YUOYI Việt Nam thành lập vào tháng 3 năm 2002, Tổng Giám đốc công ty cũng là vợ chồng Chen Ming-Sian cùng đến Việt Nam lập nghiệp với mục tiêu ban đầu là cung ứng phụ tùng linh kiện xe, bình ắc quy và sản phẩm dập kim loại. Những năm gần đây YUOYI tích cực thực hiện chuyển đổi, với sản lượng linh kiện chiếm khoảng 30%, đồng thời dấn thân vào lĩnh vực phụ kiện điện tử.

Thời gian đầu mới thành lập, cả hai đều không nghĩ đến việc sử dụng hệ thống mà chỉ quản lý bằng giấy tờ và Excel, dần dần, nhiều vấn đề phát sinh mà người quản lý khó kiểm soát được. Giám đốc bộ phận Quản lý, chị Liou Yu-Fong nhớ lại và chia sẻ nguyên nhân vì sao khi đó lại quyết định sử dụng hệ thống: “Mãi đến năm 2010 chúng tôi mới bắt đầu sử dụng hệ thống, trong 7 năm qua, điều chúng tôi cảm thấy khó quản lý nhất chính là ‘con người’. Khi bạn cứ phải sử dụng nhân lực để cover những thứ thuộc về chế độ, đó thật sự là một trải nghiệm đau khổ, bởi vì đến cuối cùng, bạn sẽ phát hiện bạn biến thành người phải đi kiểm duyệt, mỗi việc người khác làm ra bạn đều phải đi kiểm tra lại, thêm vào lúc đó còn có một vấn đề rất nghiêm trọng, chính là chi phí tồn kho của chúng tôi quá lớn, tương đương doanh thu của ba tháng.” Để nâng cao hiệu quả quản lý, xây dựng SOP nhằm giảm thiểu xác suất làm sai của con người, Liou Yu-Fong quyết định sử dụng hệ thống thông tin số để cải thiện việc quản lý nội bộ.

Giám Đốc Liou Yu-Fong vô cùng tự hào khi kể về cam kết giao hàng đúng hạn, không trễ dù chỉ một lần trong suốt 16 năm, song đi cùng với sự tăng trưởng trong doanh thu thì mức độ phức tạp trong quản lý cũng không ngừng bị phóng đại, vì vậy, công cuộc khởi động dự án chuyển đổi số nhằm nâng cao năng lực quản lý và thay đổi phương pháp thiết lập hồ sơ bằng thủ công với kết quả không như mong đợi (ví dụ: sổ sách không khớp thực tế, sản xuất vượt định mức tiêu hao mà không thể kiểm soát v.v…) đã rất tự nhiên mà trở nên cấp thiết, một hệ thống quản lý xuất nhập tồn với tiêu chí thông tin hóa chính xác, đã bắt đầu như thế!

Chị Liu Yu-fong chia sẻ: “Tôi từng là chuyên viên đào tạo hệ thống, nên tôi hiểu rõ chi phí phải đầu tư trong việc điều chỉnh chức năng hệ thống.” Xem xét đến tình trạng không có chuyên viên kế toán và IT, sử dụng gói phần mềm tiêu chuẩn sẽ có thể giúp tổng hợp toàn bộ dữ liệu, tra cứu và phân tích nhanh chóng, thêm vào Workflow ERP của Digiwin có quy trình quản lý và kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt, đã giúp cho mọi thao tác của nhân viên được tiêu chuẩn hóa, giảm thiểu đáng kể xác suất làm sai do con người.

YUOYI hoàn thành công việc tích hợp dữ liệu cho bộ phận kinh doanh, tồn kho, sản xuất, tài chính, giá thành trong vòng 7 tháng. Chị Liou Yu-Fong với tư cách là PM (Project Manager-Quản lý dự án), đã lãnh đạo toàn thể nhân viên cùng xây dựng SOP tiêu chuẩn, thực hiện từng bước một, và chỉ trong một tháng, họ đã hoàn thành đào tạo nội bộ, nửa năm sau thử nghiệm vận hành tính toán giá thành.

Khi được hỏi về mấu chốt thành công trong dự án thông tin hóa việc quản lý, Giám đốc Liou Yu-Fong chia sẻ, sự ủng hộ của cấp quản lý, cải thiện việc quản lý và không ngừng tối ưu hóa là các yếu tố vô cùng quan trọng, trong đó quan điểm về cải thiện quản lý ý nói việc quản lý và hệ thống phải song hành, bởi vì muốn giải quyết vấn đề thì phải có giải pháp quản lý, giải pháp hệ thống và giải pháp quy trình, ta cần tìm ra phương án phù hợp nhất chứ không phải giải pháp duy nhất, duy trì một quyết định có tính linh hoạt và biến động là bí quyết thực hiện thành công dự án!

YUOYI VIỆT NAM – Hiệu ích đạt được:

• Chi phí tồn kho giảm 33%
• Doanh thu tăng trưởng 250%
• Quản lý tài chính minh bạch, dễ dàng trong việc hạch toán, thời gian tính toán giá thành rút ngắn khoảng 1 tuần
• Tạo điều kiện theo dõi mọi khoản phải thu, việc lĩnh/xuất vật liệu, phế phẩm hay trả hàng từ gia công bên ngoài đều được thể hiện rõ ràng dễ hiểu.
• Cắt giảm chi phí quản lý nhân sự và thời gian làm việc, nhân viên vào/xuống ca đúng giờ
• Kiểm soát số lượng vật liệu, tiến độ nhập kho chi tiết rõ ràng
• Ghi nhận tiến độ sản xuất và nguồn gốc sản phẩm, hạn chế xảy ra vấn đề lãnh nhầm vật liệu
• Thông qua việc xây dựng SOP trên hệ thống, không còn lo sợ những biến động trong nhân sự sẽ ảnh hưởng đến tình trạng vận hành của công ty
• Báo biểu tài chính đầu ra phù hợp quy định kế toán Việt Nam

Việc thông tin hóa không chỉ mang lại hiệu quả nâng cao khả năng quản lý, mà còn có tác động tích cực trong việc nâng cao giá trị của nhân viên trong doanh nghiệp. Khi nhân viên nhận thấy được lợi ích khi ứng dụng hệ thống, sẽ ngày càng chủ động góp ý cho việc ưu hóa quy trình.

Bất kể là xuất phát từ góc độ sản xuất, kinh doanh, nhân sự, R&D hay kế toán… đều có thể thông qua số liệu để thực hiện hiệu quả việc dự phòng, tạo điều kiện cho việc xây dựng chiến lược và đề phòng tình huống đột xuất.

Giám Đốc Liou Yu-Fong khẳng định những lợi ích mà hệ thống mang lại, đồng thời nhắn mạnh bộ phận quản lý nên làm gương và tham gia quá trình đào tạo chuyển đổi số, nhờ đó họ sẽ thấu hiểu nhiều hơn về quy trình vận hành. Tiếp theo đây, YUOYI sẽ ứng dụng QRcode cho việc quản lý dây chuyền sản xuất, nhằm nâng cao hiệu suất cho bộ phận này.

Trong tương lai, YUOYI sẽ chuyển hướng phát triển và cày sâu trong lĩnh vực phụ tùng linh kiện ô tô xe máy, đồng thời đặt triển vọng vào thị trường phụ kiện viễn thông gia dụng, mong muốn đạt tới mục tiêu 3 WINS giữa khách hàng, nhân viên, bộ phận quản lý. Digiwin sẽ tiếp tục đồng hành cùng YUOYI trên con đường phát triển này.