– CASE STUDY –

Công ty TNHH sản xuất Olympic Pro Việt Nam triển khai Workflow ERP

Mở rộng hoạt động hướng tới sự bền vững

ĐÔI NÉT VỀ OLYMPIC PRO

Công ty Olympic Pro là doanh nghiệp Đài Loan, thành lập vào năm 2002. Sản phẩm chính của công ty gồm: khung xe đạp, càng xe đạp, và các linh kiện đúc bằng hợp kim nhôm. Công ty cũng là nhà cung cấp khung và càng xe đạp làm từ thép carbon cao, thép chrome-molybdenum và ống thép thương hiệu (Reynolds, Columbus) duy nhất tại Việt Nam. Ban đầu, công ty xây dựng nhà máy tại Bình Dương, sau đó mở rộng quy mô nên di dời nhà máy đến KCN Nam Tân Uyên. Đến nay, công ty đã phát triển vững chắc tại miền Nam và luôn tuân theo nguyên tắc “con người là trung tâm” và “bản địa hóa”, truyền đạt công nghệ và quan điểm về chất lượng cho nhân viên địa phương, đào tạo năng lực kỹ thuật cũng như duy trì chất lượng sản phẩm, không ngừng đổi mới, sáng tạo và phát triển, đưa Olympic Pro trở thành một nhà máy sản xuất đa dạng phù hợp với thị trường.

Diện tích nhà máy công ty là 12.000 m2, tuy không quá rộng nhưng đầy đủ, tỷ lệ tự sản xuất tại nhà máy trên 80%: từ khâu thiết kế sản phẩm, sản xuất khuôn mẫu tự chế, hàng loạt sản lượng đến kiểm tra hàng hóa QC cho khách hàng. Sản phẩm chủ yếu xuất khẩu sang các nước Hà Lan, Séc, Đức, Canada… Trong giai đoạn đại dịch, quy mô thị trường xe đạp có xu hướng tăng trưởng liên tục trong 5 năm, thúc đẩy chuỗi cung ứng xe đạp toàn cầu phát triển. Olympic Pro đã nhận được đơn hàng ổn định, vì vậy quyết định nâng cấp công nghệ thông tin và chứng nhận ISO vào năm 2023.

HOÀN CẢNH BẮT ĐẦU DỰ ÁN ERP

Giám đốc Yang, Nian-Yu của Olympic Pro cho biết, do hệ thống cũ đã được xây dựng từ hơn mười năm trước theo nhu cầu của công ty lúc bấy giờ, nên tính năng đã không còn phù hợp với quy mô hiện tại. Trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp ERP, công ty đã tham khảo ý kiến từ các nhà máy xe đạp cùng ngành tại Việt Nam và hầu hết đều sử dụng ERP của Digiwin. Dù nhận được không ít ý kiến cho rằng hệ thống ERP giá thành cao, vận hành phức tạp, khó học và rủi ro triển khai không thành công…, tuy nhiên sau khi nhận báo giá và tài liệu đề xuất phương án của Digiwin, Giám đốc Yang cho rằng “mọi việc tùy thuộc ở con người”. Bởi Digiwin đã đưa ra được một kế hoạch triển khai hệ thống và dịch vụ hậu cần hoàn chỉnh, với nhiều dự án doanh nghiệp Đài Loan kiểu mẫu trước đó đã triển khai thành công. Vì vậy, yếu tố quyết định việc triển khai có thành công hay không chính là nằm ở quyết tâm của đội ngũ công ty Olympic Pro.

Do đã có kinh nghiệm sử dụng hệ thống ERP trước đây, nên nguyên tắc thiết lập mã sản phẩm và sử dụng hệ thống phần mềm không quá xa lạ với đội ngũ công ty. Thêm vào đó, đội ngũ nhân viên đã từng trải qua hai lần đào tạo với hệ thống cũ, nên quá trình phụ đạo của đội ngũ Digiwin diễn ra rất suôn sẻ. Chia sẻ kinh nghiệm về dự án, Giám đốc Yang cho biết chị Ngô Cẩm Quyên – nhân viên bản địa chủ chốt tham gia dự án – đã đảm nhiệm vai trò PM, tổng hợp các vấn đề và kinh nghiệm học tập của nhân viên nội bộ, sau đó thống nhất đưa ra các câu hỏi cho chuyên gia tư vấn của Digiwin. Cách làm như vậy giúp đảm bảo sự giao tiếp đạt hiệu quả cao, tránh sai sót thông tin ở cả hai chiều.

Trước kia, khi Olympic Pro còn sử dụng hệ thống cũ, do chức năng không bao quát đơn ủy thác gia công bên ngoài và tình trạng tồn kho, vì vậy phải ghi chép bằng thủ công bằng Excel. Dữ liệu giữa các bộ phận không đồng bộ dẫn đến việc đánh giá nguyên liệu tồn kho không chính xác, đến khi sản xuất thực tế lại cần phải mua gấp. Nếu là nguyên liệu đặc biệt nhập khẩu từ nước ngoài thì mất từ 1-2 tháng vận chuyển; và chỉ có thể lựa chọn chi phí vận chuyển cao hoặc chấp nhận ảnh hưởng đến ngày giao hàng. Ngoài ra, hệ thống cũ chỉ có giao diện tiếng Trung, vì vậy dù có nhiều module chức năng nhưng nhân viên bản địa chỉ có thể thực hiện một phần công việc, không thể hoàn thành đầy đủ theo quy trình hệ thống, dẫn đến tính tham khảo của số liệu là rất thấp.