Fulin Plastic: Sự kết hợp giữa ERP và BPM

Trong bối cảnh cạnh tranh về tốc độ số hóa cùng những thách thức trong thời kỳ đại dịch, việc duy trì vận hành ổn định được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Để ứng phó những biến động trên thị trường, chúng ta cần nâng cao nền tảng dữ liệu số, xây dựng quy trình thao tác chặt chẽ và mạch lạc.

Câu chuyện số hóa của Fulin Plastic

Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn, quy trình vận hành và hồ sơ hành chính cũng theo đó mà trở nên đa dạng. Thế nhưng, việc xử lý theo phương pháp truyền thống đã khiến nội bộ Fulin không đạt được hiệu quả kiểm toán chặt chẽ, hơn nữa, công ty không có cơ chế quản lý và kiểm soát nhau, những sai sót của nhân viên khiến chi phí hoạt động của doanh nghiệp không ngừng gia tăng. Nhằm giải quyết vấn đề nêu trên và đạt được kỳ vọng của cấp quản lý, Fulin quyết định thực hiện chuyển đổi số hóa, xây dựng nền tảng quản lý kinh doanh, từ đó hạn chế những sai sót do cập nhật thủ công và nâng cao hiệu suất trong quá trình phê duyệt.

Trước đây, Fulin xử lý văn kiện và chứng từ trên giấy và bằng thủ công, quy trình ký duyệt từ lúc yêu cầu thu mua đến sản xuất vô cùng trắc trở, ngoài ra, điều kiện xét duyệt thay đổi, trong khi quy trình gia công của ngành da thuộc như da ná cao su, giả da, da PU v.v… lại phức tạp, sản phẩm của công ty cũng đa dạng, yêu cầu chất lượng lại cao, vì thế mà có yêu cầu cao đối với kiểm soát tồn kho và ngày giao hàng. Quy trình hiện hành không thể đáp ứng những nhu cầu trên, do đó, nhằm nâng cao khả năng quản lý và hiệu quả trong việc phê duyệt, thực hiện chuyển đổi số lập tức trở thành mục tiêu chung của các cấp quản lý.

Fulin Plastic thành lập trụ sở tại Hải Phòng vào năm 1997, là doanh nghiệp có vốn FDI 100% từ Đài Loan. Năm 2003, Fulin thành lập phân khu tại KCN AMATA, chuyên sản xuất PVC, PU để cung cấp cho thị trường quốc nội và quốc tế.
Sản phẩm da thuộc của Fulin được sử dụng rộng rãi trong các sản phẩm như nội thất, túi da, giày, bóng, quần áo… Đồng thời cũng là nhà cung ứng vật liệu sản xuất cho các hãng danh tiếng như Yamaha, Toyota, Honda, Suzuki, Ashley, Coach, Guess v.v..

Ba điểm chính khi triển khai BPM

Trong quá trình quy hoạch phương án BPM, chúng tôi chú trọng vào quy trình kiểm soát và phê duyệt của bộ phận yêu cầu mua hàng, nhập hàng, các khoản thu chi. Nguyên tắc cấp kiểm duyệt sẽ thay đổi dựa vào số tiền mua hàng khác nhau, là cơ sở cho việc quản lý giá thành và chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ phận điều hành có thể nhanh chóng đưa ra quyết định dựa vào các thông tin chính. Tối giản hóa quy trình, kiểm soát giá thành hiệu quả, là mục tiêu quản lý chung của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giải pháp BPM không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp hiện thực hóa mục tiêu quản lý không giấy tờ, mà trong quá trình triển khai hệ thống, doanh nghiệp còn có thể nhìn lại và làm mới quy trình quản lý, rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt hồ sơ và số giờ xử lý văn bản của nhân viên, tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc tính toán chi phí quản lý chính xác.

