Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành và trưởng bộ phận vận hành, tài chính đang băn khoăn: Excel và các phần mềm rời rạc hiện tại còn đủ dùng hay đã đến lúc cần một hệ thống chung?
Doanh nghiệp nên đánh giá ERP khi vấn đề không còn nằm ở một file Excel hay một phòng ban, mà là việc đối chiếu số liệu lặp đi lặp lại, bàn giao giữa các bộ phận bị đứt đoạn, trách nhiệm không rõ và quyết định dựa trên nhiều phiên bản số liệu khác nhau. Việc đang dùng Excel, tự nó, chưa chứng minh doanh nghiệp cần ERP.
Ngưỡng cần ERP không nằm ở số nhân viên hay doanh thu. Ngưỡng đó xuất hiện khi các bộ phận phải dựa vào nhau để hoàn thành một giao dịch, nhưng mỗi bên lại giữ dữ liệu, quy tắc và cách làm riêng. Khi đó, chi phí không còn nằm ở thao tác của một người, mà ở thời gian cả tổ chức dùng để hỏi lại, nhập lại và đối chiếu.
Ở giai đoạn đầu, Excel và vài phần mềm riêng lẻ thường làm tốt việc của chúng. Đơn hàng còn ít, người quản lý nắm được tình hình qua trao đổi trực tiếp. Khi doanh nghiệp lớn lên, kinh doanh cần biết tồn kho để hẹn ngày giao, kho cần kế hoạch sản xuất và mua hàng, kế toán cần chứng từ đầy đủ, còn ban lãnh đạo cần một con số mà mọi bộ phận cùng công nhận. Nếu mỗi bên duy trì một nguồn dữ liệu riêng, cùng một giao dịch sẽ có nhiều phiên bản “đúng”.
ERP có thể còn quá sớm khi giao dịch ít, quy trình cốt lõi vẫn thay đổi liên tục, chưa ai chịu trách nhiệm về dữ liệu chung, hoặc doanh nghiệp chưa thể dành người và thời gian cho dự án. Trong những trường hợp đó, sắp xếp lại quy trình và trách nhiệm thường đem lại giá trị nhanh hơn việc mua phần mềm.
Mỗi dấu hiệu dưới đây đều có thể kiểm chứng bằng ví dụ cụ thể trong doanh nghiệp. Một dấu hiệu đơn lẻ chưa đủ để kết luận; nhiều dấu hiệu xuất hiện cùng lúc và lặp lại mới là tín hiệu cần đánh giá nghiêm túc.
Mã hàng, đơn giá, tồn kho, định mức hoặc thông tin khách hàng nằm ở nhiều file và nhiều phần mềm. Trước khi làm việc, nhân viên phải hỏi nhau “file nào mới nhất”.
Cách kiểm traLấy một mã hàng bất kỳ và so thông tin giữa kinh doanh, kho và kế toán. Nếu kết quả khác nhau, vấn đề đã vượt khỏi năng suất cá nhân.
Đơn hàng do kinh doanh nhập được nhập lại ở kho, sản xuất hoặc kế toán. Mỗi lần nhập lại là một lần có thể sai mã, sai số lượng hoặc sai thời điểm.
Cách kiểm traĐếm số lần một đơn hàng được gõ lại từ lúc nhận đến lúc xuất hóa đơn, và ai đang làm việc đối chiếu.
Tồn kho khả dụng thực tế là bao nhiêu? Đơn nào có nguy cơ trễ? Vật tư nào đang thiếu cho kế hoạch tuần tới? Nếu mỗi câu hỏi cần một người tổng hợp nhiều file, dữ liệu chưa sẵn sàng cho việc quản trị.
Cách kiểm traGhi lại thời gian từ lúc hỏi đến lúc có câu trả lời đáng tin cậy cho ba câu hỏi trên.
Công việc vẫn chạy vì một số nhân viên biết phải hỏi ai, dùng file nào, bỏ qua bước nào khi có tình huống. Khi họ nghỉ phép hoặc nghỉ việc, quy trình bị gián đoạn.
Cách kiểm traLiệt kê những file cá nhân mà quy trình chính đang phụ thuộc, và người duy nhất hiểu chúng.
