Giới thiệu công ty và sản phẩm

Tập đoàn Hồng Vận thành lập năm 1986 tại Đài Loan. Năm 2005 vì phát triển thị trường cho Việt Nam nên đã thành lập Công ty TNHH Hồng Vận Việt Nam, địa chỉ là 295/9B KP. Đông Chiêu, P. Tân Đông Hiệp, TX. Dĩ An, Bình Dương. Với thiết bị kỹ thuật tiên tiến và bảng vẽ kỹ thuật cao cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt nhất.

Sản phẩm chính của công ty là: Sản xuất khuôn bế hộp (khung nhựa), bản in polymer cho các công ty, sản xuất giấy, thùng carton.

Lý do lựa chọn giải pháp ERP từ Digiwin

Với nhu cầu theo dõi tiến độ giao hàng của đơn đặt hàng, tiến độ sản xuất và nâng cao tính chính xác của hàng tồn kho (Cả số lượng và thành tiền), công ty Hồng Vận đã tiến hành tìm kiếm một phần mền, muốn thông qua phần mền để nâng cao việc quản lý công ty, đạt mục tiêu kinh doanh đề ra. Ông Vương, phó tổng công ty Hồng Vận, đã từng sử dụng sản phẩm ERP của Digiwin, đúc kết từ kinh nghiệm sử dụng của bản thân và xem xét các yếu tố như sản phẩm Digiwin đã được nội địa hóa nên có thể cung cấp dịch vụ tại chỗ vì vậy Ông Vương đã chọn sản phẩm của Digiwin. Mở ra cơ hội hợp tác giữa công ty Hồng Vận và Công ty Digiwin.

Thách thức và cách vượt qua

Tình trạng nhân viên ít tiếp xúc với máy vi tính

• Thách thức: Lúc bắt đầu, do nhân viên công ty ít được tiếp xúc với máy vi tính nên quá trình hướng dẫn sử dụng gặp rất nhiều khó khăn. Lúc đầu do nhân viên không nắm rõ quy trình, cách làm áp dụng vào phần mền, thậm chí cả một số kiến thức cơ bản của máy vi tính cũng chưa rõ, vô hình chung đã ảnh hưởng đến kết quả học tập.
• Cách vượt qua: Cố vấn Digiwin đã kiên trì hướng dẫn, thay đổi và tìm kiếm phương pháp hướng dẫn để giúp học viên có thể tiếp thu dễ nhất. trong các buổi đào tạo luôn trả lời những thắc mắc từ học viên. Sự có gắng đó đã giúp cho tinh thần học hỏi sử dụng phần mền của công ty cũng được nâng lên, việc đào tạo từ từ đi vào nề nếp và đã có những kết quả đáng mừng.

Khó khăn từ máy in và chứng từ không tích hợp với nhau

• Thách thức: Quá trình in chứng từ gặp rất nhiều khó khăn, tuy mẫu chứng từ giống nhau nhưng máy này in được máy khác lại in không được, chữ bị biến dạng to hơn bình thường.
• Cách vượt qua: Sau khi tìm hiểu và phát hiện ra vấn đề do thiết lập thông tin trên máy in chưa đúng, công ty Hồng Vận đã gửi máy tính đến công ty Digiwin. Sau hai ngày xử lý, thiết lập lại thông số máy in thì hệ thống in chứng từ đã có thể sử dụng bình thường.

Đơn giản hóa công việc thủ công

Công việc quản lý của công ty Hồng Vận gồm hai vấn đề: xuất nhập tồn kho và công nợ, do đó công ty đã mua các phân hệ gồm: Đơn đặt hàng, thu mua, tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả và 08 ngày hướng dẫn sử dụng. Trong thời gian 04 tháng (Cuối tháng 12 năm 2011 đến tháng 04 năm 2012), số ngày đến công ty Hồng Vận hướng dẫn sử dụng là 6.5 ngày, tất cả các dữ liệu đã được nhập vào ERP nên các phân hệ đã chính thức được đưa vào sử dụng.

Yếu tố tạo nên thành công

Sau hơn ba tháng cùng nhau nỗ lực không những hoàn thành được mục tiêu mà kế hoạch còn được hoàn thành sớm hơn dự định. Thành quả này không phải tự nhiên có được, mà do hai bên đã có sự phối hợp tốt, nhân viên học hành chăm chỉ, các công tác được chuẩn bị kỹ càng và không thể không nhắc đến sự đóng góp tích cực từ chị Long Huy; sự đóng góp của Cố vấn và bộ phận chăm sóc khách hàng công ty Digiwin là không thể thiếu. Quá trình triển khai hai Cố vấn người việt với vốn tiếng hoa lưu loát, sự tận tâm và vốn kiến thức về ERP đã giúp cho việc lên kế hoạch được thuận lợi và giải quyết được các các vấn đề khó khăn trong khi triển khai. Một số yếu tố tạo nên thành công được liệt kê như sau:

1. Sự ủng hộ của Ban lãnh đạo trong công ty, hoạch định mục tiêu và có phương hướng rõ ràng. khi toàn thể nhân viên trong công ty hiểu được Ban lãnh đạo công ty rất chú trọng đến việc triển khai ERP thì mọi người sẽ cố gắng thực hiện.
2. Nhóm triển khai dự án tích cực tham giá các lớp học mở tại công ty Digiwin, thường xuyên tham gia lớp học trực tuyến e-learning. Nên chỉ trong thời gian ngắn đã có một nền tảng kiến thức về ERP.
3. Trước khi triển khai ERP, công ty Hồng Vận đã chuẩn bị rất kỹ các số liệu sổ sách để đưa vào phần mền.
4. Khi Cố vấn Digiwin trực tiếp đến công ty hướng dẫn cộng với tinh thần tích cực học tập, tiếp thu bài giảng tốt nên khi áp dụng vào ERP cũng rất ổn định.
5. Tận tình hướng dẫn, hiểu rõ và giải quyết thắc mắc của người dùng.