Công Nghệ Y Tế Perfect Việt Nam:
Đài Loan – Việt Nam hợp tác xuyên biên giới
cùng nhau hướng tới chuyển đổi số

TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ

Công ty Y Tế Perfect VN mua đầy đủ các phân hệ của bộ sản phẩm Workflow ERP GP (Xuất nhập tồn kho, kế toán tài chính, quản trị nhân sự, ký duyệt điện tử), SFT – Hệ thống theo dõi điều độ sản xuất… Kế hoạch triển khai là xưởng ở Đài Loan và Việt Nam sẽ tiến hành đồng thời, nhưng với xưởng Việt Nam mà nói việc phải đầu tư toàn bộ nhân lực vào số hóa công ty là một thử thách rất lớn.

Quá trình triển khai dự án chuyển đổi số với giải pháp ERP của Công ty Y Tế Perfect VN như sau:

• Tháng 08/2010: Làm lễ khởi động (Kickoff) – Trong buổi lễ khởi động, Cố vấn và ban lãnh đạo công ty Y Tế Perfect VN cùng thảo luận lên kế hoạch tiến độ triển khai. Sau đó, Cố vấn của Digiwin căn cứ vào nội dung cuộc họp để lên kế hoạch chi tiết cho quá trình triển khai dự án.
• Tháng 09/2010: Giai đoạn thiết lập dữ liệu cơ bản, thảo luận quy trình – Về quản lý, Công ty Y Tế Perfect VN yêu cầu việc tạo mã sản phẩm và quy trình làm việc phải cùng thảo luận với trụ sở tại Đài Loan để có phương án phù hợp cho cả hai bên. Mỗi bên sẽ căn cứ vào lịch làm việc để tiến hành nhập dữ liệu cơ bản vào phần mền ERP và xác nhận lại quy trình làm việc của công ty.
• Từ 10/2010~11/2011: Giai đoạn tư vấn và huấn luyện – Quá trình huấn luyện chủ yếu dành cho nhân viên người Việt Nam. Vì các phân hệ rất nhiều, với mong muốn giúp cho người sử dụng có thể hoàn thành mục tiêu trong thời gian ngắn và có thể áp dụng vào ERP. Cố vấn Digiwin căn cứ vào chức năng công việc đã đưa các phân hệ có mối liên với nhau vào giảng dạy trong cùng một ngày. Căn cứ vào quy trình đã thảo luận trước đó, nhân viên áp dụng những gì đã học để vận hành vào thực tế. Sau mỗi buổi học đều có các buổi kiểm tra và làm bài tập sau đó gửi kết quả học tập về cho công ty.
• 25/11/2010: Giai đoạn Mô phỏng thực tế thực hiện sau khi đã hoàn thành việc huấn luyện. Trong quá trình mô phỏng thự tế, học viên phải trả lời các câu hỏi mà Cố vấn nêu ra, và phải in ra các chứng từ mà thực tế công ty sử dụng. Căn cứ vào các câu trả lời và mức độ thao tác trên ERP Cố vấn sẽ chấm điểm. Qua hai lần mô phỏng thực tế, với sự nỗ lực và học hành chăm chỉ của nhân viên thì kết quả học tập ngày càng được cải thiện.
• 30/11/2010: Giai đoạn mở sổ, với sự phối hợp và hỗ trợ hết lòng từ nhóm triển khai dự án và Cố vấn Digiwin, sau hơn ba tháng cố gắng ngoài phân hệ nhân sự và giá thành tất cả các phân hệ khác đã được mở sổ vào ngày 31 tháng 11. Tháng 12 hệ thống ERP đã được chính thức sử dụng.

KHÓ KHĂN

Với quy mô lớn như vậy, việc muốn xưởng ở Việt Nam và Đài Loan chính thức được sử dụng hệ thống cùng lúc gặp rất nhiều khó khăn. Công ty Digiwin đã hỗ trợ Công ty Y Tế Perfect VN thiết lập giải pháp và hỗ trợ giải quyết từng vấn đề một:

• Vì quy mô hệ thống lớn mà số ngày huấn luyện có hạn nên quá trình huấn luyện gặp nhiều hạn chế, trong buổi học không thể truyền đạt hết các kiến thức và không đủ thời gian thực hành.

• Nhân viên công ty không quen sử dụng vi tính, việc chuyển đổi số để thay thế cách làm thủ công là một vấn đề rất mới lạ đối với hầu hết đội ngũ. Nhất là bộ phận quản lý sản xuất, vì công việc trước đó đều được làm bằng tay. Các chứng từ đều ghi chép trên giấy hoặc sử dụng Excel để theo dõi, nên để thay đổi quan điểm là rất khó.

