Wonderful Food áp dụng giải pháp chuyển đổi số Workflow ERP

Wonderful Food áp dụng công nghệ chuyển đổi số
Chung tay Digiwin tạo nên bước tiến trong việc quản lý công thức và kết toán

GIỚI THIỆU

Công ty TNHH Wonderful Food khi quyết định xây dựng nhà máy tại Việt Nam, một trong những yếu tố quyết định chính là khí hậu bốn mùa rõ rệt ở miền Bắc, tạo thuận lợi cho việc trồng trọt và gia công thực phẩm. Đồng thời DN Wonderful Food cũng tận dụng các hiệp định thuế quan ưu đãi của Việt Nam với nhiều quốc gia để tạo ra lợi thế cạnh tranh xuất khẩu. DN Wonderful Food xây dựng thành công chuỗi cung ứng “trân châu” trên toàn cầu và đã kinh doanh tại thị trường Việt Nam hơn 20 năm.

Trước xu hướng “trà sữa trân châu” toàn cầu và các quy định về an toàn thực phẩm với thị trường pha chế tại các quốc gia khác nhau, Wonderful Food quyết định chung tay cùng Digiwin Việt Nam triển khai hệ thống Workflow ERP, tận dụng công nghệ chuyển đổi số để tiến hành quản lý tồn kho, tính toán chi phí. Kết hợp cùng quy tắc quản lý nhà máy sản xuất thực phẩm FIFO, giúp công tác quản lý gia công thêm phần minh bạch.

DN Wonderful Food (Việt Nam) thành lập nhà máy tại KCN Hải Dương vào năm 1996 và áp dụng các dây chuyền sản xuất nguyên liệu pha chế. DN đã tích lũy kinh nghiệm hơn 70 năm trong công nghệ lên men và 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đóng hộp thực phẩm. Kết hợp cùng công nghệ gia công thực phẩm truyền thống và công nghệ sinh học hiện đại, quản lý ổn định chất lượng thông qua dữ liệu, từ đó nâng cao năng lực sản xuất, tăng cường khả năng truy nguồn sản xuất, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm từ “hạt giống” đến “thành phẩm”. Trước xu hướng phát triển toàn cầu của “trà sữa trân châu Đài Loan” và triết lý kinh doanh luôn đặt chất lượng lên hàng đầu, không ngừng cầu tiến, Wonderful Food cung cấp cho khách hàng những sản phẩm an toàn nhất thông qua sự quản lý tân tiến đến từ hệ thống ERP.

▲ Nguồn ảnh đến từ trang web của Wonderful Food

https://www.wonderful-foods.com/

ĐẶC TRƯNG QUẢN LÝ VÀ LÝ DO TRIỂN KHAI CHUYỂN ĐỔI SỐ

Wonderful Food là nhà cung cấp nguyên liệu trà sữa trân châu toàn cầu. Khác với ngành công nghiệp sản xuất nói chung và ngành sản xuất thực phẩm nói riêng, đặc điểm và trọng tâm quản lý nguyên liệu của Wonderful Food có sự khác biệt. Ví dụ, sản phẩm của Wonderful Food bao gồm trái cây xay nhuyễn. Đối với dòng sản phẩm đóng hộp, DN không thể xác định liều lượng tiêu chuẩn do sự ảnh hưởng của thời tiết và phải không ngừng điều chỉnh trong quá trình sản xuất. Trước khi áp dụng hệ thống ERP, quy trình gia công của DN chưa được tiêu chuẩn hóa. Bên cạnh đó, DN áp dụng quản lý công thức (bí mật thương mại) theo “phân chia quyền hạn”.

Bên cạnh đó, ngành công nghiệp chế biến thực phẩm rất coi trọng vấn đề an toàn vệ sinh và chất lượng sản phẩm. Do đó DN cần kiểm soát chặt chẽ hạn sử dụng của sản phẩm theo quy tắc FIFO (first-in-first-out, nhập trước ra trước). DN áp dụng chuyển đổi số trong quản lý thông qua hệ thống ERP với 3 trọng tâm, bao gồm: tiêu chuẩn hóa lượng dùng, quyền hạn quản lý công thức, quản lý hạn sử dụng sản phẩm. Đồng thời, các dữ liệu như nguyên vật liệu sử dụng thực tế, giờ công, giờ máy v.v sẽ được thu thập trong mỗi quy trình và được áp dụng trong khâu tính toán chi phí, nhờ đó nâng cao hiệu quả tính toán.

Phó Giám Đốc Wonderful Food, ông Ji Yu-hong chia sẻ trong cuộc phỏng vấn: “Chúng tôi hy vọng tận dụng hệ thống để cải thiện hiệu quả trong quản lý và công việc, cùng với việc mở rộng phạm vi quản lý số hóa trong từng khâu.”

Nguồn vốn đầu tư Wonderful Food 100% đến từ Đài Loan. Còn Digiwin là thương hiệu hệ thống ERP hàng đầu tại Đài Loan, với đội ngũ Digiwin Việt Nam bao gồm các bộ phận tư vấn, IT và CSKH cùng với giao diện hệ thống đa ngôn ngữ. Dưới sự giới thiệu của những người bạn trong ngành sản xuất, DN đã quyết định hợp tác với Digiwin Việt Nam cùng nhau xây dựng hệ thống chuyển đổi số với giải pháp Workflow ERP.

