Nhiều chủ doanh nghiệp sau khi đầu tư không ít công sức và chi phí để triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp), lại thường nhận về những phản hồi không mấy tích cực từ chính đội ngũ của mình: “Hệ thống khó dùng quá!”, “Cứng nhắc, làm chậm hiệu quả công việc!”, “Thao tác rườm rà, không linh hoạt bằng Excel hay các phần mềm nhỏ lẻ trước đây!”. Thậm chí, có ý kiến cho rằng các hệ thống ERP “ngoại nhập” không phù hợp với văn hóa làm việc “linh hoạt” của người Việt, và các giải pháp đơn giản hơn mới là chân ái.

▶ Quay về “cội nguồn” của ERP

Trước khi đi sâu vào những tranh luận về việc ERP “dễ” hay “khó”, “linh hoạt” hay “cứng nhắc”, chúng ta hãy cùng quay ngược thời gian, tìm hiểu xem tại sao hệ thống ERP lại ra đời?

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp cách đây vài thập kỷ: Phòng Kế toán dùng một phần mềm riêng, Kho vận hành trên một hệ thống khác, Sản xuất lên kế hoạch bằng Excel, còn đội Kinh doanh ghi chép đơn hàng vào sổ tay. Dữ liệu rời rạc, thông tin thiếu nhất quán và chậm trễ, sự phối hợp giữa các bộ phận gặp vô vàn khó khăn và sai sót. Đó chính là “nỗi đau” chung của rất nhiều doanh nghiệp khi quy mô bắt đầu phát triển.

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) ra đời chính là để giải quyết “nỗi đau” gốc rễ đó. Sứ mệnh ban đầu và cốt lõi nhất của ERP là phá bỏ các “ốc đảo thông tin”, tạo ra một nền tảng dữ liệu tập trung, duy nhất, xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp. Nó giống như việc xây dựng một “hệ thần kinh trung ương”, đảm bảo mọi bộ phận đều có thể truy cập thông tin cần thiết một cách tức thời và nhất quán, từ đó đưa ra quyết định chính xác và phối hợp nhịp nhàng hơn.

▶ Kỳ vọng về sự “linh hoạt” – Góc nhìn từ doanh nghiệp Việt

Trong bối cảnh kinh doanh năng động tại Việt Nam, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hoặc những doanh nghiệp đã quen với mô hình quản lý linh hoạt, ít ràng buộc, kỳ vọng về một phần mềm “dễ dùng”, “nhanh gọn”, có thể “tùy biến tức thời” là điều hoàn toàn dễ hiểu. Chúng ta đã quen với sự tiện lợi của Excel, sự đơn giản của các phần mềm kế toán, bán hàng độc lập – những công cụ tuyệt vời cho các tác vụ cụ thể.

Khi tiếp cận ERP, nhiều người dùng mang theo kỳ vọng tương tự: tại sao không thể dễ dàng thêm một cột dữ liệu, bỏ qua một bước phê duyệt khi cần gấp, hay tùy chỉnh giao diện theo ý thích cá nhân? Sự “không linh hoạt” này của ERP, so với những trải nghiệm trước đó, dễ dàng dẫn đến cảm giác thất vọng và cho rằng hệ thống “lỗi thời”, “không phù hợp”.

▶ Giá trị cốt lõi của ERP – Tại sao “kiểm soát” lại quan trọng?

Đây chính là điểm mấu chốt gây ra sự hiểu lầm. Sự “kém linh hoạt” mà người dùng cảm nhận, thực chất lại xuất phát từ giá trị cốt lõi thứ hai và không thể tách rời của ERP: Chuẩn hóa quy trình và Kiểm soát nội bộ (Standardization & Internal Control).

Để dữ liệu có thể lưu chuyển thông suốt và đáng tin cậy giữa các bộ phận, mọi hoạt động cần tuân theo một quy trình chuẩn đã được thiết lập. Để bảo vệ tài sản và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp, hệ thống cần có những “chốt chặn” kiểm soát, phân quyền rõ ràng và ghi nhận mọi dấu vết thao tác.

Hãy quay lại ví dụ về việc xây nhà: Excel giống như việc bạn tự do đóng chiếc kệ sách, bạn có thể tùy ý thay đổi kích thước, thêm bớt ngăn kéo. Nhưng ERP giống như việc xây một tòa nhà cao tầng. Bạn không thể tùy tiện thay đổi vị trí cột chịu lực hay kết cấu móng, bởi mọi thứ phải tuân theo bản vẽ thiết kế và tiêu chuẩn xây dựng nghiêm ngặt để đảm bảo sự an toàn và ổn định cho cả tòa nhà.

➤ Sự “kiểm soát” này của ERP không phải để gây khó dễ, mà là để:

• Đảm bảo dữ liệu chính xác, nhất quán trên toàn hệ thống.
• Quy trình vận hành tuân thủ đúng quy định của công ty và pháp luật.
• Ngăn ngừa sai sót và rủi ro gian lận thông qua phân quyền và phê duyệt.
• Cung cấp cơ sở dữ liệu đáng tin cậy cho việc phân tích và ra quyết định chiến lược.

▶ Tìm điểm cân bằng – ERP hiện đại có “linh hoạt” không?

Vậy, liệu doanh nghiệp có phải hy sinh hoàn toàn sự linh hoạt khi lựa chọn ERP? Câu trả lời là không hẳn.

Các hệ thống ERP hiện đại ngày nay đã nỗ lực rất nhiều để mang đến sự linh hoạt trong một khuôn khổ kiểm soát. Chúng cho phép doanh nghiệp cấu hình (configure) lại quy trình, tùy chỉnh (customize) một số báo cáo để phù hợp hơn với nhu cầu đặc thù.

Tuy nhiên, cần phải hiểu rằng, sự “linh hoạt” mà ERP mang lại không phải là sự tùy tiện thay đổi quy tắc cốt lõi, mà là khả năng phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường dựa trên nền tảng dữ liệu vững chắc. Khi bạn có dữ liệu kho chính xác, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh kế hoạch sản xuất. Khi bạn có bức tranh tài chính rõ ràng, bạn có thể linh hoạt đưa ra các quyết định đầu tư. Dữ liệu minh bạch và quy trình chuẩn hóa chính là nền tảng cho sự linh hoạt chiến lược.

▶ Lựa chọn ERP là lựa chọn triết lý quản trị

Cuối cùng, việc đánh giá một hệ thống ERP “tốt” hay “không tốt”, “hiện đại” hay “lỗi thời” không thể chỉ dựa trên cảm giác “dễ dùng” ở cấp độ người dùng cuối. Nó phụ thuộc vào việc hệ thống đó có đáp ứng được mục tiêu chiến lược và triết lý quản trị của doanh nghiệp hay không.

Nếu bạn mong muốn xây dựng một doanh nghiệp bài bản, có khả năng mở rộng quy mô, vận hành minh bạch và kiểm soát chặt chẽ rủi ro, thì sự “kiểm soát” và “chuẩn hóa” của ERP chính là nền tảng không thể thiếu. Sự “khó” ban đầu trong việc thích ứng với quy trình chuẩn, chính là khoản đầu tư cần thiết cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Hiểu đúng về ERP, hiểu rõ nhu cầu và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp mình, sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.