• Thời gian đầu, đội ngũ nhân viên sử dụng ERP thao tác chưa rành, dữ liệu nhập vào rất tùy tiện không tuân thủ quy trình công ty, thường hay quên nhập các thông tin quan trọng như: chứng từ, loại kho, phiếu lãnh liệu, phiếu trả liệu…v.v. Điều đó dẫn đến khi tính giá thành số liệu không khớp nhau, có tình trạng số lượng tồn kho bị âm. Công ty Y Tế Perfect VN phải tốn rất nhiều thời gian để xử lý và tra tìm nguyên nhân, vì vậy dẫn đến việc giá thành phải tính đi tính lại nhiều lần.

• Ban đầu, Công ty Y Tế Perfect VN không thành lập nhóm triển khai hệ thống ERP để phân công việc giữa các bộ phận. Khi phát sinh vấn đề thường phải trực tiếp liên hệ với Digiwin. Nếu bộ phận Chăm sóc Khách hàng của Digiwin đang bận xử lý vấn đề của khách hàng khác hoặc đang phải đi công tác thì sẽ không kịp thời xử lý các vấn đề của công ty. Người phụ trách dự án là Ông Lý – phó tổng, nhóm triển khai ERP Đài Loan do Giám đốc Tạ phụ trách (Giám đốc Tạ từng có kinh nghiệm triển khai ERP), nhóm triển khai ERP Việt Nam do Phó giám đốc Quách phụ trách (Chưa có kinh nghiệm về ERP). Vì Phó giám đốc Quách vừa vận hành, vừa học hệ thống ERP nên không quản lý hết công việc phát sinh, dẫn đến không kịp thời xử lý và báo cáo để nhờ lãnh đạo cấp cao hỗ trợ.

• Do máy chủ đặt ở Đài Loan nên tốc độ kết nối chậm, quá trình giải quyết vấn đề cũng gặp nhiều khó khăn do không thể kết nối trực tiếp để giải quyết vấn đề.

GIẢI PHÁP

Để giải quyết những vấn đề trên, cố vấn Digiwin và công ty Y Tế Perfect VN cùng nhau thảo luận đưa ra phương án phù hợp và lên kế hoạch hành động:

Công ty Y tế Perfect VN:

Căn cứ vào đánh giá của Cố vấn và sự phân công nhân sự của Ông Lý phó tổng và người phụ trách là Cô Quách (Phó giám đốc) cho nhóm triển khai dự án ERP, công việc sẽ được phân chia cho từng tổ, có trách nhiệm trả lời và thu thập các vấn đề phát sinh, kiểm tra dữ liệu mà bộ phận mình phụ trách. Nhờ vậy tvấn đề của công ty mới được xử lý kịp thời. Nếu vấn đề vẫn chưa được xử lý thì sẽ được gửi về cho Ban giám đốc và sau đó chuyển đến cho Cố vấn Digiwin.

• Sau một thời gian sử dụng, để giải quyết tình trạng khi kết nối về Đài Loan tốc độ mạng chậm, Công ty Y Tế Perfect VN đã đầu tư phương thức kết nối mạng VPN nhằm nâng cao chất lượng mạng công ty. Ngoài ra nhờ có VPN, Cố vấn Digiwin cũng có thể thiết lập cách kết nối ba tầng vào máy chủ Đài Loan để giúp công ty kiểm tra dữ liệu và xử lý vấn đề.
• Ban giám đốc công ty và người quản lý dự án ERP, đặc biệt là Ông Lý phó tổng và Giám đốc Tạ, thường xuyên sang Việt Nam công tác để hỗ trợ. Họ rất quan tâm và thường xuyên khuyến khích nhân viên công ty học tập, luôn theo dõi và đích thân kiểm tra kết quả học của nhân viên. Đối với nhân viên học tập tốt, công ty sẽ có chính sách biểu dương và khen thưởng bằng tiền mặt.
• Đội ngũ nhân viên tinh thần học tập chăm chỉ, thái độ phối hợp tốt, luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao, thậm chí vào chủ nhật cũng tăng ca để hoàn thành tiến độ công việc.

