Peisun Chemical: Áp dụng ERP & Thực hiện chuyển đổi số

Xây dựng nền tảng thông tin số hóa liên bộ phận & Quản lý tinh gọn

Để đáp ứng nhu cầu thị trường, Công ty Peisun Chemical thiết lập nhà máy tại KCN Hải Phòng (Việt Nam). Là doanh nghiệp chuyên sản xuất các chất tẩy gỉ, dầu chống rỉ, dầu nhớt v.v.

Peisun lựa chọn công ty phần mềm Digiwin Việt Nam để thực hiện dự án chuyển đổi số với hệ thống phần mềm WorkFlow ERP phù hợp với luật pháp và các nguyên tắc kế toán địa phương, nhằm đạt được mục tiêu cải thiện quản lý doanh nghiệp và tính toán chính xác các chi phí thực tế.

Thành quả sau khi áp dụng WorkFlow ERP tại ba nhà máy của Peisun: dữ liệu tồn kho rõ ràng và cập nhật kịp thời, sổ sách kế toán thống nhất, giờ công và chi phí được tính toán chính xác. Hệ thống ERP cũng hỗ trợ Peisun hoàn thành kết sổ và chiết xuất các báo biểu tài chính trước ngày 10 hàng tháng. Cùng với sự hỗ trợ từ đội ngũ Digiwin, cơ chế quản lý của Peisun được cải thiện hiệu quả. Cấp quản lý có thể truy cập các báo biểu ERP thông qua kết nối mạng từ xa, tiến hành kiểm tra công tác của bộ phận và theo dõi tình trạng khách hàng. Nhờ đó việc mở rộng kinh doanh và sự hài lòng từ khách hàng được cải thiện đáng kể!

Peisun thành lập công ty Northern Heart Taipei (Đài Loan) vào năm 1979. Vào năm 1986, công ty liên doanh với công ty Công nghiệp hóa chất Sugamura (Nhật Bản). Để đáp ứng nhu cầu phát triển thị trường, từ năm 1991, doanh nghiệp lần lượt xây dựng các nhà máy và cơ sở kinh doanh tại các thành phố như Đào Viên (Đài Loan), Tế Nam, Thượng Hải, Chu Hải (Trung Quốc). Vào những năm 2000, Peisun bắt đầu cảm nhận được những bước tiến nhanh chóng trong ngành gia công kim loại, do đó Peisun xây dựng nhà máy R&D tại Đào Viên vào năm 2010. Cùng năm, Peisun cũng xây dựng nhà máy tại Việt Nam.

Peisun đã đạt các chứng chỉ quốc tế như ISO 9001 và ISO 14001, đồng thời không ngừng cải tiến chất lượng để đáp ứng các tiêu chuẩn mới. Năm 2020, công ty bắt đầu sử dụng các thiết bị năng lượng mặt trời để giảm thiểu tác động đến môi trường với năng lượng xanh, tiết kiệm chi phí năng lượng và hạn chế khí thải carbon, thực hiện trách nhiệm của một doanh nghiệp và góp phần vào việc bảo vệ môi trường toàn cầu.

Các đặc tính quản lý của Peisun trong ngành hóa chất bao gồm: quản lý công thức đặc biệt, kiểm soát địa điểm sản xuất, dự báo bán hàng, quản lý hiệu suất, định giá sản phẩm, tính toán chi phí v.v … cụ thể như sau:

Đặc tính quản lý các công thức: công thức cấu trúc sản phẩm tương xứng với trình tự đầu vào của nguyên liệu và cần chú ý tới các vấn đề về nhiệt độ, thời gian, lô hàng, ngày hết hạn v.v…
Khó nắm bắt các thông tin sản xuất trong nhà máy: để bắt kịp số liệu nguyên liệu phải thông qua phương thức khấu trừ hoặc thẻ báo công trong nhà máy đảm bảo tính chính xác trong lúc lưu trữ, xuất và nhập kho.
Cơ chế quản lý kinh doanh: để đáp ứng nhu cầu khách hàng tại các khu vực khác nhau, Peisun đã xây dựng các điểm phục vụ tại Hà Nội và TP.HCM. Cấp quản lý chỉ cần theo dõi lịch trình và KPI của nhân viên thông qua kết nối từ xa ( lịch giao tiếp khách hàng hằng ngày, nội dung báo giá v.v…)
Dự báo tình trạng tiêu thụ không rõ ràng: mỗi kho hàng đều tự quản lý, việc điều chỉnh hàng hóa qua lại do nhân viên thực hiện, mọi vấn đề chỉ trao đổi qua điện thoại.
Định giá sản phẩm: mối quan hệ giữa thượng nguồn và hạ nguồn trong ngành công nghiệp hóa chất chịu sự biến động lớn về giá cả, do đó làm thế nào để định giá và quản lý hiệu quả tỷ lệ giữa tồn kho và nhu cầu là một vấn đề lớn.
Tính toán chi phí: tính toán chi phí thực tế như giờ công, giờ máy của mỗi lệnh sản xuất được tính toán chính xác

Anh Nguyễn Xuân Phong, chuyên viên tư vấn Digiwin (VN) đã đưa ra các mục tiêu quản lý về dự án số hóa Peisun sau khi tham quan nhà máy thực tế:

Nâng cao tính chính xác về dữ liệu tồn kho, thông tin minh bạch hóa
Dữ liệu sản xuất rõ ràng, hạn chế lỗi sai
Tính toán chi tiết các chi phí thực tế
báo biểu tài chính được xuất trước ngày 10 hàng tháng

Giám đốc nhà máy Peisun, ông Tsai Yao-peng nói rằng: “Công ty Peisun tại Đài Bắc đã áp dụng hệ thống quản lý ERP, chúng tôi cũng hiểu được tầm quan trọng của ERP trong việc quản trị doanh nghiệp. Nhưng hệ thống ERP bên Đài Bắc không có giao diện tiếng Việt, nên chúng tôi cần lựa chọn một hệ thống ERP ổn định và phù hợp với nhu cầu địa phương tại Việt Nam.”

Sau nhiều lần cân nhắc và so sánh các nhà cung cấp ERP khác nhau, chúng tôi quyết định chọn WorkFlow ERP của Digiwin Việt Nam. Đầu tiên, hệ thống này phù hợp với mô hình công việc của Peisun tại Việt Nam. 100% Có giao diện tiếng Việt và tiếng Trung, đồng thời đáp ứng các nguyên tắc kế toán địa phương. Bên cạnh đó, dưới sự hỗ trợ từ đội ngũ Digiwin Việt Nam chuyên nghiệp bao gồm: bộ phận kỹ thuật, CSKH và tư vấn đều có thể sử dụng song song hai ngôn ngữ Việt và Trung phối hợp trực tiếp với cấp quản lý và đồng nghiệp của Peisun thực hiện dự án số hóa dễ dàng và suôn sẻ hơn.

Chuyên viên tư vấn Digiwin Việt Nam, anh Nguyễn Xuân Phong nói rằng: “Tuy dự án ERP của Peisun Chemical có 3 điểm khó khăn nhưng dưới sự hỗ trợ của đội ngũ và quản lý cấp cao được hoàn thành xuất sắc! Trong giai đoạn khởi động dự án, do nhân viên Peisun chưa quen với hệ thống nên họ vẫn duy trì vài thao tác thủ công. Nhưng dưới sự đào tạo của đội ngũ Digiwin và sự phối hợp kiểm soát của bộ phận quản lý Peisun đã từng bước đưa dự án vào ‘quỹ đạo’ , đồng thời người sử dụng dần dần cảm nhận được sự tiện ích do hệ thống mang lại.”

1. Sự quyết tâm của Peisun khi thực hiện chuyển đổi số

Dưới sự ảnh hưởng của đại dịch Covid, đội ngũ Digiwin không thể tới nhà máy thực hiện đào đạo, nhưng Peisun rất coi trọng dự án ERP này. Sau khi thống nhất ý kiến từ hai bên, Digiwin và Peisun quyết định triển khai công tác phụ đạo online. Cố vấn Digiwin đã đề xuất ra các phương án tương ứng với các dịch vụ hỗ trợ nhân viên từ xa như: giải quyết vấn đề trong buổi đào tạo, quay lại nội dung và yêu cầu nhân viên trong lớp thực hiện SOP để đảm bảo tình trạng học viên tiếp thu kiến thức trong suốt buổi học.