Yếu tố quan trọng đưa đến thành công

Sự quyết tâm và ủng hộ từ bộ phận quản lý
Trong quá trình thực hiện chuyển đổi số, Giám Đốc Ciou Wun-huei đã tham gia xuyên suốt từ thảo luận nội bộ, đến quy hoạch quy trình và đào tạo chuyển giao kỹ thuật. Đứng trước những quy trình mới, công nghệ mới, nhân viên thường có tâm lý kháng cự hoặc không muốn thay đổi thói quen vốn có, đó là yếu tố lớn nhất và thường gặp nhất khiến hệ thống triển khai thất bại. Vì thế, muốn nhân viên tích cực phối hợp cải cách, sự ủng hộ, kiên trì và trao đổi của ban lãnh đạo là vô cùng quan trọng, phải giúp các bộ phận hiểu được nhiệm vụ của mình và tính liên kết giữa mình với các bộ phận khác.

Chương trình đào tạo hoàn thiện
Mọi công đoạn khi triển khai hệ thống đều vô cùng quan trọng và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Do đó ở mỗi quá trình đào tạo, chúng tôi đều mời các bộ phận liên quan hoàn thành những việc do mình phụ trách. Mọi câu hỏi trong quá trình thao tác đều có đội ngũ phục vụ và chuyên viên cố vấn của Digiwin tìm hiểu và giải đáp, giúp người sử dụng hệ thống có thể tự hoàn thành công việc, góp phần đưa hệ thống go-live thuận lợi.

Cơ chế phục vụ của đội ngũ CSKH tại Digiwin Việt Nam
Nhằm xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả đối với các nhân viên có bối cảnh văn hóa và ngôn ngữ khác nhau. Đội ngũ Digiwin Vietnam sắp xếp chuyên viên tư vấn có cùng quốc tịch với phía Fulin, nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình phụ đạo, hạn chế những khó khăn trong việc giao tiếp.
Đồng thời Digiwn cung cấp dịch vụ đối đáp trực tiếp qua điện thoại và điều khiển từ xa, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tình huống hệ thống mọi lúc mọi nơi.

Lợi ích ứng dụng giải pháp BPM

Thông tin đầy đủ, rõ ràng
Nếu quản lý hồ sơ trên giấy tờ với phương thức thủ công, khi cần tìm hồ sơ liên quan sẽ rất khó khăn và lãng phí thời gian. Sau khi ứng dụng giải pháp, chỉ cần vào BPM tra cứu thì báo biểu đã lập tức xuất ra toàn bộ lịch sử đi lại của hồ sơ.

Rút ngắn thời gian xử lý
Khi nhân viên xin nghỉ phép hay đi công tác xa, hệ thống tự động chuyển hồ sơ cần phê duyên cho người đại diện thông qua cơ chế “người thay mặt xử lý”. Khác hẳn với phương thức xử lý thủ công trước đây, không phải lãng phí thời gian dài cho việc chờ đợi phê duyệt.

Giao diện đa ngôn ngữ
Giao diện hệ thống đa ngôn ngữ nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng khác nhau. Nhờ đó cắt giảm thời gian và chi phí giao tiếp cho các công ty đa quốc gia.

Fulin Plastic và Digiwin: đồng hành cùng chuyển đổi

Fulin hiện đang tối ưu hóa hệ thống sản xuất, thông qua hệ thống ERP của Digiwin, đội ngũ kinh doanh có thể nắm bắt tình trạng vận hành nội bộ tức thời, và điều chỉnh chiến lược kinh doanh, cải thiện kịp thời khi phát hiện điểm bất ổn.

Triển khai ERP và BPM đánh dấu bước ngoặt chuyển biến của Fulin. Trong tương lai, Fulin sẽ tiếp tục chung tay Digiwin Vietnam, vươn tới những thành tích mới tiến bộ hơn nữa trên con đường chuyển đổi số.

                        (Từ trái sang phải)
Chị Nguyễn Thị Thúy Liễu, Chuyên viên tư vấn BPM
Anh Ciou Wun-huei, Giám đốc Tài chính Fulin Plastic
Anh Jhong Jhao-an, Phó Giám đốc Digiwin Việt Nam