Thêm nhà máy, kho, chi nhánh, pháp nhân hoặc dòng sản phẩm làm số giao dịch và quan hệ dữ liệu tăng nhanh. Cách làm hợp với một địa điểm có thể không còn hợp khi nhiều đơn vị cần dùng chung tiêu chuẩn và báo cáo.
Cách kiểm traSo cách đặt mã và quy trình giữa hai đơn vị. Nếu mỗi nơi một kiểu, báo cáo hợp nhất sẽ phải làm thủ công.
Không biết ai đã tạo, sửa hay duyệt một giao dịch. Quyền truy cập được chia sẻ tùy tiện. Khi cần kiểm tra lại, phải ghép thông tin từ email, tin nhắn và nhiều file.
Cách kiểm traChọn một giao dịch có sai lệch gần đây và thử truy ngược đến người, thời điểm và lý do thay đổi.
Số liệu chỉ có sau nhiều ngày tổng hợp, nên quản lý phải quyết định dựa trên ước tính. Thêm một báo cáo Excel có thể xử lý triệu chứng, nhưng không xử lý nguyên nhân nếu dữ liệu đầu vào vẫn rời rạc.
Cách kiểm traSo chu kỳ ra báo cáo với chu kỳ ra quyết định: báo cáo tháng có đến trước cuộc họp điều hành không?
Hãy ghi lại ví dụ thật cho từng dấu hiệu, kèm bộ phận liên quan và tần suất. Danh sách ví dụ này có giá trị hơn một câu kết luận “chúng tôi cần ERP”, vì nó sẽ trở thành đầu vào cho bước kiểm tra mức độ sẵn sàng bên dưới.
Hai ví dụ dưới đây được tóm tắt từ case study công khai trên website Digiwin. Chúng minh họa cách vấn đề xuất hiện và quyết định được đưa ra; kết quả của từng doanh nghiệp không phải cam kết cho doanh nghiệp khác.
Điểm xuất phát: doanh nghiệp dệt may này ra báo cáo kế toán hằng tháng bị trễ, vì bộ phận kế toán phải tự thu thập dữ liệu từ tất cả các phòng ban. Trước dự án, đa số nhân viên chưa từng tiếp xúc với hệ thống ERP.
Cách chuẩn bị: Derhao triệu tập các phòng ban thành lập “Nhóm triển khai dự án ERP” do Ông Lin làm trưởng dự án, và cử nhân viên sang Digiwin học sử dụng phần mềm trước khi triển khai. Dự án được chia thành 3 giai đoạn: làm chính xác tồn kho trước, tiếp theo là sản xuất, cuối cùng là giá thành và sổ kế toán.
Điều rút ra cho bước đánh giá: nhân viên chưa quen ERP không phải lý do để chờ. Điều cần có trước là một nhóm dự án có trưởng dự án được chỉ định, và một thứ tự triển khai bắt đầu từ vấn đề cấp thiết nhất.
Nguồn: Case study Derhao
Điểm xuất phát: doanh nghiệp muốn liên thông kinh doanh, thu mua, tồn kho và sản xuất. Sau gần 30 năm hoạt động, nhiều thói quen làm việc và cách quản lý không thể thay đổi ngay.
Quyết định: ưu tiên đào tạo đội ngũ vận hành thành thạo hệ thống trước khi mở rộng quy mô đơn hàng. Tổng Giám đốc ví việc này như học bắt cá con trước khi đàn cá lớn tới.
Kết quả doanh nghiệp công bố: theo case study, tồn kho nguyên liệu của Associate Yang giảm 10% sau khi triển khai. Đây là kết quả của riêng dự án này.
Điều rút ra cho bước đánh giá: khả năng thay đổi cách làm việc và thời gian dành cho đào tạo là một phần của mức độ sẵn sàng, không phải việc tính sau.
Nguồn: Case study Associate Yang
Excel vẫn là công cụ tốt cho phân tích linh hoạt, mô phỏng và báo cáo đặc thù. Doanh nghiệp chưa nhất thiết cần ERP khi phần lớn các điều kiện sau vẫn đúng:
Câu hỏi cần trả lời không phải “Excel hay ERP tốt hơn”, mà là việc nào cần linh hoạt ở cấp cá nhân và việc nào cần kiểm soát ở cấp doanh nghiệp. Nếu trong doanh nghiệp đang có ý kiến “làm trên Excel nhanh hơn ERP”, hãy xem thêm ERP và Excel phục vụ những việc khác nhau như thế nào.