Chuyên gia tư vấn Digiwin, anh Nguyễn Xuân Phong, là người thực hiện công tác phỏng vấn và tham quan nhà máy Wonderful Food. Anh Phong đã thống nhất quan điểm với các thành viên tham gia dự án ERP và liệt kê các trọng tâm trong dự án này, bao gồm:

Cải thiện độ chính xác về tình trạng tồn kho
Minh bạch hóa dữ liệu
Tính toán chính xác chi phí thực tế
Hoàn thành kết toán trước ngày 15 trong tháng

Kết hợp các đặc điểm quản lý trong ngành chế biến thực phẩm và quá trình áp dụng hệ thống ERP, điều này không chỉ là tối ưu hóa quy trình vận hành hiện tại mà còn là thử thách mới về năng lực nhân sự, chuyên môn tư vấn và tính linh hoạt của hệ thống ERP. Cố vấn Nguyễn Xuân Phong cho biết dự án này đã gặp phải 3 điểm khó khăn, nhưng dưới sự ủng hộ từ bộ phận quản lý cấp cao và sự nhất trí của toàn thể nhân viên Wonderful Food, hai bên đã cùng nhau hoàn thành mục tiêu của dự án.

3 THÁCH THỨC CỦA DỰ ÁN CHUYỂN ĐỔI SỐ VỚI WORKFLOW ERP

Thách thức đầu tiên là việc tiêu chuẩn hóa lượng dùng:

Trước đây, Wonderful quản lý theo phương pháp truyền thống và mọi thông tin sản phẩm được kiểm soát bởi các chủ quản có kinh nghiệm. Đây sẽ là một bước tiến khi chuyển hoán phương pháp quản lý truyền thống sang quản lý bằng hệ thống. Công việc thiết lập dữ liệu phải tuân theo cơ chế chi phí. Sau nhiều lần trao đổi và giải trình, dự án đã nhận được sự ủng hộ của cấp trên, đơn vị tài chính từng bước bổ dung các thông tin liên quan.

Thách thức thứ hai là tính bảo mật của công thức:

Khâu giám sát gia vị do Phó Giám đốc đảm nhiệm, do hệ thống không thể ghi nhận lượng dụng. Nhưng trong dự án này, chúng tôi quyết định ghi nhận theo chi phí của lượng dụng. Kết hợp phương pháp “thành phần hỗn hợp”, chủ quản có thể ghi nhận số lượng tồn kho theo công thức, các bộ phận khác có thể dựa vào dữ liệu này tiến hành lãnh dụng, đồng thời đáp ứng cơ chế tính toán chi phí.

Thách thức thứ ba là tính toán chi phí:

Trong giai đoạn sơ kỳ khi áp dụng hệ thống, người dùng chưa thay đổi thói quen thao tác hệ thống, dữ liệu cơ bản không hoàn chỉnh, công tác bảo trì dữ liệu cũng không chính xác. Đội ngũ tư vấn và bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra và báo cáo tiến độ với cấp trên, đồng thời đưa ra các vấn đề cần giải quyết. Cấp trên đưa ra thông báo rằng các bộ phận cần phối hợp thực hiện công tác mở lại sổ kế toán và theo dõi chặt chẽ. Việc tính toán chi phí được thực hiện sau khi dữ liệu bảo trì hệ thống được hoàn thiện.

Trong quá trình go-live và đào tạo kỹ năng, tuy nhân viên chưa quen với hệ thống ERP và không thể bỏ các công tác thủ công trước đây, nhưng dưới sự hướng dẫn tận tâm của đội ngũ Digiwin và sự hợp tác tích cực của các chủ quản, tiến trình thực hiện dự án ngày càng suôn sẻ. Người sử dụng cảm nhận được sự tiện lợi do việc chuyển đổi số mang lại.

Các lợi ích nhờ ứng dụng hệ thống chuyển đổi số WorkFlow ERP được DN Wonderful Food chia sẻ như sau:

Tính minh bạch dữ liệu: mỗi khu vực có thể sử dụng các thông tin cần thiết
Dữ liệu tồn kho và tài khoản thống nhất 100%
Tính toán chính xác chi phí thực tế
Sổ sách hoàn chỉnh: hoàn thành kết toán trước ngày 15 trong tháng
Nâng cao hiệu quả quản lý

**Ông Ji Yu-hong bày tỏ sự hài lòng với dự án chuyển đổi số với hệ thống ERP:

“Năng lực chuyên môn, khả năng lập quy hoạch và giao tiếp của cố vấn Nguyễn Xuân Phong rất là tuyệt vời. Với khả khả năng giao tiếp song ngữ tiếng Trung và tiếng Việt đã đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai dự án. Điều này tiết kiệm thời gian xử lý vấn đề và nâng cao hiệu quả. Chuyên gia tư vấn Digiwin với thái độ làm việc tích cực, có trách nhiệm. Khi thực hiện dự án, hai bên cùng nhau tuân thủ các quy tắc và theo dõi nghiêm ngặt, đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ và đúng chất lượng. Hy vọng trong tương lai, hệ thống ERP sẽ được phát huy và tạo nên các giá trị thông tin hóa tối đa. Và chúng tôi cũng hy vọng sẽ có những hợp tác khác với Digiwin trong tương lai.”

**Cố vấn Nguyễn Xuân Phong chia sẻ về dự án Wonderful Food:

“Digiwin và Wonderful Food chung tay xây dựng dự án số hóa, cùng nhau tạo nên bước tiến kỹ thuật số. DN gặt hái được những thành quả nổi trội thông qua nền tảng số hóa. Trong tương lại, Digiwin sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ tư vấn chất lượng, hỗ trợ Wonderful Food tiến tới giai đoạn tối ưu hóa kỹ thuật số và không ngừng cải tiến quản lý. “