Hàng sau từ trái qua: Phó Tổng công ty Perfect Mr Li,Jin-De , Cố vấn Frankie Hong công ty Digiwin (VN);
Hàng trước từ phải qua: cố vấn Ms Guo,Cai-Jyuan công ty Digiwin (TW) cùng các thành viên nhóm ERP (TW)

Công ty Digiwin Việt Nam:

Khi vừa nhận trách nhiệm triển khai dự án này, đối với Cố vấn tại Việt Nam, đây là một thử thách vì quy mô dự án là khá lớn, một số phân hệ chưa được đào tạo. Nhưng với sự giúp đỡ của chủ quản công ty và tinh thần học hỏi, chỉ trong thời gian ngắn Cố vấn đã nắm rõ các phân hệ của ERP. Trong suốt quá trình đào tạo đội ngũ nhân viên, Cố vấn luôn kiên trì và tận tâm, áp dụng phương pháp trực quan và thực tế nhất để hướng dẫn cho người dùng.
Bằng các phương thức liên lạc như Skype, email, Digiwin liên tục kết nối – hỗ trợ nhân viên xử lý các vấn đề phát sinh hàng ngày, làm tài liệu hướng dẫn phù hợp với quy trình của Công ty Y Tế Perfect VN, trong đó mô tả rõ từng thao tác, xử lý các số liệu tính giá thành, hỗ trợ kiểm tra sổ sách, thậm chí ngày chủ nhật tăng ca cùng với nhân viên Công ty Y Tế Perfect VN để giải quyết các vấn đề phát sinh. Tinh thần phục vụ khách hàng của Cố vấn Digiwin đã được Ông Lý phó tổng ghi nhận và cảm kích trước sự tận tình của đội ngũ Cố vấn Digiwin.
Thường xuyên quan tâm, chia sẻ kinh nghiệm dạy và học giữa hai bên, luôn giữ quan hệ tốt với Ban lãnh đạo công ty và nhân viên.

Sau khi chính thức sử dụng, quy trình giữa hai xưởng Việt Nam và Đài Loan sẽ luôn thống nhất với nhau. Với mỗi bộ phận, việc áp dụng ERP đều mang lại những lợi ít khác nhau:

• Bộ phận kinh doanh và thu mua: ERP cung cấp các loại báo biểu giúp theo dõi tình trạng nhập hàng hoặc bán hàng đã quá thời hạn mà chưa xuất hoặc nhập. Quản lý tình trạng nhập hàng, bán hàng mà chưa kết sổ(chưa vào sổ theo dõi công nợ).
• Bộ phân kho: Trước đây sổ sách tồn kho do được theo dõi thủ công bằng tay nên không chính xác, quá trình nhập xuất kho không theo dõi hết, tình trạng mã sản phẩm bị trùng. Sau khi sử dụng ERP thì việc xuất nhập kho đã được theo dõi chặt chẽ và mức độ chính xác đã được nâng cao.
• Bộ phận sản xuất: Nhờ có phân hệ hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong sản xuất, việc tính chính xác nhu cầu nguyện vật liệu trong công ty đã giúp tình trạng tồn đọng kho đã giảm, và nhờ có SFT hệ thống điều độ sản xuất nên lúc nào cũng nắm bắt được tiến độ và tình hình sản xuất.
• Bộ phận kế toán: có thể tiết kiệm thời gian kiểm tra và đối chiếu dữ liệu, chứng từ kế toán chỉ cần thông qua hệ thống bút toán tự động lấy nguồn dữ liệu từ các phòng ban là có thể phát sinh, bộ phân kế toán ở Việt Nam cung cấp các báo biểu kế toán như Bảng cân đối số phát sinh; Bảng cân đối kế toán; Kết quả hoạt động kinh doanh gửi về Đài Loan làm hợp nhất báo cáo tài chính, nhờ có hệ thống giá thành nên việc tính sản phẩm chi tiết đến từng sản phẩm, vì vậy công ty có thể chủ động trong việc đưa ra mức giá cạnh tranh trên thị trường.

KẾT LUẬN

Ông Lý phó tổng rất tán thành việc chuyển đổi số công ty, và cũng hiểu rằng công cuộc chuyển đổi số toàn diện không phải là điều dễ dàng. Tuy rằng Công ty Y Tế Perfect VN đã hoàn thành giai đoạn tính toán giá thành, nhưng không vì thế mà lơ là mục tiêu. Đối với giai đoạn hai – hợp nhất báo cáo tài chính giữa chi nhánh Đài Loan và Việt Nam theo chuẩn kế toán IFRS – đang được tích cực triển khai, sẽ giúp công cuộc chuyển đổi số công ty tiến thêm một bước nữa.