Mỗi câu hỏi dưới đây gắn với một người chịu trách nhiệm và một bằng chứng có thể xem được. Đây là công cụ hỗ trợ quyết định, không phải thang điểm hay chứng nhận mức độ trưởng thành.
| Khía cạnh | Câu hỏi cần trả lời | Người chịu trách nhiệm | Bằng chứng cần xem | Nếu chưa có |
|---|---|---|---|---|
| Quy trình | Quy trình liên phòng ban nào đang gặp vấn đề nhiều nhất? | Người sở hữu quy trình (process owner) | Sơ đồ luồng công việc hiện tại và danh sách các điểm bàn giao | Vẽ lại quy trình hiện tại trước khi nói đến phần mềm |
| Dữ liệu | Dữ liệu nào bắt buộc phải dùng chung giữa các bộ phận? | Người sở hữu dữ liệu (data owner) | Danh sách dữ liệu chủ và các ví dụ sai lệch thực tế | Giao trách nhiệm dữ liệu và làm sạch dữ liệu chủ |
| Lãnh đạo | Ai giải quyết khi các bộ phận không thống nhất? | Lãnh đạo bảo trợ dự án (executive sponsor) | Một người ra quyết định được chỉ định bằng tên | Chưa nên bắt đầu chọn nhà cung cấp |
| Con người | Ai sẽ kiểm thử hệ thống và đào tạo người dùng? | Quản lý dự án và người dùng chủ chốt (key user) | Kế hoạch nhân sự và thời gian có thể dành cho dự án | Điều chỉnh phạm vi hoặc tiến độ cho phù hợp |
| Đánh giá | Doanh nghiệp sẽ đánh giá thành công bằng cách nào? | Lãnh đạo bảo trợ cùng các process owner | Số liệu hiện trạng và tiêu chí nghiệm thu | Xác định trước khi xem demo bất kỳ hệ thống nào |
Chưa có người sở hữu quy trình, dữ liệu hoặc người ra quyết định cuối cùng.
Nên làmLàm các việc ở cột “Nếu chưa có” của bảng trên trước. Chưa nên mời nhà cung cấp demo.
Đã rõ vấn đề và người phụ trách ở một vài quy trình, nhưng chưa rõ toàn bộ phạm vi.
Nên làmChọn một quy trình đầu-cuối quan trọng nhất, ví dụ từ đơn hàng đến giao hàng, và làm rõ dữ liệu, bộ phận liên quan cùng các điều kiện phụ thuộc.
Đã có người bảo trợ, người sở hữu quy trình, dữ liệu, nguồn lực dự án và tiêu chí thành công.
Nên làmChuyển các vấn đề thành yêu cầu có thể đánh giá, rồi so sánh phần mềm và đối tác triển khai trên cùng một kịch bản. Xem 12 tiêu chí lựa chọn ERP.
Quy mô không phải tiêu chí quyết định. Một doanh nghiệp nhỏ nhưng có nhiều bộ phận phụ thuộc vào nhau, nhiều mã hàng hoặc yêu cầu truy vết cao có thể cần đánh giá ERP sớm hơn một doanh nghiệp lớn có quy trình đơn giản.
Không hẳn. Excel phù hợp cho phân tích và báo cáo đặc thù. Dấu hiệu đáng lo là khi file Excel trở thành nơi ghi nhận giao dịch chính thức giữa nhiều bộ phận, dẫn đến nhập lại, đối chiếu và nhiều phiên bản số liệu.
Hãy chia sẻ vấn đề vận hành đang gặp, quy trình bị ảnh hưởng và phạm vi bạn đang cân nhắc. Cuộc trao đổi nhằm làm rõ bài toán trước; kết luận có thể là doanh nghiệp chưa cần ERP ngay, và đó cũng là một kết quả hữu ích.
Trao đổi mức độ sẵn sàng ERPĐã xác định được nhu cầu và chuẩn bị so sánh giải pháp? Xem cách lựa chọn hệ thống ERP phù hợp.