2. Tùy chỉnh để phù hợp đặc tính quản lý quy trình của ngành hóa chất

Mô hình sản xuất của Peisun có đặc tính khác với hệ thống tiêu chuẩn. Theo quy trình sản xuất của ngành hóa chất, lượng dùng nguyên liệu trong lệnh sản xuất phải dựa vào cấu trúc thành phẩm (BOM) và trình tự sắp xếp tương ứng, đồng thời dữ liệu in ra cũng phải tuân theo trình tự này. Vì vậy, cố vấn Digiwin đánh giá thống ERP tiêu chuẩn chỉ có thể sắp xếp trình tự theo mã sản phẩm. Digiwin khuyến khích Peisun thêm vào chương trình tùy chỉnh để đáp ứng mô hình sản xuất của ngành hóa chất.

3. Nối mạng quản lý các nhà máy từ xa

Trong quá trình đào tạo, cố vấn nhận thấy có hai nhà máy cùng lúc cần quản lý về dự báo doanh số tiêu thụ và hiệu quả công việc kinh doanh. Nếu áp dụng phương pháp truyền thống thì không thể giám sát kinh doanh cùng một lúc. Do đó, công ty đã thêm vào hai chương trình mở rộng theo nhu cầu quản lý: nhân viên kinh doanh cập nhật báo cáo hàng ngày, cấp quản lý theo dõi báo biểu kinh doanh. Qua đó cho phép người giám sát theo dõi từ xa tình trạng kinh doanh bất cứ thời điểm nào tại các nhà máy khác nhau.

Giám đốc nhà máy, ông Tsai nói rằng: “Sự khác biệt lớn nhất trong việc sử dụng ERP là tính minh bạch hóa của dữ liệu. Trước đây, dữ liệu chỉ được duy trì trong từng bộ phận. Sau khi sử dụng hệ thống, dữ liệu được đồng bộ hóa và chia sẻ cho nhau, đã giảm bớt việc cập nhật dữ liệu nhiều lần và lỗi sai do thủ công. Hiệu quả quản lý được cải thiện đáng kể. Điều quan trọng nhất là chi phí thực tế được tính toán chính xác và chi tiết hơn.”

Những hữu ích số hóa Peisun nhận được sau khi thực hiện dự án ERP:

Tính minh bạch về thông tin xuyên bộ phận
Sổ sách và hàng tồn kho thống nhất 100%
Tính toán giá thành chi tiết (Giờ công thực tế)
Kế toán sổ sách: hoàn thành trước ngày 10 hàng tháng
Cải thiện hiệu quả quản lý

Digiwin Việt Nam hỗ trợ Peisun mở rộng hoạt động tại thị trường Việt Nam. Xây dựng nền tảng số hóa vững chắc cho nhà máy mới. Với kinh nghiệm chuyển đổi số phong phú của đội ngũ Digiwin đã giúp Peisun tiêu chuẩn hóa quy trình quản lý theo đặc tính chuyên ngành hóa chất, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận quản lý và nhân viên thao tác.

Bất chấp sự ảnh hưởng của đại dịch Covid và giá cả thị trường, thông qua các công cụ kỹ thuật số và quản lý tinh gọn giúp Peisun vẫn giành được lợi thế về mọi mặt. Và Digiwin sẽ tiếp tục giữ vững vai trò nhà cung cấp dịch vụ với chất lượng tối ưu để hỗ trợ doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số.

Giám đốc nhà máy, ông Tsai nói rằng: “Chúng tôi tuy gặp phải dịch bệnh trong lúc thực hiện dự án, nhưng dưới sự tận tâm hết mình và kiên nhẫn của cố vấn Nguyễn Xuân Phong đã dẫn dắt đội ngũ Peisun hoàn thành tốt dự án ERP, mang lại hiệu quả trong quản lý, cải thiện công việc của từng bộ phận. Và hy vọng trong tương lai sẽ có cơ hội hợp tác nhiều hơn, như quản lý sản xuất theo mã vạch cũng là một trong những mục tiêu của Peisun!”