc với quản lý cấp trung của chúng tôi, giúp toàn thể nhân viên kiên quyết thực hiện mục tiêu của công ty, nhờ vậy chúng tôi mới hoàn thành được công trình chuyển đổi này.”

Trong tương lai, Yacht Battery sẽ tiếp tục làm nên những giai thoại mới trong ngành ắc quy.